VEGUETA, Número 6, 2001-2002 23
LOS FILTROS DE ACCESIBILIDAD A LOS
DOCUMENTOS PÚBLICOS
Resumen: El presente articulo pretende
despejar las dudas suscitadas en
las salas de investigación dr los archivos,
en cuanto a la consulta de los documentos
portadorp.; de informacicin .;e refiere,
bien por ser fuentes histcjricas, bien por
tratarse de testiiiioiiius y pruebas de derechos
adquiridos por las administraciones
y administrados. La documentación
1iistOric~ip or excelencia (de más de 100
arios de antigüedad) es de consulta libre,
pues el desvelo y discernimiento de su
tenor no atenta contra la intimidad de
las personas ni contra la integridad de
los procedimientos. No ocurre lo mismo
con la documentación reciente, cuyo reconocimiento
de su contenido puede, en
deterniinados casos, afectar negatixraiiieiite
a sub iritercinientes (autor, destinatario
y rogatorio) o, simplemente, por
tratarse de actos personales y propios,
conceptuados de íntimos, que no interesan
a terceras personas. Pero hay otros
impdimentos, nienos emhlemáticos y
reconocidos, que impiden la 1ect~ii.ad e
los documentos. como son sii mal pitado
de conser\.acií>n (10 que limita su manejo)
y Id dubeniid de instrunientos de
descripción (lo que impide la localización
de los documentos de interés). Estus
impedimentos son a los que hemos
bautizado con la denominación de 'y;/-
t r o s d c ~ ~ ~ i c s i l ~ i l i ~y i ~q~uiel "m, n 1~1ssi -
guicntcs: filtro lcpil (o plazos administrati\,
os de accesibilidad y derecho a la
intimidad), fiitwi ti,, , m r ~ i ~ v i i n r i i i(~ni mi !
estado de los documentos) y filtro dc los
riescriptores (o ausencia de instrumentos
de descripción documental).
Palabras clave: Accesibiliddd documental,
Archivero, Archivística, .Archivo,
Archivo público, Instrumento de dcscripcion,
l-litros de accesibilidad, Legislación
sobre archivos, Kestauracióri.
Abstract: The purposc i>f tliis nrticlc
is to clear up the doubts concerning thr
difficulty of access to documrnts in piiblic
archives. Ancient documents (those
more tliaii a liu~illrild yrars old) are free
to access siiice the revcaling of its tenor
does not violate thc right to privacy or
tlie integrity «f procedures. However,
the access to reccnt documcnts may bc.
detrimeiital to the people implied (author,
addressee, etc) particularly in the
case of personal acts, wliicli does iiut
concern other people. Besides, tliere are
other reasons to limit the access to the
documents, as the state of preservation
(documents difficult to handle) and the
lack of finding aids (problems to find a
requested document). \Ve llave designdled
al1 these obstacles filtros di7 accesibilirlnd
(filters of accessibility), which are filtro
legal (i.e. right to privacy), filtro dc
coiiser.ímc16ii (concei-ning Llie siale i ~ l
preservation of documcnts) and f i l t n ~ de
descviptoucs (concerning the lack of fiiiding
aidsi
Key-words: Access, Archivist,
Arciiives adiiiiiiiskntivn, Archive, Public
archi\ e, Finding aid, Access filter,
Archiva1 legislation, Restoration.
Al presente se detecta, en lo que a la accesibilidad
a los fondos docunieritales se
refiere, tina cierta controversia en la que se
erifreiilan tevría y realidad. Por un lado, se
alzan los investigadores y usuarios que desean
acceder d la información contenida en
dociimentos de los que no son parte. Por
utro, se levantan los custodios y organizadores
de dichos fondos, es decir, los archiveros,
quienes por imposición legal defienden
el derecho a la intimidad y a la s q i i -
ridad de los intervinientes en los
documentos, así como la integridad física
del soporte dnciin-rental, que por LISO y nianejo
se pueda ver afectado. Todos tienen
r a z h , y todos esgrimen unos derechos legitimes
c = s~e e= U :: y-u -U+'-\ , L-V-U;Lcidente,
el documento. Pero la disparidad
de ambas facciones hace que no se pueda
aicarizar el éxito por arribas partes al unísono,
salvo en determinadas circunstancias.
SOlo cuando ambas posturas son coincideiiks
y afirrriativds, la accesibilidad es
plena y total. En caso contrario, solamente
una de ellas podrá ser la valedera. Los investigadores
recianian ei derecho a ios documentos,
piirs consideran que la investiLos
filtros de accesibilidad a los documentos públicos 25
OUnversdad de a s Fanas d? (,ran Canara i t o e c a Unuestsri Memmi Dgta le Caniris 20815
gación prevalece sobre la titularidad de los
docunientos y sobre la personalidad de la
información. Los archiveros, por el contrario,
juzgan que el acceso a la investigación
sólo es posible cuando no se atente contra
la integridad e intimidad personal y familiar,
la salud personal y pública, la seguridad
de los estados, etc., y contra la propia
conservación del documento. Ambos derechos
son constitucionales. Pero la verdad
sólo puede ser una.
En otras palabras, los investigadores reclaman
cada vez mis una mayor accesibilidad
a los documentos públicos; y la Administración
rescinden esta libertad por
motivos legales y jurídicos contenidos en
leyes y reglamentos. Así pues, frente a la
accesibilidad plena, se sitúan los cuerpos
legales vigentes, que obligan a una oportuna
restricción en cuanto al uso de los fondos
se refiere, y que los archiveros han de
cumplir celosamente si no quieren incurren
en falta. Esta idea ya qücdS p!asi da e!
s. XIII, cuando se hablaba del acanzarero del
rey», quicn, cntrc otras labores, tenía la responsabilidad
de la custvdid de ducumeiitos:
«detic guardar la caiirnvn do el rey aluergare
& $11 lecho & los paños de su cuerpo & las
arcas & los escriptos del rey, & rrlagucr sepa leer
no los deile leer ni dexar noti? que los lenn
(LAS SIETE PARTIDAS, 1555a). Vemos
pues ya un uso restringido para determinados
documentos.
CONCEPTOS DE ARCHIVO PÚBLICO
Y DE ACCESIBILIDAD
Se entiende por archivo yúliicu d « ~ i ~ ~ & i
que reline los documentos producidos y/o recibidos
en cl ejercicio de sus funciones por las
personas ,tisicas o juridicas en el trascurso de
actkiidades adiiziizistrativlzs regidas por el dererhn
p~iblic-o» (DICCIONAIIIO DE TERMINOLOGÍA,
1993). Muchas son las definiciones
de archivo público, casi todas parecidas,
por lo que no ha lugar a enfrascarnos
en cuistiones tediosas a la búsqueda de la
más recomendable. Sí hacer notar que casi
todas las definiciones autorizadas se refiere11
al unísono tanto a los archivvs públicos
como a los privados (J. Jenkinson, T.R.
Schelenberg, E. Lodolini, A. Heredia Herrera,
V. Cortés Alonso, Ley francesa de archivos,
Ley del Patrimonio Histórico Español,
Diccionario de terminología archivística
del Consejo Internacional de Archivos,
rtc.). Rehusando la tentación de ofrecer
una nueva y personal definición de arcliivo
público, lo que no mejoraría ni rectificaría
el concepto hartamente descrito, no5
contentaremos con ofrecer una segunda
definición, la que leemos en la Lev 3/1990,
de Patrimonio Documental y Archivos de
Canarias, arts. 1.3 y 1.4, que reza así: «Se
i>ntietzdrp or Avrhi7)os 121 ronj~lntoo rgánico dr
documentos u lu reuriióri de ourios de ellos,
roi~ipletos ofn7ccionailos, prodiiridos, rrribidos
o reunidos por lus pcvsunus j i c u s u jurídicus,
p~íblicas o priaadas, coi1 fines de gestión adrriinistrativa,
iizfc~riiración o iizvestigacióil lzistórim,
c!r.nf!;firo~ c!!!f!!vn!. .~si.wjsmo,s o e n f i e ~ ~ i ~
por Arcliiuos los ceiztros qiic ii~stituciorial~irmtr,
rrrogen, organiznn, roizsrr71nn y sirurn paro
los fiv~cs rnevrcionudos, los corijuvifos urg@licos
de Docir wientos~~.
En otras palabras, un arcliik-o público es
un lugar donde con esmero se tratan, cuidan
y custodian documentos públicos por
un personal especializado, conocedor de
las t&i-Licas iii.c;.Livi jticas, Y c"i-LSciei-ite de su
valor e interés (PÉREZ HERRERO, 1995:
721-751) para la gestión administrativa, en
uri yrirner- rriorrieri~o, y para la invesLigación
de nuestro pasado, después. Este interés
y valor de los documentos ya se intuye
históricamente en Las Partidas de Hifonso
X el Sabio, por cuanto se equiparan
los documentos con ciertos objetos preciosos
y apreciados en la siguiente expresión:
c<Tlzesosrero tanto quiere deziv como guardador
dr tlzrsoro q ~ w11 SU oificio corruiivzr dr* gunrdnr
las crims & los criligcs: & las ocstir~zciztas: &
los iibuos: & todos los otros ornamciztos de saiita
cglcsia» (LAS SIETE PARTIDAS, 1555b).
