VEGUETA 9 (2006), ISSN: 1133-598X 41

BIBLID 1133-598X (2006) p. 41-62

LAS FUNCIONES CONSERVADORA, CULTURAL,

EDUCATIVA Y DE OCIO DE LOS ARCHIVOS

ENRIQUE PÉREZ HERRERO

Universidad de Las Palmas de Gran Canaria

Departamento de CC. HH.

eperez@dch.ulpgc.es

Fecha de recepción: junio de 2006

Resumen

Estas líneas pretenden demostrar el cambio radical que ha sufrido el concepto de archivo. En la

actualidad no se concibe el archivo únicamente como un centro de custodia de documentos merecedores

de ser conservados. Además de esta primigenia finalidad, el archivo ha ido adquiriendo

con el transcurso del tiempo otras funciones como son la cultural, la educativa y, por qué no, también

la del ocio. Estos centros han pasado de ser meros contenedores de documentos a laboratorios

de historia; de ser puntos de consulta de escasos lectores, a puntos de lectura empleados por usuarios

de muy diversa índole; de ser lugares de pura investigación, a lugares de estudio, de cultura y

de ocio. Antaño los archivos eran centros estáticos, cerrados, aislados unos de otros, carentes de

interés por atraer a nuevos usuarios. Al presente, tanto han cambiado que es difícil equiparar ambas

etapas, pues todo archivo que se precie de serlo ha de ser dinámico, abierto, relacionados entre sí,

preocupado en atraer nuevos investigadores y usuarios, mecanizado con las más modernas herramientas

que agilicen la búsqueda de información y beneficiarios de un marketing de captación de

nuevos usuarios y de evaluación de resultados.

Palabras clave: archivo, accesibilidad, educación, usuarios de los archivos, exposición documental.

Abstract

This article intends to demonstrate the radical change suffered by the concept of archives.

Archives are no longer conceived only as a centre for conserving worthy documents. Apart from

this original purpose, archives have taken on other functions over the years, like a cultural, educational

and, perhaps, a leisure function. These centres have changed from being a mere container of

documents, into history laboratories; from being a consultation centre for a few readers, to become

reading points used by users of all kinds; from being sites of pure research, to become places for

study, culture and leisure. Archives used to be closed, isolated and static places, with no interest in

attracting new users. Things have now changed so much that it is difficult to compare these two

stages, as any archive worthy of the name must be dynamic, open and concerned about attracting

new researchers and users, equipped with the latest tools to facilitate the search for information and

beneficiaries of a marketing strategy to bring in new users and evaluate results.

Key words: archive, accessibility, education, archive users, documentary exhibition.

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Enrique Pérez Herrero

Las funciones conservadora, cultural, educativa y de ocio de los archivos

1. TRADICIÓN Y MODERNIDAD

Muchas cosas han cambiando en poco

tiempo, y estos vertiginosos cambios han

afectado también al mundo de los archivos

y de los documentos. Uno de los más

atractivos cambios o evolución a los nuevos

tiempos ha sido la conversión de los

archivos, entendidos antaño como simples

depósitos de documentos, de laboratorios

de historia cerrados, conceptuados

como centros de poco interés social y cultural,

en, precisamente, todo lo contrario.

La mayoría de los ciudadanos conserva

aún la idea decimonónica de lo que es un

archivo. Su maridaje con locales llenos de

documentos, interesantes, eso sí, pero que

nadie reclama por ser obsoletos o por pensar

que la memoria de los pueblos no se contienen

en los archivos, sino en los libros de

historia que se custodian en las bibliotecas,

es una creencia bastante extendida. ¿Pero de

dónde se han obtenido las ideas y los conceptos

que la imprenta ha plasmado en las

hojas de los libros, revistas y otras series

de publicaciones? Nadie lo sabe, entre

otras de las razones, porque no se lo han

planteado siquiera. Y esto nos lleva a la

reflexión de que la población, en general,

no conoce estas instituciones, y que confunden

los archivos con las bibliotecas. Es

verdad que una gran mayoría asocia los

archivos con instituciones de acceso complicado,

restringido, o solo aptos para un

determinado usuario, el sesudo y aburrido

especialista y cronista de su localidad.

Hay que insistir, por lo tanto, en intentar

cercenar esta nefasta idea, y proyectar los

archivos más allá de la élite de los profesionales

de la investigación y de la docencia.

2.1. Los archivos como centros de conservación

de la memoria escrita (tradición)

El Hombre se distingue del resto de los

seres vivos por una característica unívoca,

como es la necesidad de comunicarse,

comunicación que ha alcanzado un desarrollo

muy complejo y estructurado.

Dicha comunicación se realiza mediante

la proyección hacia su interlocutor a través

de un canal o soporte que contiene un

código muy definido repleto de significados.

Este código no es inherente al género

humano, sino que se alcanza mediante

un aprendizaje previo.

Esta comunicación se puede dar de dos

maneras básicas: documento oral (fugaz

y no repetible) y documento escrito (conservable

y repetible). El documento oral

desaparece nada más emitirse, lo que

hace que su conservación, salvo en el

recuerdo, no sea posible. El documento

escrito, por el contrario, permanece físicamente

en el tiempo y en el espacio, por lo

que, al ser tangible, puede ser conservado,

contemplado, transportado y repetible

según necesidad y voluntad. El oral

carece de fuerza probatoria y testimonial.