Se entiende por accesibilidad a la posibilidad
de consulta de los docunientos depositados
en los archivos, o el derecho de
los ciudadanos a consultar el Patrimonio
Documental, de aciierdo con la normativa
vigente aplicable.
Como muy bien dice Elio Lodolini (LOUOLlNI,
1993: 245), los documentos nacen
por y para un fin práctico que se realiza a
través de la accesibilidad documental. Pero
este derecho a su publicidad no es homogéneo
a la lotalidad, sino que difiere según
los casos. Tres son los casos que se
pueden presentar: documentos protegidos
por cierta cautela, al menos durante cierto
tiempo (el acceso restringido permanente
no existe), originada por el secreto de oficio
o por la naturaleza de su contenido; documentos
de libre y voluntario accew, que
aspiran a asegurar la certeza del derecho
individual y colectivo, como los documentus
catastraies, contractuales, las sentencias,
etc.; y documentos de acceso obligado y supeditados
a una publicidad máxima, como
lar !eyes, disposiciones, handns 1.7 riorm-ic
varias, para los que se han dispuesto unos
medios de universal conocimiento, como
son los boletines oficiales, los comunicados,
las circulares, las convocatorias, etc.
De estos criterios de publicidad de 10s
documentos, nace o se origina la accesibi
lidad, que, como cs ya dc suponer por el
contenido del párrafo precedente, puede ,.,.- --.-L..:--:A- l:L-,. .. ,.Ll:--,l- 1 - -c.. d L L L L d L L L L L 6 1 U C L I IIVIL U VV116LLUU. LU U l l l -
mación rotunda de accesibilidad obligada
puede parecer excesiva, pero baste recordar
la expresión de .<el descorlocirrlie~fod e la
Ley izo exime de su cur y l i i i l i ento~p~a ra justificarla
y mantenerla.
Se cnticncic por piazo cic acccsi'oiiiciaa
o de reserva al período de tiempo durante
el cual una documentación no puede ser
consultada libre y públicaniente, pausa establecida
por disposiciones legales para
garantizar la reserva de ciertos datos, debido
a que su difusión y conocimitnto pueden
atentar contra la intimidad o el honor
de las personas, la seguridad del Estado, la
averiguación de los delitos, la extorsión del
recto procedimiento administrativo o proceso
documental, etc. Imaginar una accesibilidad
total es impensable, aunque sea deseable
por los archiveros, investigadores y
administradores. Al menos, se han liberalizado
recientemente las reglas de acceso a
los archivos, y los plazos de reserva han
disminuido en casi todos los países. Además,
el acceso es diferente en cada una de
las edades de los archivos. Cada una de
ellas tiene unas connotaciones diferentes
que particularizan la normativa de la accesibilidad.
Sólo el acceso libre es total en los
archivos definitivos o con documentación
histórica. Es decir. como veremos a continuación,
el tema de la accesibilidad a la información
es bastante más complejo de lo
que se vislumbra a primera vista.
BREVE EVOLUCI ~ND E LA
ACCESIBILIDAD
En Las Partidas, en contraposición al
carácter de acceso restrinpido aplicable a
dctcrminados documentos, según recordábamos
más arriba, vemos también un acceso
libre e incluso obligado, cuando se dice
que «los escviumos ptiblicos de los conceios
tcr~udoss o11 dc deiiiosivnr sus registros n todos
aq~~e l loqsu ien perfr~i~rscerlza s nofas dellos sep
n i l SP rnutlsfra en e! fiflilo dr los ~.scviuniios
ca ellos soti conio seruientes para escreuir 10s
rnv+,ic M,,,. *,in*irlnrl,, A,, ,,+t.,, 2. G"1"'. M",." ni,""
" U " ", r" ".."."""'"" ' """ " J .L."'. y".' " U"'
dadas & nlosirarlns lealiilcr~fea lli do rrlcaester
fi~rre>()L AS SIETE PARTIDAS, 1555~)L. as
Ordenanzas de funcionamiento del Archivo
dc la Corona de Aragón, dadas por Pedro
IV el Ceremonioso (S: XIV), ya hablan
de permitir ei acceso a personas ajenas a ia
Administración. En la Cédula de 1543, de
creación del ~~Archizidoe !os pnpelcs dc la Corona
de Cnstilln» (entiéndase Archivo General
de Simancas), se determina que es muy
importante la creación de dicho archivo no
sólo para quc las escrituras wst¿ii incjov
gunrdadas», sino también para que «puednn
ser coi~sultadnsir liis fácilri~ci~tpco v iiuestros fiscales
y por las peusonas que hayniz menester)>.
Este derecho de consulta estaba reservado
Los filtros de accesibilidad a los documentos públicos 27
para el personal de la Administración y para
cuantos pudiesen de ellas necesitar, aunque
hay que excluir, no obstante, al tercer
usuario o investigador. Igualmente acontece
cn la Ordenanzas del Archivo General
de Indias (1790). Pero la verdadera preocupación
por el acceso a los documentos se
inicia en la Constitución de 1812 y en la Real
Orden Circular de 20 de abril de 1844, en
cuya exposición de motivos se defiende el
derecho de las personas a la iiivestigación,
y del Estado y de los particulares a la intimidad
y protección de sus intereses. La accesibilidad
se reserva prácticamente a los
documentos históricos. 1.a situarih se estanca
hasta la Constitución de 1978 en la
que se establece un acceso histórico, cultural
y administrativo.
A finales del siglo XVIII se acomete algo
verdaderamente importante, como fiir
la apertura de los archivos a los ciudadanos,
dando inicio a la labor social de estudic!
9 iEr rost i r rar iAn n1"i '3 0 7-72 2 !iC2E71r DerAa-n- -
desarrollo desde mediados del siglo XX. La
Edad Contemporánea va a lograr cotas óptimas
para éstc y otros tcmas con la formulación
de una legislación de archivos, el
establecimiento de sistemas de archivos y
la preparación de programas archivísticos.
El carácter de secreto se va perdiendo, aunque
lentamente, pues lento fue el inicio del
dccesu iible a ius aiciiivcis, siiitpkii-~eiiir
por respeto a los datos íntimos que contienen
y por precaución y temor al inal uso
qiie de ellos se pudirrd Iidcer.
El derecho a la comunicación documental
y la liberación del acceso a los archivos
eciosionó tras ia íicvoiución Francesa
y la Declaración de los derechos del
hombre. El artículo 37 de la Ley de 7 mcsidor
(24 de junio de 1794) establece la libre
consulta de los archivos para la defensa
de los derechos adquiridos: «Todo ciudadaizo
podrá solicitar dc lus archivos, m los días
y las Izoras ~7111,s c ~ ~ f a b l c ~ cianfnO, r mac~urd~e
los docuiileiltos que custodieiz; dicha lnfournación
lc será facilitada gratuita y direcfatnetztc,
y corl la preocupacióil oporturla de sepridad>).
El derecho al acceso a los archivos oficiales
se puede también derivar del derecho de
los ciudadanos a controlor los actos de la
Administración, punto de vista que se
enuncia en la nombrada Declaración en la
expresión de que 40s agerites piíblicos debm
ucndir cuenta rlc srr nrfiiiiiiisfraciói~nN. o estamos
defendiendo la postura radicalista de
que antes de 1789 no existiese acceso a los
documentos, sino que era difícil, no acostumbrado
y casi siempre a través de la propia
Administración. Está comprobado que
los historiadores griegos (Polibio) y romanos
('l'ácito, Suetonio) utilizaron los archivos,
aunque ello no prueba la existencia de
una accesibilidad general como al presente.
Pero que los archivos se iitili7aron en la5
épocas Clásica, Medieval y Moderna, sí es
cierto por ser probado.
Con diferente prisma, el papa Juan
XXIII afirmó en 1963, en la encíclica Pacem
in Terris, qiie «todo ser humano tiene dereh.
a. l.ii l i b i ~ t a dc; ? !a htkq~;ci!ai !c la wí d c d ...
salva~uardandola s exigenc~asd c la nioral y del
bien conllínn. El Consejo Internacional de
Arcliivos no podía por ~iieiioso cuparse de
estos extremos, y así leemos en sus cstatutos
que uno de los objetivos generales es
(&nct~r wilís j c i l el acctso a los a~ckiil(>~».
El problema de la accesibilidad sufrió
una interesante evolución tras el nacimiento
de la nocion del derecho a ia información.
A partir de ella, el acceso a los archivos
ya no se considera como un privilegio
de los historiadores, sino un derecho que la
ley garantiza a todos los ciudadanos. Este
derecho se pucdc relacionar también con la
libertad de prensa. La Constitución del
Reino de Suecia recoge esta idea en la siguiente
expresión: apura fazwreccr el inteucainbio
de opinioncs y la iilformación del plíblico,
todo ciudadano sueco tendrá acceso a los
do~ui i~c i z fqofsic iales. ..) ,.