El escrito posee valor probatorio y testimonial,

y se le puede atribuir claramente

un productor conocido y concreto. Éste

último es el documento de archivo.

El documento escrito, que nace como

herramienta de una actividad administrativa

fundamentalmente, se ha de conservar

(aunque no todos) de forma perfecta y organizada

en unos centros específicos, que se

denominan archivos. Los archivos, por lo

tanto, son centros de custodia, organización,

servicio y difusión de la memoria

escrita. Este material es sobre el que trabaja

el especialista en archivos, el archivero.

Éste se preocupa por su conservación,

clasificación orgánica, descripción, difusión

y servicio del material archivístico.

En resumen, los archivos son instituciones

que conservan, al margen de cualquier

otra actividad, nuestra memoria

escrita, también llamada patrimonio documental.

Aquí cabría la observación de

conservar para utilizar.

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Las funciones conservadora, cultural, educativa y de ocio de los archivos

2.2. Los archivos como centros de difusión

cultural (modernidad)

De las cotidianas tareas archivísticas,

como son la conservación, la descripción

y la difusión, solamente las dos primeras

han atraído la atención de la Administración

pública, atención más bien reclamada

e impuesta, en la mayoría de los casos,

por la preocupación insistente de los

archiveros, que nacida del interés espontáneo

de las administraciones. Y es verdad,

España ya, afortunadamente, cuenta

con una infraestructura archivística moderna

y abundante, toda ella encaminada a la

conservación perfecta y permanente de

nuestra memoria escrita. Se ha incrementado

considerablemente la política de

construcción de edificios de nueva planta,

en el mejor de los casos, o de la reestructuración

de inmuebles nobles y emblemáticos

(edificios, por otra parte, que

nadie deseaba para oficinas, hospitales,

escuelas, etc.), pues se consideraba, hasta

hace bastante pocos años, que éstos eran

los edificios más idóneos para guardar

antigüedades sacrosantas que nadie se

atrevía a tocar, difundir, sacar a la calle y

ofrecerlas al gran público.

En cuanto a la descripción de los fondos

documentales de los archivos, cabe

decir que ha sido y seguirá siendo tarea

silenciosa y constante. Pero este silencio

hay que erradicarlo, pues ¿para qué queremos

acometer tareas sin posibilidades

de su uso? Esta situación también ha

cambiado sustancialmente en los últimos

años, y ya se reclama la digitalización y la

informatización por parte de usuarios y

administraciones. Pero esta situación no

se puede considerar ni sincera ni productiva,

pues en muchos casos son productos

políticos para justificar una actuación de

difusión que no va más allá de la presentación

a los medios de los resultados que

se pretenden alcanzar.

Difusión, sí. ¿Pero cómo? Si volvemos

de nuevo la vista hacia atrás, veremos que

esta difusión que hoy se reclama se lograba

tímidamente a través de los distintos

libros publicados, guías y catálogos, destinados

únicamente a un público muy poco

numeroso, constituido por eruditos, curiosos

y cronistas. La función difusora que

hoy se defiende, quedaba constreñida y

supeditada a unos métodos ineficaces, que

no llegaba al público general. Y en esta

lucha se ha avanzado al presente, si no de

forma plena, sí lo suficiente como para

haber creado en los archivos y salas de

investigación unos nuevos usuarios.

Y si la situación ha cambiado, ha sido

gracias a la nueva ordenación jurídica,

movida por ese sentir popular que ansía

cultura y sabiduría y el empleo de los

archivos como instrumentos culturales.

La Constitución Española determina que

una de las obligaciones fundamentales es

promover el progreso de la cultura. Y

corresponde a todos los poderes públicos

la conservación, el enriquecimiento y

promoción del patrimonio histórico de

los pueblos, y determina en su artículo 44:

1. Los poderes públicos promoverán y

tutelarán el acceso a la cultura, a la

que todos tienen derecho.

2. Los poderes públicos promoverán la

ciencia y la investigación científica y

técnica en beneficio del interés general.

Estos principios fundamentales se

plasmaron en las diferentes normativas

que rigen nuestro Patrimonio Documental,

tanto a nivel nacional como a nivel

comunitario. Así en el preámbulo de la

Ley 16/1985, de Patrimonio Histórico

Español, leemos que:

Los medios de protección solamente

cobran sentido si, al final, nos llevan a que

un número mayor de ciudadanos pueda

acceder a los documentos que son herencia

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Las funciones conservadora, cultural, educativa y de ocio de los archivos

de la capacidad colectiva de un pueblo. En

los Ayuntamientos democráticos estos

bienes deben estar al servicio de la colectividad

en el convencimiento de que con esa

difusión se facilita el acceso a la cultura y

que ésta, en definitiva, es el camino seguro

hacia la libertad de los pueblos.

No muy distanciado se encuentra el

preámbulo de la Ley 3/1990, de Patrimonio

Documental y Archivos de Canarias,

que con otras palabras viene a defender

lo mismo: “los archivos contienen los testimonios

de las actividades de las instituciones

y de las personas de nuestra comunidad.

Son la memoria de las mismas y

como tal deben estar al servicio de los ciudadanos,

tanto en el ámbito de la gestión

administrativa, como en el de la investigación

histórica y la actividad cultural”.

Esta Ley, amén de todo lo dicho, se

propone “la custodia, conservación,

inventario, protección y difusión del

Patrimonio Documental de Canarias, a

través del Sistema Canario de Archivos”.

En su articulado, incide sobre lo

mismo cuando define el concepto de

archivo, entre otros aspectos. Y particularmente

determina que “El Gobierno de

Canarias y los Cabildos Insulares favorecerán

el conocimiento y la difusión del Patrimonio

Documental Canario” (art. 23.1).

Y por último, y antes de abandonar la

legislación y sin deseos de ahondar más

en ella, lo que sería posible, habremos de

traer a colación el reciente Decreto 160/2006,

de 8 de noviembre, por el que se aprueba

el Reglamento del Sistema de gestión documental

y organización de los archivos

dependientes de la Administración Pública

de la Comunidad Autónoma de Canarias.

En dicho Decreto se hace patente nuevamente

estos conceptos. Así leemos en

su art. 4.f, cuando define el concepto de

fondo documental, que éstos “han de dar

servicio a los ciudadanos por medio de la

custodia e información de sus derechos e

intereses, a la adecuada gestión de las instituciones

y al fomento de la investigación”.

En resumen, estos recordatorios son

más que ejemplares para comprender que

en la actualidad los archivos no sólo tienen

la obligación de conservar, sino también

el cometido de comunicar, difundir

y divulgar la cultura. Así pues, se convierten

en centros de proyección cultural

y social, por lo que a sus quehaceres tradicionales

se le suma otra responsabilidad:

las actividades culturales múltiples.

Pero craso error sería pensar que las

líneas precedentes narran una situación

excesivamente actual. Tengamos presente

que el Decreto de 24 de julio de 1947,

sobre Ordenación de los Archivos y

Bibliotecas y del Tesoro histórico-documental

y bibliográfico, ya incide en estas

cuestiones y plantea esta diatriba entre lo

tradicional y lo moderno, por cuanto dice

en su preámbulo que “al antiguo carácter

que tuvieron en su origen los Archivos y

Bibliotecas de depósitos o museos de

nuestra historia y de nuestra cultura (...)

sucedió el concepto de considerarlos

como Centros de cultura abiertos al estudio

y a la investigación... y a la divulgación

y la cultura”.

Este preámbulo, riquísimo en iniciativas,

no silencia que “en el campo sin límites

de la cultura no debe reducirse el Estado

solamente a ordenar las funciones de

los archivos en relación con la investigación

y los estudios superiores; debe atender

con especial cuidado, además, a la

divulgación de la cultura (...)”.

Indudablemente, los foros profesionales

sobre archivos tampoco podían estar

ajenos a esta nueva situación. Baste recordar

que el Consejo Internacional de

Archivos dedicó dos Mesas Redondas

(1954 y 1974) a este particular, tituladas

respectivamente Los archivos y la enseñanza

y Los archivos y las relaciones públicas.

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Las funciones conservadora, cultural, educativa y de ocio de los archivos

Un reto profesional nuevo se vislumbra.

Ya no satisface al archivero el organizar

los fondos que tiene a su custodia. Pretende,

además, diseñar una política a nivel

de centro para atraerse a los sectores de la

población poco interesados en los archivos,

por no decir desconocedores de los

mismos; captar al público del ocio, al estudiante,

a los miembros de asociaciones

profesionales, culturales, etc. La diversidad

del público obliga, es evidente, a la

aplicación de técnicas diferentes, como

visitas guiadas a escolares, exposiciones

documentales, ciclos de conferencias, cursos

formativos, etc.

Es decir, se ha de considerar necesaria

e importante la actividad cultural de los

archivos, sin menosprecio de su actividad

de organización y descripción documentales,

tarea primigenia, pero no la única,

actividad que desterrará la creencia errónea

del archivo como ente estático y sin

ningún dinamismo. Así, el Congreso de

la Unión Europea, en su Resolución de 6

de mayo de 2003 sobre los archivos en los

Estados miembros, entre otros muchos

puntos, subraya la importancia de los

archivos para la comprensión de la historia

y la cultura de Europa.

Como colofón, cabe decir ya sin ningún

tipo de reparo, que los archivos son centros

de cultura abiertos a todos los ciudadanos,

puntos de interés social, centros

multiusos, donde la ciencia convive tolerante

con la educación (visitas guiadas,

cursos) y el solaz (exposiciones, talleres).

Por otra parte, el empleo de las nuevas

tecnologías viene a facilitar esta difusión

a través de las autopistas de la información,

y los sistemas de multimedia abren

nuevos cauces para el desarrollo de las

actividades divulgativas y educadoras.

3. LOS USUARIOS EXTERNOS DE

LOS ARCHIVOS

Se deduce de todo lo anterior que cabe

distinguir en los usuarios de los archivos

varios niveles o personalidades, dependiendo

de la finalidad que les lleva a utilizar

estos centros. Desde la mitad del siglo

pasado podemos denotar, a través de las

estadísticas de sala, que los tipos de usuarios

se han enriquecido. Son los llamados

nuevos usuarios. Los investigadores profesionales

empiezan a compartir el silencio

de las salas de consulta con otros tipos

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Las funciones conservadora, cultural, educativa y de ocio de los archivos

de lectores, como son los aficionados, los

estudiantes (universitarios y no universitarios)

y los ciudadanos en general. Por

tanto, podemos clasificar al usuario externo

de los archivos en cuatro categorías

bien diferenciadas, y cada una reclama

un tratamiento diferente, pues diferentes

son sus conocimientos y demandas.