MOTIVOS PARA LA ACCESIBILIDAD
Hay tres demandas o aspiraciones para
acceder al documento, que se diferencian
entre sí por los motivos que los producen.
El docurnerito se puede requerir por necesidad,
para la investigación o como herramienta
de los actos administrativos.
Se da el primer caso cuando una persona
pretende un documento porque lo necesita
como prueba de una actividad o como
testimonio de un derecho que sólo a 61
atañe. Este motivo para la accesibilidad facilila
a la persona fíbicd U jurídica los documentos
en los que ha intervenido como
parte actora, documentos que necesita como
p r ~ ~ e bdae sus derechos y para la veracidad
de sus actos. En la mayoría de los casos,
esta accesibilidad es indirecta y se produce
a través de los certificados que expide
la Administración. Son los qiip denominaremos
docurricrllos prrsotirrlcs.
El segundo caso es cuando una persona
pretende uno o más documentos, en los
que no ha intervenido directa ni indirectamente,
por cuanto la información que contienen
1~ interesa para crin e!!~ nrnrorlor 21
análisis histórico. Son los que de~iominaremos
rlocuint~ntns hisfrívic-os.
Y el último caso es cuando se accede a
los documentos en cuanto son considerados
como eficientes lierramientas para con
ellos realizar un acto administrativo. Rccuérdese
que las administraciones públicas
generan documentos para con ellos ejercer
!U Ucti;.i&d -..- --- ,l..'----: - - - :A- l..-
YLLC YLII U C I C l l l l l l l C l C l V l l L C J
compete. Los llamaremos doctin~ei~iaorsl rriiiiistvatis~
os.
Cada uno de estos supuestos está determinado
por unas filtros de accesibilidad
diferentes e inmutables, que se rigen por
normas, deseos y exigencias aifcrcntcs. Estos
filtros afectan a tres tipos de personas
o grupo de personas: al ciudadano (documento
personal), a las administraciones
públicas (documento administrativo) y al
investigador (documento histórico).
Es el momento de significar quc estos
tres grupos de documentos no marcan tres
tipos difcrcntcs, sino que el documento
discurre por tres niveles distintos. Se generan
en la Administración (documento administrativo)
con pleno valor jurídico; una
vez culminado el acto administrativo para
el que fueron creados por necesidad, se
convierten en testimonios veraces de los
derechos y obligaciones de los intervinientes
(documentu personal); y por último,
pierden todo su valor administrativo y
personal para adquirir una nueva personalidad,
la de ser fuentes para la investigación
(documento histórico).
LOS TRES FILTROS DE LA
ACCESIBILIDAD
Entran en liza dos oponentes. En un
frente se atrinchera la investigación, que
todo lo analiza, disecciona y hace publico,
ya quc dc otra manera no sc entendería.
l'or el otro, la intimidad de las personas, la
cautela administrativa y la defensa del Estado.
El primero exige cada vez más el acceso
a la información; el segundo restrinee
esta avidez con plazos de accesibilidad. ~~,
El irbitro que dirinic estos dos intereses legítimos
es la norma jurídica. Pero estos no
son lns únicos impedimentos que encuentra
el usuario de los archivos, aunque sí los
jurídicamente mejor contemplados. Existen
otros, quizá menos emblemáticos y reconocidos,
como son el mal estado de conservación
de los documentos, que imposibilita
S= F.ancs,, ;-, j. !a a~scncia dc
instrumentos de descripción que faciliten
la obtención de la información que se pretende
y, por tanto, la localización de los
documentos (o documento) que la contienen.
Estos ires tipos de impcaimcntos son
los que denominamos filtros de accesibilidad
documcntal. Hay que tener en cuenta
que estos filtros se pueden obviamente desactivar,
pues no son permanentes. El primero
de ellos o filtro legal, por d paso del
tiempo; el scgundo o filtro de conservación,
por su tratamiento en el laboratorio
de restauración (reintegración, laminación);
y el tercero o filtro de los descriptores,
por la confección de los instrurneritus
Los filtros de accesibilidad a los documentos núblicos 29
de descripción definidos por la Archivística
(guía, inventario, catálogo e índices).
Estos tres filtros sc pueden concretizar
en los siguientes puntos.
1) FILTRO LEGAL: plazos administrativos
de accesibilidad y derecho a la intimidad.
Se entiende por plazo de accesibilidad
al cumplimiento del plazo cautelar con
que nace todo documento publico que libera
a la documentación administrativa de
la prohibición de su consulta, ofreciendo su
contenido, comunicación o información il
la lihrr voliintad de los ciiidadanns (invrstigadores,
etc.) Es decir, el secretismo del
documento joven se anula, se desactiva y
desaparece con el alcance dc una dctcrminada
edad. La antigüedad se equipara ahora
con el concepto de apertura, comunicación,
transparencia, informacih, cultura,
sabiduría. Es claro el reconocimiento de
que los documentos se pueden hacer pú-
1.1'--- -1.- .TI.. 1..L...C .... :.. ..- ..: :-
U I I C ~ I ~31, 1 1 ~ V CI I ~ UI I LLTIL C I I I C L L 1LuLt j u l l a MI -
compatibilidad, cuando han remontado
cierta edad (es dccir, cuando pierden el
marcado valor administrativo con el que
nacieron y han adquirido un interés histórico),
y se convierten en testimonio de algo
merecedor de su conocimiento y difusión o
"de gran iri,yenio y niilclinc Ictrns y s i i i p l n v
vioticid', según palabras de Ambrosio de
Morales cuando se retiere al concepto de
antigüedad.
Al plazo cautelar y a su fenecimiento es
lo que se conoce como plazo de accesibilidad,
plazos distintos según los tipos documentales
y sus contenidos. Estas variaciones
también difieren de un país a otro.
Las leyes cambian, evolucionan, nacen
y se derogan en busca de la perfección y de
la aclimatación a las nuevas exigencias a
partir de las experiencias acumuladas. De
estas segundas no nos vamos a ocupar,
pues sería entrar en la historia de la accesibilidad,
y basta con las insinuaciones anteriores.
De las primeras sí. ya que las disposiciones
principales vigentes al respecto
nos interesan y preocupan, simplemente
por ser de actualidad y de aplicación práctica.
La respuesta legal a la accesibilidad
nos viene ofrecida en disposiciones concretas
de diferentes rangos, marcos de aplicación,
alcances, etc.; pero todas con un
elemento común, la accesibilidad al Patrimonio
Documental y, por extensión, a la
investigación, a la cultura y a la información.
Serán de éstas de las que nos vamos
a ocupar a renglón seguido.
Mas hay otras leyes especificas que inciden
de una forma u otra en el acceso, que
enunciaremos simplemente para no hacer
rxcrsivammtr prolija la narración; como
son: Ley de Secretos Oficiales de 5 de abril
de 1968; Real Decreto de 14 de septiembre
de 1552 aprobatorio de la Ley de Enjuiciamiento
Criminal; Ley Orgánica de 5 de mayo
de 1982, de Protccción Civil del Derecho
al honor, a la intimidad personal y familiar
y a la propia imagen; Ley Orgánica de 14
de abril de 1986, de Salud Pública; Ley Or-
, . r Ir,-, A - nn A - 1- 1-
t ; a l i l L a a / 7 ~ u,c ~7 uc ULLUVIT, UT I C ~ L L L ~ -
ción del tratamiento informático automatizado
de los datos de carjcter personal; Ley
11/1984, de 20 de marzo, de Régimen Jurídico
de las Patentes de invención y modelos
de utilidad; Ley 5/1985 de Régimen
Electoral; Ley de 9 de mayo de 1989, de la
Función Pública Estadística; Ley del Registro
Civil; Real Decreto 1597/1989, de 29 de
diciembre, del Reglamento del Registro
Mercantil; y Decreto de 8 de febrero de
1949, de aprobación del texto refundido de
la Ley Hipotecaria.
La Constitución Espanola de 1978, como
ley fundamental, marca un hito importante
para el desarrollo de la legislación
subsiguiente. Eleva la cultura, la ciencia y
la investigación a un nivel de interés general
al que todos los ciudadanos tienen derecho.
Por ello declara que los poderes públicos
proinoverán y tutelarán el acceso a la
cultura y a la ciencia (art. 44 y 46), lo que
traducido al tema que nos ocupa, equivale
a la coiisulta de los documentos. Evidentemente
no marca períodos concretos de accesibilidad,
ni restricciones cautelares completas,
ni desciende a lo concreto, pero dcja
abierto el camino para que la ley regule
w l acceso de los ciudadanos a los archivos y registros
administrativos, salvo en lo que ~ f e c f ae
la seguridad y defensa del Estado, la azwiiyilaci6n
de los ~ielitos y lu ir~tirrlidad de 111s PCYSOnnsn
(art. 105.b). La ley a la que se refiere
no es otra que la del Patrimonio Histórico
Español de 1985 y las leyes sobre lo mismo
que promulguen las comunidades autónomas.