3.1. Los investigadores

El investigador profesional suele ser el

público habitual que conoce todo el

entramado de las fuentes históricas, la

manera de tratarlas y la forma de proceder

a su búsqueda. Suele reclamar poco la

colaboración de los archiveros, dado que

conoce los entresijos de los instrumentos

de descripción y las fuentes documentales

que le pueden ser de utilidad para

cumplir con su investigación. El término

de investigador profesional no es un

nivel de titulación, sino más bien un

grado alcanzado por la obtención de una

licenciatura, y cuya inquietud les lleva a

navegar por el pretérito para obtener un

reconocimiento de postgrado, como una

tesis doctoral, o simplemente trabajos de

investigación de una época o de una actividad

concretas. No es raro encontrar en

este grupo de usuarios a profesores universitarios

que desarrollan una línea de

investigación clara y personal.

3.2. Los aficionados

El término de aficionado no lleva una

carga peyorativa en su significado, simplemente

que no son ni historiadores

especializados ni estudiantes que buscan

una preparación intelectual. Se trata de

personas de disposición dispar que

invierten su tiempo en la búsqueda de

datos personales, como estudios genealógicos

y temas de historia local, movidos

por ese afán o curiosidad de comprender

de dónde vienen y en qué ámbito se han

desarrollado sus ancestros, desarrollo

que va muy unido a la historia local de su

ciudad, pueblo o villa. En muchos casos

estas investigaciones iniciales les conduce

a desarrollar verdaderos estudios completos

y bien estructurados, por lo que se

convierten, sin quererlo, en historiadores

sin título. Sus búsquedas suelen ser muy

concretas y tropiezan, hasta que se van

acostumbrando a la mecánica de los instrumentos

de descripción y a los principios

de la Archivística, como el principio

de procedencia, con escollos que les conduce

a una desorientación de la que sólo

el archivero les puede salvar. Son, por lo

tanto, usuarios que hay que atender concienzudamente

y con paciencia, pues en

caso contrario su desesperación y decepción

sería tal que optarían por abandonar

todo intento.

Esta reflexión nos lleva a la conclusión

de que hay que tratar al usuario como a

un cliente para evitar que, si no está satisfecho,

abandone el centro. Es decir, de la

actitud pasiva del archivero frente al

usuario, se ha pasado a una posición activa

para así satisfacer la demanda del

“cliente”, logro que viene a ser unos de

los principales objetivos de todo archivero

en los tiempos presentes.

3.3. Los estudiantes

Los estudiantes forman un grupo de

usuarios que, si bien hoy día son muy frecuentes

y nada extraños verlos enfrascados

en la lecturas de los documentos, sí lo

fueron en épocas pasadas. Pueden ser de

enseñanza primaria (los menos, que utilizan

el archivo como si de un museo se

tratase), secundaria (cada vez más, acompañados

por sus profesores y aleccionados

por el archivero en una visita didáctica

por las dependencias y servicios del

archivo) y los universitarios (los más, que

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Las funciones conservadora, cultural, educativa y de ocio de los archivos

van a cumplir trabajos de clase animados

por sus profesores, bien de historia, bien

de paleografía, etc.).

Para estos últimos usuarios, los estudiantes

universitarios, la iniciativa parte

de las universidades que los avalan, por

lo que suelen, aunque no en todos los

casos, según la experiencia habida, acudir

con ciertos conocimientos en la mecánica

de la utilización de estos centros, de sus

instrumentos de descripción, de la personalidad

de los fondos, de la organización

del archivo y de sus servicios, de los

medios que ofrecen y de las tipologías

documentales, aunque sin llegar a ser

auténticos paleógrafos, diplomatistas,

investigadores, etc. Algunos se convertirán

en investigadores profesionales,

otros, en cambio, abandonarán todo contacto

con el archivo y las fuentes históricas,

una vez presentados los trabajos de

clase y aprobada la asignatura.

3.4. Los ciudadanos

Y, por último, no hay que olvidar a los

ciudadanos en general, que acuden a los

archivos movidos por un interés personal

siempre en relación con la Administración.

Sus búsquedas no son científicas ni

históricas, sino más bien de interés personal

para resolver una situación administrativa,

como pago de impuestos, certificaciones

de actividades y un largísimo

etc. que no hace al caso. Por tratarse se

documentos recientes en la mayoría de

los casos, la accesibilidad está supeditada

a la legislación vigente, a la cautela de la

información y al derecho a la intimidad

personal y familiar. Más que pretender

un acceso directo a la documentación,

reclaman una accesibilidad indirecta, es

decir, a través de la solicitud de certificados

o fotocopias compulsadas supeditadas

a las tasas propias de la Administración.

4. LOS USUARIOS INTERNOS DE LOS

ARCHIVOS

Se entiende por tales a los productores

de la documentación transferida (Administración

Pública) o depositada en los

archivos por empresas, instituciones privadas,

familias poseedoras de archivos

patrimoniales, particulares, etc. Dichos

productores transferentes y donatarios

pueden en todo momento hacer uso de

los fondos de su titularidad para acometer

una actividad administrativa (el caso

de la Administración Pública) o la

demostración de un derecho o beneficio

adquirido (el resto).

Los usuarios internos pueden acceder

a la información que pretenden de dos

maneras, ambas legalmente reconocidas:

bien a través de un acceso directo (préstamo

temporal del documento en cuestión),

bien a través de una certificación o un

duplicado del mismo (fotocopia).

Caso muy particular es el usuario

interno al que hemos denominado Administración

Pública, por lo que debemos

dedicarle mayor atención. Por un lado,

significar que el archivo es el destinatario

último de la documentación que producen

en sus tareas administrativas la

Administración Publica del Estado, las

Comunidades Autónomas y la Administración

Local (entiéndase: ayuntamientos,

diputaciones y cabildos, principalmente).

Estos usuarios siguen manteniendo el uso

de la documentación transferida, dado

que dicha documentación es susceptible

de ser empleada como antecedentes o

prueba en cualquier momento en que el

acto administrativo lo requiera. En estos

casos, el archivo se ha de considerar

como un instrumento de recuperación de

la información o de la documentación

que custodia (a efectos de la gestión

administrativa) y como una extensión

espacial de sus unidades administrativas,

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Las funciones conservadora, cultural, educativa y de ocio de los archivos

dado que transfieren al archivo la documentación

de poco uso o de valor administrativo

cumplido por fin de la gestión

y por edad de los documentos. Pero nos

estamos metiendo en el campo de las tres

edades de los archivos y de los documentos,

del flujo documental, de las transferencias,

etc., que no ha lugar al presente.

5. MARKETING DE ARCHIVOS O

CAPTACIÓN DE USUARIOS

Una vez vistos los objetivos y los

usuarios, como mojones de arranque para

alcanzar un fin, hay que pensar en cómo

podemos lograr la función cultural de los

archivos con éxito y sin desmayar en el

intento, a pesar de los muchos obstáculos

que se puedan levantar en contra. Es lo

que se llama estrategia de captación de

clientes o marketing.

Si partimos del hecho del deseo de

proyectar una nueva y buena imagen del

archivo con respecto a la sociedad en

general, compuesta por la suma de los

usuarios tradicionales y los nuevos usuarios,

está claro que se deberá cambiar en

mucho la estrategia de captación y de los

servicios que todo archivo moderno

puede ofrecer a la demanda que se presenta

en la actualidad. Dicha mecánica

tiene, por lo tanto, varias vertientes claramente

diferenciadas y estrategias múltiples,

determinadas por el fin a alcanzar.

Hay que suscitar un interés por los

archivos, tanto dirigido a quienes lo utilizan

como hacia aquellos que no lo utilizan

o, simplemente, desconocen su existencia.

La tarea no es fácil ni rápida, pues

acabar con la opinión negativa que desde

antaño ha recalado en la opinión de la

gente en cuanto a los archivos se refiere,

no es tarea simple. Para ello, lo primero

en lo que se tiene que trabajar es en conocer,

identificar y valorar los intereses que

se puedan suscitar en los destinatarios de

esta novedosa actividad archivística:

comprender sus gustos, sus necesidades,

reclamar su atención e interés; en definitiva,

demostrar que los archivos no sólo

son centros de investigación de unos

pocos, sino también enclaves dinámicos y

multidisciplinares, y cuyo uso va desde el

erudito hasta el niño, desde el historiador

científico hasta el ciudadano de a pie.

Unos lo utilizarán para sus estudios,

otros acudirán al archivo como divertimento

y solaz y otros, simplemente, por

curiosidad ante la nueva posibilidad que

se le brinda de conocer la memoria escrita,

la historia de su ciudad, y que los

museos no son los únicos que les hablan

de tiempos pasados.

Se ha dicho que los documentos de

archivo no son estéticamente atractivos,

como las piezas de un museo. Dicha opinión

no es tan exacta. Al igual que en un

museo se eligen piezas representativas,

bellas, atractivas para reclamar a sus visitantes,

igual puede y debe ocurrir en los

archivos. ¿Acaso no es interesante un plano

antiguo de la ciudad del visitante? ¿No es

atractivo un documento que le hable de

un hecho social de hace varios siglos? La

labor del archivero está, indudablemente,

en la buena elección de las piezas a exponer

para atraer el interés y erradicar el

aburrimiento de ver una secuencia de

documentos estáticos, aburridos más que

atractivos.

Pero para lograr con éxito esta actividad,

hay que estudiar de antemano los

diferentes tipos de usuarios e intuir lo

que piensan encontrar antes de penetrar

por la puerta de ingreso del archivo.

Cada tipo de usuario tiene una intranquilidad,

una curiosidad diferente, un porqué

en su decisión de acudir a los archivos.

Y a cada uno de ellos hay que ofrecerle

lo que busca. Pero no sólo hay que diseñar

estrategias, sino también, a posteriori,

analizar los resultados alcanzados para

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Las funciones conservadora, cultural, educativa y de ocio de los archivos

modificar, de darse el caso, la estrategia

implantada. Por tanto, se trata de una

actividad que se desarrolla en el tiempo,

estructurando poco a poco, según las

encuestas de valoración de los resultados

logrados. ¿Ha sido positiva la estrategia

adoptada? ¿Los visitantes frecuentan las

exposiciones, según éstas van renovándose?

De tratarse de ciclos de conferencias,

por salirnos de las exposiciones, ¿volvemos

a ver las mismas caras junto con

otras nuevas?

Ya es una realidad ver cada vez más

esta preocupación en la bibliografía

actual sobre archivos. Es un hecho que se

ha decantado como uno de los objetivos

de todo archivo, aunque sus resultados

aún no hayan alcanzado los niveles pretendidos.