Álvarez Rico (ÁLVAREZ, 1979: 103)
observa con justicia el empleo de las palabras
«auchivos~y~ w egistros adrninistrativos~~,
situación que hace extensiva la accesibilidad
tanto a los centros que conservan documentos
como a los instrumentos de descripción
de los mismos, con lo que se cubre
todo el Patrimonio Documental sin excepción
alguna, salvo los casos restrictivos declarados
en la Carta Magna y en las leyes
que regulan particularmente el acceso en
cada uno de los niveles administrativos.
El preámbulo a la Ley del Patrimonio
Histórico Español (LEY 16/1985) deja pcrfectamente
patente que la accesibilidad a
los archivns cs el iíltimo dc los ohjctivos a
alcanzar, como consecuencia lógica de los
anteriores, que son la protección y el fomento
del susodicho patrimonio. Todas las
medidas de fomento, protección y conservación
del patrimonio documental no cobran
vrrdadern sentidn si no cnndiic~n a
que los ciudadanos puedan contemplar y
estudiar los testimonios escritos, entendidos
estos como herencia de la capacidad
colectiva de un pueblo. Si conservamos pero
no disfrutamos de este patrimonio, por
estar encerrado en depósitos con mayor o
mcnor fortuna, no podremos hablar de archivos,
sino de colecciones, ya que éstas las
disfrutan tristemente sus poseedores y allegados.
Y el patrimonio documental y los
archivos son algo más, son un bien colectivo
y libre, son el escalón para acceder a la
cultura, la llave para adentrarnos en el conocimiento
de nuestros orígenes, la clave
magnífica para la justificación del presente
y, en definitiva, la solución para empezar a
recorrer el ((camino segilro hacia la libertad de
los piit+los)). Este espíritu se reaiirma en la
definición que nos ofrece de archivo, al fijar
que estos son ~(corijur~loursiy úriicos de documrntn
... al servicio de su utilizariótz para In
iricesligncióti, la culturu, 111 irlfc>rrr~uióryi la
gestión administratiun)> (art. 59). Más taxativa
cs la postura dcl ofrccimicnto de la Administracinn
del Kstadn de t i i t~lare l acreso
de todos los ciudadanos a los bienes integrados
en el Patrimonio Histórico
Español, entre los que se encuentra, iiidubitablemente,
el I'atrimonio Uocumental
(art. 2.1).
T .a sinopsis de la accesibilidad a los documentos
generados y recibidos por la Adrniiiislrdciún
del Estado residente en la Comiinidad
de Can;lriñ<, es d ~ r i rd, e la Ar lmi -
nislración Central Periférica, es la que se
detalla en el cuadro sigiiirnte:
Al igual que en la ley anterior, reconoce esta
personalidad en su articulado al ofrecernos
la definición de «se entirizde por rrrchivos
el corljutito orylí~lico de dozurrieritos ...
con fines de g~s t i i jn~ zdministrati~aisn, formación
o i n v f s t i ~ a c i ó nh istórica, cieritvicn o cultwal
» (art. 3).
Vista la finalidad de los archivos y el
empleo de los documentos, falta saber si
corresponde a algún órgano administrativo
la potestad de decidir la puesta en práctica
de esta apertura de la información y
accesibilidad a los archivos. Y en efecto,
corresponde a la Dirección General de Cultura
del Gobierno de Canarias el mutíiriznr
10 consliltn de los docirvrri~~rtocso nsfiflifií~odse l
Putrrmünlo Do~umcntirl en los ~irsos le@
nlrfitr e c t ~ l i l e c ~ d o(sD~E~C RETO 305/1991),
prerrogativa que no se incluyó en el paquete
de transferencias de funciones de la
Comunidad a los Cabildos Insulares en
materia de cultura (DFCRETO 152/1994).
Se desconoce cómo y cuárido se produce
esta autorización, y cuáles son los procedimientos
de solicitud de autori~aci61p1a -
ra el acceso a los documentos constitutivos
del patrimonio escrito en los casos legalmente
establecidos. O quizá sea innecesaria
esta autorización, si se entiende que
por ley es un derecho de todos los ciudadanos.
Una vez demostrada la utilidad y el servicio
de los documentos, es decir, su accesibilidad
como un derecho (no una exigencia)
de los ciudadanos a su patrimonio documental,
sería lógico preguntar: jtodo el
Patrimonio Documental Canario es de libre
consulta?, ¿qué documentos se pueden libremente
consultar?, jcuále~ están retirados
de esta libertad?. Las contestaciones se
contienen, sin más literatura, en el cuadro
siguiente.
27a y 2 Uocumentos generados por los Servicios y Administraciones púbhcas de la Comunidad A partir de los 30 años de haber Autónoma, Parlamento de Canartac, Academias Cientificas y Culturales, Colegios Piofe- trativa o su trámite Se podra reducir sionales y las Cámaras, personas privadas, físicas y lurídicas gestoras de servicios públi- seguridad pública o privada
cos o al servicio de cualquier órgano público en Cananas, emprcsas públicas radicadas en
Canarias
Admin~stracrónCentraDl elegada en Canarias, Unixercidades y dema.; centro publico5 de A partir de los 30 años de hcber radicados en Canarias, Notanas y Registros Publicos del Archipielago Cana- trattva o su tramite, sin pequicio rio. les afeae
Si la iníormación catenida en los documentos afecta a la seguridad, honor e rntimdad A partir de los 30 aiios desdeel las personas físicas, se aplicará un período cduteldr mds amplio que en el punto dnle- sona o d partir de los 100 años rior
1.- Documentos eclesiástica radicados en Canarias, salvo lo previsto en convenios entre Desde la fecha de su integración Santa Scdc y el Estado Español. chivos.
2.- Las asociaciones políticas, empmariales y sindicales de las Ida Canarias
3 - Las fundaciones, asociaciones culturales y educativas establecidas en Canarias
4 - Cualquier otro tipo de asociaciones y sociedades radicadas en Canarias.
5.-Tados los documentos r,idicados en Canarias ion una antiguedad superior a los 100 años,
producidos o recibidos por cualesquiera otras entidades particulares o personas físicas.
Información que conlleve peligro para la defensa y seguridad del Estado o pueda afectar No podrá autorizarse su consulta a los mtcrescs vitales del ArchipiL-lago Caiiario
La accesibilidad a los archivos de titularidad estatal (Archivos Histhicos Pro~inciales)s e Ley 1611983, de 25 de juiuo, someterán a la legiqlación que lec sea aplicable y a los términos de 1ins convenios que, en Convenio de Gestión de los archivos SU caso, se suwiban
Archivos particulares ObIigatonedad de permitir su a su intmidad personal, Para facilitar i i i incestigacion Archivos partidares te en ur archivo público que reuna su seguridad.
Aspectos Generales de Accesibilidad
26 Todos los ciudadanos tienen derecho a la consulta libre y gratuita de los archivos y documentos constitutivos del Sistema m ellos contenida, siempre que éstos reúnan las condiciones de consulta pública que se establece en la presente suponga nesgo para la seguridad de los documentos.
25 y 35 Cuando los documentos conititutivos del Patrimonio Documental Canario ofrezcan dificultad de acceso y consulta, el Tnsulareq arbitrarán las med~dasn ecesarias para solventarlas, entre cuya4 medidas i e contempla la posibilrdad de cii 38 e, 39 y 40 El dificultar o imposibil~tarl a consulta de los documentos y archivos, sin base lurídica suficiente, se considera como irfracción de multas.
34 Elirque PBrez Herrero
Sobre este esquema hay que hacer ciertas
salvedades o, mejor dicho, ahondar en
determinadas cuestiones, pues hay determ
i n a d ~c~! ~ c ~ r r . c r t tc~;s~ cse rigen pcr
otras normas y leyes que, aunque se exprese
en el cuadro, en él no se concreta con
pi-ecisi&, &sralo!c ;u accesibi!i&ú'
uso. Son los archivos de titularidad estatal,
las matrices de los protocolos notariales, la
aocumentación de iil igi~sicly iub ~ L C ~ ~ V I ~ J
de otras administraciones.
Se entiende por archivos de titularidad
estatal a aquellos centros que, existiendo
en el territorio de la Comunidad Autónoma
de Canarias, no han sido transferidos a
su Gobierno por reservarse el Estado la titularidad
de sus edificios, instalaciones y
fondos documentales, salvo el ejercicio de
su gestión. Dos son los archivos de titularidad
estatal en Canarias: el Archivo Histórico
Prvvincidl de Las Palmas y el Archivo
Histórico Provincial de Santa Cruz de
Tenerife. Ambos archivos, equiparados en
funciones v servicios, son los pilares para
la c o~~s e r v a c ioór~ga~n,i zación y difusión de
la documentación generada y recibida en
sus respectivas provincias por la Administración
Delegada (hoy Periférica) del Gstadu
y de cuantos fondos reciba por donación,
depósito realizado p r prticulares o
por los órganos de la Comunidad Autónoma,
compra, legado, pago de tributos e impuestos,
reintegración o por incautación
temporal de archivos en mal estado de conservación
y de peligro.