Los archivos nacionales pueden

tener mejores expectativas, pues conservan

documentos de gran belleza, con signos

de validación raros, firmas de monarcas

por todos conocidos, etc. Pero

también es verdad que en archivos de

menor alcance, como los provinciales o

municipales, hay otra serie de elementos

atractivos, como fotografías antiguas que

rememoran rincones urbanos esfumados,

planos de edificios destruidos, costumbres

desaparecidas o a punto de desaparecer.

Estas cuestiones interesan al visitante

local, incluso más que las

miniaturas, los documentos en pergaminos,

etc., que nada o muy poco les dice,

pues no se ven reflejados en ellos.

Los indicadores de marketing serán

los que nos hablen de los niveles alcanzados,

de los éxitos o de los fracasos. Son

una buena herramienta para mantener,

mejorar o cambiar radicalmente el producto.

Nos estamos refiriendo a encuestas

a rellenar por el usuario, encuestas

que deben ser sencillas de responder,

rápidas en su cumplimiento y anónimas.

También es conveniente sondear al

encuestado sobre posibles proyectos o

cuestiones relacionadas con la imagen

social del archivo. Así, entre todos, podemos

contribuir a mejorar la imagen y a

hacer más atractiva cualquier actividad

cultural.

El indicador más obvio es el que nos

refleja el número de asistentes a las actividades.

Su utilización es definitiva para

decidir el fomento o la anulación de

determinadas actividades. Actividades

con elevado número de asistentes, deberán

permanecer. Actividades con escaso

número de participantes, o bien se han de

anular de cualquier política cultural, o

modificar si se llega a la conclusión de

que el error está en los planteamientos y

no en la actividad misma.

En un principio, el indicador numérico

puede ser algo decepcionante para el

archivero (de ser negativo), pero la mejora

de las actividades puede ser suficiente

para ver un incremento sustancial, lo que

nos habla no de un desinterés por parte

del público, sino de una equivocada

estrategia a la hora de ofertar la actividad

o actividades.

Por último, no hay que olvidar, por

operativo y clarividente, valorar el

impacto en la prensa local. Téngase en

cuenta, que los periodistas y los medios

de comunicación buscan noticias que

interesen a sus lectores, siendo, por desgracia,

las culturales las que menos líneas

suelen ocupar en los diarios y en las noticias

televisivas. Estratagema para llamar

la atención a los medios de comunicación

suele ser la de contar con la presencia de

autoridades de cualquier tipo, bien sean

políticas, culturales o, simplemente, de

reconocido prestigio. Sólo el hecho de

que aparezca una actividad cultural desarrollada

en un archivo en los medios de

comunicación se puede considerar como

un éxito. Cierto es que esta estratagema

ha de venir acompañada de una calidad en

la actividad para que luego, por sí misma,

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Las funciones conservadora, cultural, educativa y de ocio de los archivos

se mantenga en candelero y atraiga a los

potenciales visitantes o participantes.

Sólo las circunstancias excepcionales

logran un fuerte impacto en los medios

de comunicación, como son las nuevas

instalaciones, la construcción de archivos

de nueva planta o la reforma de los existentes,

las incorporaciones de fondos

extraordinarios, etc. De todo ello se deduce

que los archivos no despierta el interés

del gran público.

6. LOS SERVICIOS EDUCATIVOS Y

CULTURALES DEL ARCHIVO

Planteadas en líneas precedentes el

porqué y el para qué, queda por hablar

del cómo. Es decir, cómo se materializa la

hasta ahora utópica pretensión de llevar a

cabo la labor cultural y educativa, en

otras palabras, la función social de los

archivos.

6.1. El archivo como centro de información

El archivo es un centro de información,

la cual será más o menos extensa

según el tipo de archivo de que se trate.

Lo que es indudable es que se puede y

debe considerar como el centro de información

de la localidad de residencia (un

archivo municipal) o como el epicentro

de información del ámbito geográfico que

alcance a través de los fondos documentales

que custodia y organiza (un archivo

histórico provincial). Como centro de

información y, por tanto, lugar de cultura

y del saber, es punto donde se desarrolla

la historial local, provincial, regional,

nacional o comunitaria, dado que es

depositario natural de la memoria escrita

de su ámbito de alcance.

Un archivo no es algo muerto, sin vida

propia, estático y estanco, sino todo lo

contrario. Es un centro de información

vivo, no sólo por atesorar parte del acervo

cultural, sino porque, además, dirige y

facilita sabiduría a las administraciones

que lo requieran, a los investigadores de

nuestro pasado que lo precisen y a los

ciudadanos que lo necesiten para defensa

de sus intereses y derechos.

Como centro de información ha de

contar con las herramientas necesarias

para el buen desarrollo de esta actividad,

no sólo a nivel de la descripción (inventarios,

índices), sino también a nivel de la

comunicación (informática, transporte de

expedientes en el caso de préstamos, etc.)

6.2. El archivo como centro de educación

Por otro lado, es un centro de educación

sin ningún tipo de cortapisas por

edad, por preparación académica, por

profesión, etc. Es un centro de educación

universal, abierto a todo aquel que

demande este socorro. El archivo debe

incentivar la búsqueda de conocimientos

por parte de sus usuarios. La educación

no es un privilegio de una determinada

clase social, sino que está abierta a cualquier

tipo de receptor. Y tanto es así, que

en la Constitución Española se asevera

que todos tienen el derecho a la educación

(art. 27.1), que los poderes públicos

garantizarán el derecho de todos a la educación

mediante una programación general

de la enseñanza, con participación

efectiva de todos los sectores afectados

(un archivo puede ser un centro afectado)

y la creación de centros docentes (art.

27.5), y que los poderes públicos promoverán

y tutelarán el acceso a la cultura (y

la cultura está en los archivos sin menosprecio

de otros centros culturales) a la

que todos tienen derecho (art. 44.1).

El propósito de esta peculiaridad no es

otro que mostrar las fuentes primarias

como herramientas didácticas de la historia

o la geografía; estimular el sentido crítico

ante documentos diferentes que evocan

VEGUETA 9 (2006), ISSN: 1133-598X 51

Enrique Pérez Herrero

Las funciones conservadora, cultural, educativa y de ocio de los archivos

un mismo acontecimiento; avivar una

curiosidad y un interés por los documentos

y los archivos; y fomentar el respeto

por el patrimonio documental y la memoria

escrita.

La UNESCO afirma que la Educación

ha de ser continua a lo largo de la vida, y

en este concepto podemos situar perfectamente

a los archivos para el desarrollo

educativo. La educación comienza en la

escuela, pero continúa en el archivo.

Conocer qué es un archivo, saber para

qué sirve, cómo funciona y qué servicios

puede ofertar para la educación y la

investigación son supuestos que el alumno

puede recibir en la escuela, conocimientos

que más tarde podrá aplicar más

pragmáticamente en niveles superiores

de educación, como, por ejemplo, los universitarios.

Esta relación entre archivo y educación

se ha de encauzar a través de la

correspondencia profesional entre el

archivero y el docente. Esta conexión que,

en un principio parece lógica y positiva, e

incluso ya aceptada, no está legalmente

establecida. Brilla por su ausencia en las

leyes nacionales y comunitarias referidas

al Patrimonio Documental. Se apunta, eso

sí, que el Estado garantizará el acceso a

los ciudadanos a todos los archivos, pero

no se indica cómo se ha de materializar

en la vertiente que nos ocupa, y ni siquiera

se anima a ello. Quizá esta falta ancestral

de unión entre educación y archivo y

la inexistencia heredada de unos programas

de formación al respecto sean la

causa que ha fornecido el desconocimiento

de la función social y educadora de los

archivos. Al archivero, pues, le corresponde

esta actividad, amén de alertar a

las administraciones correspondientes la

importancia del archivo como centro de

información, educación y ocio.

La labor del archivero se ve ahora

ampliada con otras funciones que se suman

a la de simple custodio y organizador de

los fondos documentales a él encomendados.

La labor de archiveros y educadores

sólo será efectiva si canalizan conjuntamente

este fin, si entre ambos trazan programas

educativos; los primeros se encargarán

de la elección del material

archivístico con el que trabajar; los segundos

desarrollarán un programa o tema a

exponer en las aulas y a ampliar en los

archivos.

Hoy la educación se acepta como una

función primordial de los archivos, y

éstos se constituyen en centros educadores

por excelencia. Pero hay que acotar o

definir mejor sus parámetros diciendo

que se trata de una educación no reglada

o formal. No son centros educativos definidos

por un sistema de enseñanza reglada,

bien es verdad, pero también hay que

admitir, por otra parte, que les es inherente

el papel de educar a la sociedad. Es

decir, que se establece una perfecta relación

entre enseñanza reglada y no reglada,

pues se complementan a la perfección.

Desde no hace mucho tiempo, se viene

comprobando que una educación exclusivamente

formal o reglada no satisface la

expectativas docente, sino que ésta se

debe complementar con otros tipos de

actividades culturales, como lo son los

usos de las bibliotecas, de los archivos y

de los museos, que podemos considerar

como extensiones de las aulas, extensiones

que cada vez van adquiriendo mayor

protagonismo.

En España esta actividad, que se está

vendiendo como novedosa, productiva y

democrática, en otros países ya presenta

cierta raigambre. La iniciativa de incorporar

los archivos en la educación partió de

Francia, cuando en 1950 se formó el Service

Éducatif, cuyo cometido era organizar y

armonizar de forma conjunta las actividades

de los docentes con las que pudieran ofrece,

para los mimos fines, los profesionales

52 VEGUETA 9 (2006), ISSN: 1133-598X

Enrique Pérez Herrero

Las funciones conservadora, cultural, educativa y de ocio de los archivos

de la Archivística. ¿Por qué no hablar de

matrimonio entre Pedagogía y Archivística?

La experiencia francesa, aunque cercana

geográficamente, tardó en descubrirse

en nuestro país. Los programas

franceses incorporan a la educación formal

las posibilidades que los archivos

podían ofrecer, como el conocimiento y

estudio de las fuentes primarias de la

información (el documento), el uso de las

exposiciones documentales como prolongación

a la docencia impartida en las

aulas, los cursos para historiadores noveles,

los debates, el respeto hacia el patrimonio

documental de los pueblos, el

esmero en su conservación y uso, etc.

Fructífera fue, sin duda, esta nueva experiencia

que se ofrecía, por cuanto en 1954,

esta cuestión fue elegida como tema de

debate en el Primer Congreso Internacional

de Archivos.

Los alemanes sí se fijaron en los modelos

franceses y los implantaron de forma

experimental, aunque, como en España,

todavía no se han asentado unas bases lo

suficientemente fuertes como para recabar

la ayuda, el consejo y la obligatoriedad

de esta fructífera actividad por parte

de las administraciones. En casi todos los

países, la conjugación de los educadores

con los archiveros se realiza mediante

unos contactos aislados y personales,

pues se carece de canales institucionales

para llevarlos a buen puerto.