Por ser e s t ~ sfr iiidns de diversas pr»cpdencias
y dispares titularidades, el criterio
de accesibilidad a los mismos no ha de ser
~ n i f ~ r m nsi,t o particular u c d a =no de
rllos. Así tenemos que la accesibilidad a los
fondos procedentes de la Administración
del Estado se reglamenta por la Lcy del Patrimonio
Histórico Español, los del Gubierno
de Canarias por la Ley del Patrimoriici
Docurririilal y Archivos de Canarias,
los depósitos y donaciones por las condiciones
de accesibilidad detalladas en las actas
suscritas por las partes intervinientes,
los protornlns notariales por la T,ey del Notariado,
etc. Este carácter especial se respeta,
incluso, en la Ley canaria por cuanto en
o!!a co expros2 qce o ! C~C NS ! ! !1?1 ~d n r w w n J -- - - - - - -
los arch~uosd e tztulnridad t7qtatal se s ome t ~ n í n
criban>, (art. 28). Y no podía ser menos,
pues así se dejó patente en el Convenio enire
e: ?vfiiiiuiei-iíi de Cü!hira y !& Comu~idad
Autónoma de Canarias sobre gestión
de los archivos de titularidad estatal (RESOLUCIÓN
DE 14 DE DICIEMBRE DI;
1984), por cuanto en él se dice que «la comunidad
Autónoma garantizarrí el cumplimiento
de las normas estntalrs que r e p l e n el
acceso a la consulta en los Arclzivos y milseos,
objeto de este Convenzo), (art. 2.6).
hn 1931 se crean los archivos historicos
provinciales en cada una de las capitales de
provincia con la finalidad de recoger, como
fondo inicial o fundacional, los protocolos
de más de 100 años de antiguedad que,
además de su carácter notarial, tienen preferentemente
valor histórico. Como tales se
ofrecen desde ese momento como fuentes
históricas para el estudio de nuestro pasado.
Son, por lo tanto, de libre y grntuiFo acceso,
aunque la expedición de certificados
y copias autorizadas de las matrices centenarias
se las reserva para sí el notario archivero,
aunque corresponde su custodia,
conservación y organización al archivero
del Archivo Histórico Provincial. Los protocolos
notariales se transferir6n a los archivos
históricos provinciales desde los de
protocolos según estos vayan cumpliendo
los 100 años. Fueron aumentando estos
f r-m .i-3 . t- i c- primigenio- ron lni de las Delegaciones
de Hacienda, Audiericids, etc.
Un esfuerzo muy importante representó
la aparición del Reglamento de los Archivos
Eclesiást~cos Españoles, aprobado
en la Conferencia Eyiscopal Espaiiola el 26
de febrero de 1976 (REGLAMENTO DE
LOS ARCHIVOS ECLESIÁSTICOS ESPANOLES,
1976). En él se señala que a los
Obispos corresponde regular los archivos
de sus respectivas diócesis, archivos que no
tienen el único fin de la simple y tradicional
custodia, sino que abren ya sus puertas
y ofrecen sus fondos a la investigación. Se
apunta la posibilidad de la concentración
de los fondos eclesiásticos, si ello fuese motivo
v justificación para una mejor conservación
y una más amplia y ágil accesibilidad.
Uno de los principios básicos y generales
del Reglamento especifica que e1
archivo eclesiástico no se ha de limitar a la
custodia y conservación de los docurnentns,
qinn qiip además «drk o h i r su m n p n
tiuia misión cultund c inzvstigadoua, disprlniendo
la docurnerztación para que pueda ser
consul tndn~~s,i n que ello obste a las mcdidas
restrictivas en cuanto al acceso, investigación
y publicación, en defensa del bien
común c individual de las personas y de la
propia institución.
En Canarias, el patrimonio documental
eciesiásticü ha iccl , i~ri~Uuu1 1 convenio de
colaboración entre el Gobierno Autonómico
y la Iglesia, supeditado a las normas de
la Constitución Española, al Estatuto de
Autonomía y a los acuerdos entre el Estado
Español y la Santa Sede. Ambos reconocen
en el Convenio entre el Gobierno de
Canarias y la Iglesia Católica en esta Comunidad
sobre Patrimonio Histórico de la
iglesia Latoiica en Canarias (Santa Cruz de
Tenerife, a 18 de marzo de 1992) que el patrimonio
de la Iglesia es parte importantísima
del acervo cultural de Canarias, y que
la titularidad exclusiva corresponde a la
Iglesia. Como contrapartida garantiza su
exhibición al público en museos y su accesibilidad
individual al investigador, siempre
y en cuanto no se reduzca con ello su
disposición para el uso litúrgico, o sea perjudicial
para su conservación.
El resto de las administraciones presentan
un panorama similar, habida cuenta
que todas respetan y parten del citado
artículo 105.b de la Constitucihn. De tal
modo, la Administración Municipal, en la
Ley conocida bajo el nombre de <.Ley de
Cabildos» (LEY 14/1990, art. 143), reconoce
que la accesibilidad a sus archivos y docu~
neritos es un derecho de todos los ciudadanos,
aunque la supedita correctamente
a lo que disponga la legislación que
desarrolle el mencionado artículo constitucional.
Este artículo es copia del artículo
70.3 de la Ley Reguladnra de R;ises del Régimen
Local (LEY 7/1985) y muy parecido
al 207 del Reglamento de Organización,
F~iticionamientoy Régimen Jurídico de las
Entidades Locales (R.D. 2568/1986). Sí reconoce
(art. 156.b) el acceso de los ciudadanes
?. !es expcdicntc~y Uonmcntos municipales
que les afecten personalmente o
en los que estén interesados, siempre que
no sc vulnere el derecho de terceros, arlículo
que no hace sino remedar con éxito
los números 180 y 181 del citado Reglamento
de 1986. Con estos datos se comprueba
que los contenidos de los articulados
dispositivos han evolucionado poco, y
que inciuso no se inoiestan en cambiar estilos
y redacciones.
Tanto en esta Administración como en
otra cualquiera, los usuarios naturales
(funcionarios de la institución) tienen libre
acceso a la consulta de los documentos generados
por la unidad dclininistrativa en la
que tienen sus destinos y, asimismo, a la
documentación declarda de acceso libre
producida por el resto de las oficinas. El
uso restringido es aylicdbk incluso para
los trabajadores de la institución, quienes
deberán motivar la razón de su consulta,
autorización que se les podrá o no conceder.
Así llegamos a 1992, y empezamos a
comprender con incipiente desmayo que se
estaba dando lugar a una normativa dispersa
con fórmulas diferentes para ordenar
una situación muy concreta. Es aleccionador,
al menos, comprobar que los criterios
adoptados en tantas leyes, decretos, convenios,
etc., no eran sino uno e, iricluso,
mñchacnnamente repetid^. N9 ehctantc, un
hacía ya necesario la saiicih de una ley
que pusiese orden y puntiializase más cla-
Los filtros de accesibilidad a los docurncntos públicos -35
ounversdadd e a s F anas d? ~ r a cna nara i t o e c a Un v e s t s r i a e m m ~ g t lae c ani r is 20815
36
ramente y abandonaw eia prudencia de las
exprPsinnr5 dr <<mpiq inzrm dr In 1rg~rlnr.zrin
que le\ nfwtt>» (y no existia ninguna) o <<S?-
g ~ i nr rglni11~ntnvr~7mes1r1 tr~i~~ y o ~ l g a()» los
reglainentnq a la< Ieyw Clpl I'atrimnnin I k -
cumental aún no se han aprobado o, como
en el caso de Canarias, todavia no se ha redactada)
A falta de los reglamentos mencionados,
cuyos nacimientos no se han produci-
Lilrique lJf;rez Hcvrrro
do a pesar de la larga gestación que ya Ilevan,
la T.ey 30/1992, dr Régimen Jurídicn
de las Administraciones Públicas y del Procedimiento
Administrativo Común (LEY
10/1Y97), viene a I I~nare l varío qiie s r denota.
Su artículo n'' 37 es abundante en datos
de interés y está bien estriictiirado,
pues está dividido en cuatro apartados,
que son los que a continuación se expresan
en el siguiente cuadro:
Elir-ique Pér-ez Hri wro
Todo el ordenamiento jurídico traído a
colación obliga y recomienda un cumplimiento,
que en caso de no aplicarse por
parte de la Administración o incumplirse
por las personas poswdoras de determinado
patrimonio documental, requerirá de
inmediato la aplicación del Código Penal,
que viene a ser el tutor de los valores y
principios básicos de la convivencia social.
Comenzamos nuestra exposición con la
Constitución, y queremos tcrminar con el
Código Penal, por definir &te los delitos y
las faltas que constituyen los presupuestos
de la d p i i ~ d ~ idúe~ ild I U L LS U~ ~~L C X Lqu~ e
puede revestir el poder coactivo del Estado,
es decir, la pena criminal. La primera
dictamina, manda, indica; la segunda castiga,
penaliza, recrimina, por lo que se le
puede considerar como una constitución
negativa. Ambos polos son necesarios para
la existencia de un ordenamiento jurídico
completo.
El Código Penal (LEY ORGÁSICA
10/1995) dedica el Capítulo IV del Título
XIX a la infidelidad en la custodia de los
documentos y a la violación de sccrctos. La
lectura completa de su articulado nos trasluce
una preocupación constante por el acceso
improcedente a los documentos calificados
de reservados. Penaliza al funcionario
público (un archivero, por e.¡.) "que a,
sabiendas, sustvajere, destruyere, inictilizare,
total o parcialmente, documentos c t ~ y ac ustodia
le esté encomendada por razón de su car,yoU
(art. 413); "que, por razón de su cargo, teizga
c~icorncrzdada la custodia de documentos resy
r f o di2 los que la autoridad competente haya
restringido cl ncceso, y que a sabiendas destruya
o inutilice los medios puestos para impedir
csc ncceso o conciev~tns ~ rd estvurción o iniitilización"
(art. 414); "que, a sabiendns, y sin la
dcbida autorizaciórz, accediere o pernzitiere a¿-
ccdrr a docunwnfos secretos cuya custodia le
esté cotrfi~zdap or razón de su cargo'' (art. 415);
"que vevelare secretos e informaciones de los
y Me feiign c(iiiOei;ii~i;itO vnz& dc 3;; v,,ieio
o cargo y que no deban ser diz1ulgndos" (art.
417); "que, sin propósito dcfavorecer a una yotencia
extrmjera, se procurure, rezlelure, falseare
o inutilizare informnción legalrnentr ralificada
como reservada o secreta, relacicinrida con
la seguridad nacional o la defensa nacional o relatim
a los medios ticnicos o sistemas ernpleados
por la Fuerza Arn~ada o las industrias de
interh militar" (art. 598); "el que sil1 auloriznción
expvesn v e p ~ o d ~ ~ jpelnwii ns n d~mrmr i i -
tos referentes a zonas, instulucicinrs o muterial
wlilitnv que sean de ncceso restringido" (art.
600); y, por último, "que destruycvc, falsenre
o abriese sin autorización la corvespondencia o
doclmentación legalmente calificada coino re-
~ t i . ~ n dO' i s x v d n , rrlii~ioiiadiisr o;? iü d ~ f ; ; ? ~
nacional y que tenga en su poder por razows
de czr cargo o desiirzo" (art. 603). Las penas de
prisión por incu~~iylirriieritoos cilan entre la
de seis meses a cinco años y, en cualquier
caso, inhabilitación especial para empleo o
cargo público de uno a seis años. Las multas,
de seis a veinticuatro meses, y siempre
acompañadas de inhabilitación especial para
empleo o cargo público de uno a tres
años.
A la vista de lo anterior, se deduce el celo
que pueda mostrar todo archivero consciente
del peligro que conlleva una alegre
política de accesibilidad o permisividad en
cuantu a los préstamos de la masa documental
que a su cilstodia se somete. A la
mente nos aflora Id frase de Sorolla que reza
así: "Y luego dirm que el pesclzdo es caro".
No debemos confundir la accesibilidad
restringida con la ocultación. El archivero
ha de informar a sus lectores de todos los
fondos documentales, al margen de que
unos puedan ser investigados y otros no.
Sil deber es informar, y su obligación permitir
o nu, de acuerdo con todo lo dicho, la
consulta directa de determinados documentos.
El archivero tiene, con la documentación
que custodia y organiza, la misma rrlación
que existe entre el confesor y su fel-
i-g r-é-s arrepentido, relación que se cristali- 1 - n*ii,lnnn;- p r c f e ~ i ~ ~Y!e,! nrimur "U U' "' yL"""".L' r
caso, y en el secreto de confesión, en el segundo.
Esgrimimos en este punto la pruLos
filtros de accesibilidad a los documentos ~úblicos 39
ciencia profesional, porque es el arcliivero
el que ha de interpretar y aplicar las leyes
y reglamentos que versan sobre el derecho
fundamental de acceso a los documentos.
Unas leyes hablan de la benignidad de
abrir los archivos a una consulta libre y fácil.
Otras, en cambio, protegen otros derechos
fundamentales, como la intimidad y
el secreto oficial. Ante esta proliferación de
disposiciones sobre lo mismo, los archiveros
han de sopesar unas y otras, valorar la
documentación para comprender si son de
libre acceso o para restringir su uso, y, por
último, decidir 9 autGrizur
consulta. Decisión comprometida y delicada
que reclama la aprobación de un reglamento
específico que unifique criterios y
que exima de responsabilidad al personal
custodio del Patrimonio Documental. De lo
ccl~ilrario, los drcliiverus seguirán en el
punto de mira de los investigadores, quienes
maridan injustificadamente, en muchos
casos, ei acceso restringido justificado
con una voluntad no colaboradora de estos
profesionales del documento escrito.
2).-F ILTRO DE CONSEK\ /ACI~Nm:a l
estado de los documentos.
Y no hay que olvidar otros tipos de regímenes
de accesibilidad motivados por
razones físicas. En primer lugar hay que reconocer
el perjuicio que la accesibilidad a
la información puede producir en la integridad
del soporte que la contiene. Es un
problema relativamente reciente que se ha
iniciado con el aumenlo estrepitoso, perv
feliz en otro orden de cosas, de usuarios en
las salds de investigaci0n de los archivos
de toda índole.
Este aumento conlleva en paralelo un
aumento del riesgo de la degradación de
los documentos originales, que se ve acrecentado,
por poner un ejemplo que se repite
día a día, a causa de la peticih excesiva
de fotocopias para «lleuavsc trabajo a casa>>,
todo ello impulsado por las leyes y las
n-n .l.í. t. i-r ..2- ~;- .i.r -r .h.. i x. ~íctir;ic .u . - - -. de actl'?a!i&d qijp
promocionan e impulsan el uso de los archivos
sin reparar en los daños que ello piidiera
ocasionar en el Patrimonio Documental
así manoseado. El uso de los documentos
originales no solo puede producir,
sino que produce, un desgaste inevitable,
como la degradación (rozamiento de bordes,
esquinas, etc.), la manipulación inadecuada
fomentada por la confianza o la rapidez
(manrhai, rntiiras, d p ~ g a i t pp~tr, ) O
por la instalación inoportuna (deformación).
Por tanto, la conservación puede y debe
obligar a una restricción del uso inadecuado
y abundante de los fondos mientras
pLG adG.4~m T. --1;-3,-- 1-0 --A:A"- -- Y"" ," "y"'y""' "l.' "'L"'""" " C -
cesarias que lo eviten. La Archivística pretende
encontrar, y encuentra, una solución
que permita extraer la inforinaciói~ sin tener
que recurrir a los documentos en sí
mismos, solución que encuentra en la microfilmación,
digitalizacihn, restauración y
conservación de los fondos documeritales,
procedimientos muy convenientes y por
toüos aceptados, aunque costosos. Al archivero
le interesa el documento, al historiador
su contenido. El documento es insustituible,
su contenido y forma son repet
ible~h asta la saciedad. Además de evitar
el uso, el microfilm es la salvaguarda de la
información ante ptrdidas fortuitas. Un incendio
u otro accidente pueden ocasionar
la ptrdida de todo un legado documental,
lo que supondría, a sil vez, la pérdida del
único testimonio que poseemos de un momento
determinado de nuestro pasado.
Triste sería este hecho al que nos referimos,
pero más triste y vergonzoso sería que no
tuvitseinw reproducciones satisfactorias y
convenientes con que llenar el vacío que la
tal pérdida supondría para la comprensión
de nuestra Historia. El microfilm nunca.
eso es verdad, llenará el espacio ocasiunado
por la p6rdida de sii original, pero dejaría
mnstancia de lns hechos narrados,
que perduraría, al menos, para el historiador,
aunque no para el Tesoro Documental.
hlct-\ aniií Airhn cirio ~ r \ ~ r \
-Y-- -'-""
medidas preventivas. Pero hay un caudal
no escaso, por desgracia, de docymentos
en mal estado de conservación por múltiples
motivos, bien sean por causas intrínsecas
de alteracih de los eleinentos sustentados
(tintas ferrogálicas, humedad,
temperatura voluble y luz), bien sea por
causa extrínsecas de degradación (biológicas,
biológicas-químicas, físico-ambienta-
IPS y qiiímicn-amhi~ntalm)E. n estos casos,
su corisulta directa degrada el original en
proporción al uso. Por tanto, mientras no
se adopten las medidas de consolidación,
restauración o duplicación, estos ejemplares
no pueden ser consultados por los in-
-"r..n'C;"-^a",",, ~'""""",,",'i , ,l rlli&r;mli-C,i ,-.n nl l r i e,,- " ""U""""' Y"" """ ""
pone para la confección de la liistoria de
los pueblos. Por desgracia, el archivero, an-
Le estos casos, ha de prioiizar la conservación
sobre la investigación, mal que le pese
la medida a adoptar, que nunca será
comprendida por los asiduos a las salas de
consulta e investigación. La solución estaría
en no demorar su recuperación en los
labvratorios de restauración para, de inmediato,
poder ofrecer a los investigadores
los documentos retirados de la consulta
por estas razones. Pero mientras las políticas
archivísticas y los apoyos económicos
de las administraciones responsables de este
patrimonio no prioricen estas labores,
podemos afirmar que tales documentos seguirán
retirados de todo tipo de consulta e
investigación.
La Ley 3/1990, de Patrimonio Documental
y Archivos de Canarias, defiende
este proceder al decir que «lodos los ciudadams
timen derccho n ln constiltn ... d~ los documentos
... siempre que ... dicha consult~in o SZLponga
riesgo paro la seguridad de los docllrnrr~
tos» (art. 26). Igualmente y con
anterioridad la Ley 1 h/1985, de Patrimonio
Artístico Español, prohíbe Id consulta al
dictaminar que «el mi71 estarlo físiro dr row
sc~rzwcicí~die los rlocirrnmfo,p~c idní rendir-iriruir
la consulta directa de los mismos~ (art. 62).
Igual acontece con el patrimonio docu-
-.p=t;?! de !y Tmloci3
Este filtro parece lvgico y aceptado, en
principio, pero algunos investigadores se
consideran dañados cuando se les aplica,
pues consideran sus investigaciones transcendentales
y más importantes que la conservación
del patrimonio documental. Estas
situaciones son tristes, y lamentables
las críticas que los archiveros celosos reciben,
incluso por parte de altas personalidades
rectoras de la cultura y de la investigación.
En resumen, este filtro puede ser anulado
por diversos rriecanisriios, corno la
restauración, la microfilmación, la digitalización
y la transcripción paleográfica de
docUrrLont9c$,ó !y aci n n A r i n y v . . A - A . rorii- A'.--
perar para el uso los documentos en estado
precario de conservación. Compete a las
administraciones dyr~~bdlors yresuyucstos
oport~inosy suficientes para hacer realidad
las aspiraciones de consulta de los investigddores
y ~~~dter ial ilzads ie speranzas que
todo archivero mantiene de recuperar los
documentos dañados.
3j.- FiLTl?O DE LuC DESCXii'TGKES:
ausencia de instrumentos de descri~ción
documental.
No hay qiir olvidar qiie un fondo sin
haber sido tratado con la técnicas que promulga
la Archivística científica, es un fondo
ciego, desconocido, impcnctrable e
incontrolable. En resumidas cuentas, un archivo
sin personal cualificado c insuficiente,
sin instalaciones apropiadas (depósitos,
estanterías, sala de investigación) y sin
descriptores (inventarios fundamentalmente)
no puede desarrollar un servicio, por incapaz,
fin último que persigue, y, por tantu,
la labor social que ambicioria. Las leyes
nos hablan de que los archivos han de ser
útiles a la sociedad en que se enmarcan,
han de estar d e n d i d o s por personal si@
cienle y cori la cualjficación y el t l i ~ e lq ue esijan
10s dií!~wrzsfi m%nes» (LEY 3/1990, art.
16) y han de cumplir &s riorrrias gerzevales
qire uegulen los canales de recogida, transferencia,
depósito, organizacióiz y servicio» (LEY
-1, / 19W, z t . ln). l a realidad es !amentahl~-
mente otra. Estas carencias limitan, por
consiguiente, el acceso.
40 Etziiyitc Pcrez Herrero
OUnuersdad de a s Fanai d? Gran Canara i t o e c a Unuestsri a e m m Dgta le Caniris 20815
Los filtros de acccsibilidad a los documentos públicos 41
Por tanto, la inaccesibilidad no sólo viene
forzada por el respeto a los derechos
fundamentales de la persona, la familia y
el Estado (ineludibles e infranqueables), la
integridad y conservación de la masa documental
(subsanable y mejorable), sino
tambiCn por la ausencia de la aplicación
del tratamiento archivístico (evitable en las
administraciones conscientes del perjuicio
con el simple aumento del personal en los
arcl-iivos).
Entramos ahora en un capítulo muy
importante. Quizá la descripcicín de los
f ~ n d e sn n ha reclamidn 12 atención suficiente
por parte de las administraciones o
por parte incluso de algunos archiveros.
Esta crccncia vicnc avalada por la cantidad
inmensa existente de fondos custodiados
en archivos, yero sin los mis mínimos
i~islruinenlosd e descripciiín, co~iios i
fuese silficiente con contar con patrimonio
documental clasificado y ordenado, pero
sin inventarias y catáiogos. Quizá haya
gente que piense que es suficiente con tener
fondos urgariizados para poder acceder
a la información o entresacar del mismo
los documentos necesarios en un momento
dado.
La localización de los documentos mediante
un proceso digital (del latín digitnl
m , digitunl, dedo) es improcedente, insegura
e insuficiente. El término digital (de
dígito o número que en el sistema de numeración
decimal se expresa con una sola
cifra), que en inforinática tiene un significado
diferente al etimológico, lo podemos
definir como la acción de localizar pasando
el dedo hasta que se detiene por haber
tropezado con lo quc se busca. Esta sinonimia
es la que deseamos dejar clara y patente.
Es posible que baste o alcance los
resultados apetecidos en fondos documentales
ptiqueííus o en colecciones liarer i-esbalar
una búsqueda por las unidades de
instalación, cuyos lomos sc cncucntran dchidamente
roti.i!ados, pasando !a pinta de!
dedo índice cual puntero que se detiene al
haber creído encontrar lo que busca. Este
proceder no es suficiente por imperfecto,
lento e individual a cada una de las búsquedas.
Es decir, los fondos documentales
sin descriptores son como candado sin Ilave,
que para abrir habrá que forzar y no
siempre con buen éxito. Los fondos documentales
son como los candados. Si contamos
con llave, podremos sin esfuerzo y con
limpieza y rapidez abrirlos y sacar a la luz
lo que guardan. Si carecemos de ella, no
podremos descubrir lo que oculta, o llegaremos
a ello con dificultad, lentitud y estruencio.
Cvn esta metáfora queremos sigque
lec instrumentos de decCpinrirín r-----
oportunos son como las llaves que accionan
los resortes de los candados. Son, por
lo tanto, la crilrada a la iiiformación.
Si los instrumentos de descripción son
candddvs, los archiverus son sus cerrajeros.
Así pues, el ií.xiLo para pvder penekar en la
informacicín que los documentos contienen
reside en los descriptores de los archivos
(guías, trípticosj y ae ios ciocumentos jinventarios,
catálogos e índices de apoyo o
de entrada rápida a la información) que
confecciona el personal técnico de los archivos.
En otras palabras, la carencia de estos
instrumentos de descripción es un auténtico
elemento negativo de accesibilidad
documental, pues si no prohíben la consulta,
sí la impiden o, en el mejor de los casos,
la dificultan. r\-o son las leyes y los reglainentos
quienes se ocupan ahora de esta
apertura o clausura de los documentos.
Es la relación negativa entre el personal de
archivos y el volumen de los fondos a tratar
arcliivísticarrieiile. A riiayur número de
personal técnico destinado en el archivo,
mayor producción de instrumcntos de descripción,
y, por tanto, mayores son las
posibilidades de accesibilidad a la informacicín.
Pero cada Lipo de i n s ~ r ~ ~ ~ l iJeen Ct oleb -
cripción ofrece determinado nivel de información.
Y según sea la demanda de inforrnacinn,
así sc drsearli 1.i.n dercript~r 1-1
otro. Unos usuarios se contentan con localizar
la unidad documental sobre la que desea
trabajar, por lo que le satisface un simple
inventario numérico (caso de la Admii~
istración)P. or contra, otros usuarios sólo
pretenden localizar el expediente qiie les
atañe, por lo que demandan un índice onomástico
(caso de los ciudadanos que buscan
sus antecedentes). Y otros pretenden
localizar todas aquellas unidades documentales
que contengan un descriptor concreto
(caso de los investigadores). Y los archiveros
han de satisfacer esta triple demanda,
pues triple son los objetivos.
La descripción de documentos en arnh;,,
nc es C V , , ~ nn-mlA, AqA, ,.., "U'"" ""U "U"" '""'y"",U, "U"" Y "'
ofrece distintos niveles de ejecución, con
resiiltados diferentes, que dependen del
servicio que se pretenda alcanzar. Cs decir,
cada tipo de archivo busca en sus instrumentos
de descripción una finalidad concreta,
no coincidente obligatoriamente con
la que se pretende en otros, por lo que el
alcance de sus contenidos y esquema de
presentar id iníormaci6n i~abrdnci e ser íorzosamente
diferentes, aunque se les denomine
bajo el mismo nombre.
Los archivos de gestión o de oficina
están relacionados directamente con el
quehacer laboral cotidiano, con el procedimiento
administrativo, con los funcionarios,
quienes los utilizan como herramientas
de sil actividad. La intención no es otra
que la de localizar rápidamente el documento
o expediente para su manejo, por lo
que la descripción no ha de ser excesivamente
profunda, ni se lia de proceder a liacer
un análisis exhaustivo del mismo. Rasta
con ofrecer los datos mínimos indispensables,
no una completa descripcih, para
la recuperación del documento que se requiere
para realizar un acto administrativo
cualquiera. Algunos teóricos, por esta razón,
prefieren denominarlos instrumentos
<Ir trabajo o dr cxmsulta, rn Iiigar del grnérico
instrumentos de descripción.
Por el contrario, en los archivos definitirrnc
Q históricnc, e! d.. búcniiay--
da difiere en mucho de los anteriores, pues
no basta simplemtvt~c>o n ofrecer los datos
para su localización, sino que además hay
que contarlo, describirlo, para con ello
comprender su tenor y corriprobar si se
ajusta a las premisas planteadas por el investigador.
Ahora la información a transmitir
ha de ser más abundante y rica, se
han de enumerar con mayor profusión las
riialidadeq del dnciimrntc-i, de manera qiie
lo descrito est6 más abierto a una pluralidad
de usuarios y no resenrado a un único
tipo de interpelador, como en el caso anterior.
De aquí, que también se les conozca,
a estos niveles, bajo el apelativo de instru-
--A- L A A A :--.AL :-- - - : i -
l l l C l l L " CLC IIL"C>LI 5 ',CIVIL.
En resumen, cada edad de archivo o de
documento requiere una concreta descripción,
pues es diferente el servicio que en
cada una de ellas sc busca. Por cllo, cn cada
una de éstas se ha de redactar el que le
es propio. A menor edad, menor información.
A mayor edad, información más profusa
en datos. Para comprender y valorar
con detalle el porqué, cómo, cuándo y para
quién, remitimos al lcctor al manual El
ilrcliWo y el nrclzizlevo, nacido también de esta
misma pluma (PÉREZ HERRERO, 1997:
179 y SS.).
COLOFÓN O ÚLTIMOS
PENSAMIENTOS
De todo lo dicho se deben sacar, para ser
pragmáticos, algunas conclusiones y rccomendaciones
útiles de aplicación general.
Los archiveros desean la accesibilidad
plena, pues así promocionan la investigación,
se evitan críticas no justas ni merecidas,
su trabajo alcanza elevada rentabilidad,
y los documentos, como fuente histórica,
justifican su existencia y conservaci6n.
Sólo así los documentos son útiles por ser
utilizables.
La accesibilidad plena se ha de dlcan~ar
con el paso del tiempo (filtro legal), con el
trabajo de los archiveros (filtro de los descriptores)
y crin e! trabaje de !es resta~radores
(filtro de cu~iservacií,~P~e)r.o siempre
se va más lento que los afanes de consulta,
Los filtros de accesibilidad a los documentos públicos 43
pues todos los fondos se han de describir,
casi todos sc han de microfilmar y algunos
reslaurar. Si se logran eslas cotas, pocos
quedarán sin poderse consultar, es decir,
serán únicamente apartados de la consulta
lus cluc~inieri~cpisr oliihi Jcis pul- las leyes y
los que por su estado físico de conservación
se encuentren tan estropeados que s i l
microfilmación es imposible y su restaurdción
improductiva.
Hacen falta, pues, más archiverus, más
restauradores y más microfilmadores. Si se
equilibra este personal con la demanda de
los usuarios, se podrá tender a una accesibiiiciaci
mayor, tan cieseabie. inciuso ios
dos últimos filtros de accesibilidad podrán
desaparecer de las salas de investigación
de los archivos. Solo restará el filtro primero,
que se desarbola automáticamente
con el cumplimiento de los plazos de accesibilidad
y de consulta. Y este equilibrio estii
en manos de la Administración.
Desde un prisma meramente archivístico,
la accesibilidad y uso de los documentos
(que es lo que se pretende) es el último
peldaño de una secuencia de eslabones,
durique sed &te el prirr~eru que se ~ ~ I I M I I -
da y el que más se valora. No obstante, no
es una tarea, sino una corisecuericia de las
labores archivísticas que formsamente la.
han de anteceder. Es decir, toda consecuencia,
como fruto de un proceder, no se
reaiiza, sino que se obticnc como producto
resultante de unas operaciones previas, en
nuestro caso, conocidas con el nombre de
Tratamiento Archivistico.
Enrrque Prrez Herrero
ÁLVAREZ RICO, MANUEL (1979): "El dcrccho
de acceso a los documentos administrativos".
En Docimientación Adrninistratii.~~n,"
183, julio-septiembre.
DECRETO 305/1991, de 29 de iioviembre, por el
que se aprueba el Reglamento Orgánico de
la Consejería de Educación, Cultura y Deportes,
art. 17.i (BOC n" 119, de 28 de septiembre).
DECRETO 152/1994, de 21 de junio, de transferencia
de funciones de la Administración
Púhlica de la Comunidad Autónoma de Canarias
a los Cabildos Ir-isulares en materia de
cultura, deportes y patrimonio histhrico-artístico
(BOC no 92, de 28 de julio).
Diccionario de tcrn~irzología izrclzioísticn (1993).
Normas Técnicas 1. Dirección de .4rchivos
Estatales. Ministerio de Cultura.
LAS SIETE PARTIDAS del sabio rey dun Alunso
el norlo, izi~euilnieiltc glosndas por el licrricindo
Gregario López del Car~sr~jloic al d~ Indias
dc su Majestad. 1555a. Partida 2, título 9,
ley 12.
!.AS CKTL PA!?T!EAC d:! sabio wy do;; i?!<;;z;o c!
riorio, riwrurrwrrir plosridrrs put el licrri~iido
Gregorio Lópei del Coizsejo Real de Ilidias de sic
.Majestnd. 155517. Partida 1, titulo 6, ley 6.
LAS SIETE PARTIDAS dd sabio r f y doli Aloiiso rl
t~ono, n~teuanzetlte glosadas por el Iiceiici~ido
Gregario Lbpez del Corzsejo Rcnl 'ir lidias iic sir
Majcsiad. 1555c. Partida 3, título 2, ley 17.
LEY 7/ 1985, de 2 de abril, reguladora de las bases
del Régimen I.ocal (ROE no 80, de ? de
abril y cuiiccci6ii de r l l ü l r s cii ÜOC ii" i39,
de llade junio). Decreto 152/1994 (cf. ut su-
Fa)-
TEY lh/198i, cit. 25 de junio, del Patrimcinio
Histórico Español (BOE no 155, de 26 de junio).
Por error en dicho boletín se publicó
con el n" 13 de ley, error que fue subsanado
posteriormente.
LEY 3/1990, de 22 de febrero, de I'atrimonio
Dociimental y Archivos de Canarias (ROC n"
27, de 3 de marzo)
LEY 14/1990, de 26 de julio, de Reforma de la
Ley 8/1986, de 18 de noviembre, de Rtginieri
Jurídicu de las Administraciones Públicas
de Canarias (BOC no 96, de 1 de agosto).
T.EY 30/1992, de 26 de noviembre, de Régimen
Jurídico de las Administraciones Públicas y
del I'rocedimiento Común (BOE n" 285, de
27 de noviembre).
LEY ORGÁIICA 10/1995, de 23 de noviembre,
del Código Penal (DOE 11" 281, de 24 de noviembre).
LODOLINI, EL10 (1993): Arcliioística. Principios
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Madrid, 358 pp.
PÉREZ HERRERO, ENRlQUE (1995): "La importancia
de los documentos y la necesidad
de la conservación del Patrimonio Documental
Canario". En VI jorrindas de E s t u d m
snhrr 1,anzarotu y F u ~ r f ~ i l ~ v t uSuenr vicio de
lJublicaciones del Excmo. Cabildo Insular de
Lmsarote, Arrecife, pp. 721-751.
PÉREZ HERRERO, ENRIQUE (1997): El nrclliuo
y r! i i r i ; r iuc ru. S u s i l : ~ n i ~ uy s~ ~iiiiúupd r u ci 13utrimorrio
Docunleritnl Canario. Gobierno de
Canarias. Dirección General de Cultura. Islas
Canarias, 331 pp
REGLAMENTO DE LOS AKCHIVOS ECLb-
STÁSTTCOS ESPAÑOLES (1976). Junta Nacional
del Tesoro Documental y Bibliográfico
de la Igiesid Espdrivia y Awcidción Española
de Archiveros Eclesiásticos, León.
RESOLUCIÓN DE 14 DE DICIEMBRE DE 1984,
ue ia Secretaría Generai Técnica, por ia que
se da publicidad a los convenios entre la Administración
del Estado y determinadas Comunidades
Autónomas para la gestión de
Museos, Archibos y Bibliotecas de titularidad
estatal ( BOE, no 16, de 18 de enero de
1985). Con posterioridad se publicó en el
BOCA por ~ I E C O / LdI~C 7~ d~e~ jmI i u de 1985.
OUnversdad de a s Fanas d? Gran Canara i t o e c a Unuestsri Memmi Dgta le Caniris 20815