Gran Bretaña, aunque hay ciertos

intentos sobre lo mismo a finales del siglo

XIX, hasta el año 1971 no se planteó la

importancia del archivero y de los archivos

como elementos educativos.

Venezuela también intentó este maridaje

sin fruto alguno. El Reglamento Provisional

del Archivo Nacional de Venezuela

anuncia que es necesario acercar a

los alumnos a los archivos. La iniciativa

fue buena, pero no se llegó a materializar

por aquel entonces, quizá debido a frágiles

planteamientos o a la incredulidad de

acercar la escuela a unos centros de solera

únicamente reservados a la investigación

científica, o a la desgana de los archiveros

tradicionalistas a descender a

niveles populares.

En contra, podemos citar a los archivos

de la Unión Soviética y países socialistas,

que siempre, con mayor o menor

fortuna, consideraron a los archivos como

focos de educación y adiestramiento.

7. LOS SERVICIOS PEDAGÓGICOS

DE ARCHIVOS

De todo ello se deduce que es importante

por práctico la creación de servicios

pedagógicos que diseñen y encaucen esta

actividad, con iniciativa y recursos propios.

Colaboradores de estos servicios

serán los archiveros y los docentes, quienes

aportarán experiencias y facilitarán

los trabajos. Esta función tiene que ser

asumida regladamente por un servicio

pedagógico, ya que responsabilizar a

archiveros y profesores en esta actividad

sería inoperativo. Su sede podría ser un

archivo, es decir, que cada archivo cuente

con este tipo de servicio como un elemento

más de su estructura funcional. Pero lo

más adecuado, pensamos, sería que dicho

servicio fuese estructuralmente ajeno al

archivo, residiese en el seno de la propia

administración general, y sirviese al unísono

a todos los archivos de la red de su

competencia o a su ámbito jurisdiccional.

De ser así, se obtendría una plataforma

de mayor ambición y, sobre todo, una

homogeneización en los planteamientos

y en las actividades a cumplir (itinerarios,

visitas guiadas, material pedagógico,

confección de videos, de charlas, conferencias,

etc.).

Un buen servicio pedagógico ha de

contar con un presupuesto propio y adecuado,

un personal profesional (docentes,

VEGUETA 9 (2006), ISSN: 1133-598X 53

Enrique Pérez Herrero

Las funciones conservadora, cultural, educativa y de ocio de los archivos

sociólogos, historiadores, archiveros y

otros), un fin (objetivo) y un método

(plan de actuación y captación de destinatarios)

claramente definidos y perseguidos.

No le será ajeno un marketing

para saber vender el producto y la posibilidad

de construir cuantos elementos de

difusión pueda concebir (trípticos, carteles,

propaganda de actividades ofertadas

o posibles, etc.). Sólo así se podrá obtener

un resultado positivo, atrayente, equilibrado,

unívoco, ajustado a las necesidades

de la Sociedad y de los alumnos. De

contarse con un servicio pedagógico central,

la planificación única sería muy

aprovechada y los recursos compartidos.

Pretender un servicio por centro es desaconsejable

por la multiplicidad de

esfuerzos, la disparidad de criterios y el

empleo, quizá, de recursos ineficaces por

insuficientes y repartidos.

Al servicio pedagógico le corresponde

el análisis de las necesidades, la planificación

y materialización de la acción, la

valoración de la personalidad de los diferentes

usuarios del mismo y el balance de

las cotas alcanzadas. El resultado del análisis

facilita una información riquísima

para modificar, de ser necesario, los comportamientos

del servicio y para acoplarlos

a las nuevas necesidades que se

pudieran presentar.

El resultado que se obtendría por la

implantación de un servicio pedagógico,

obviamente se podría resumir en los

siguientes puntos: educación, acercamiento

del archivo a estudiantes y público

en general, descubrimiento de la profesión

de archivero (visitas guiadas,

exposiciones documentales,...), formación

en la gestión de archivos (cursos sobre

Archivística), conocimiento de la memoria

histórica escrita y sus diversos modos

de manifestarse (tipos de escritura, de

soportes, de instrumentos de escribir, de

los diferentes signos de validación, etc.),

compresión y valoración del pasado, desarrollo

de un espíritu crítico ante la información

(análisis histórico), importancia

de los archivos, necesidad de los documentos,

respeto al Patrimonio Documental,

transformación del archivo en un centro

cultural más (al igual que las

bibliotecas, los museos y las salas de

exposición), nueva fórmula de enseñar

Historia (por manejar fuentes primigenias),

etc.

Además de todo lo dicho, dentro de

las actividades docentes de los archivos,

dependientes o no de un servicio pedagógico,

cabe citar las visitas dirigidas a escolares,

la maleta didáctica, las exposiciones,

los ciclos de conferencias, coloquios,

congresos y debates, cursos sobre Archivística,

publicaciones de los instrumento

de descripción (guía, inventario, catálogo),

edición de fuentes, etc.

Los alumnos pueden conocer el archivo

por dos procedimientos. Llevar a los

alumnos al archivo (visitas guiadas) o llevar

el archivo a los centros docentes

(videos, películas, exposiciones itinerantes).

De las dos posibilidades mencionadas,

consideramos mucho más eficiente y

lúdica la primera de ellas. Es decir, llevar

a los educandos al archivos encabezados

por su preceptor y recibidos y atendidos

por el archivero del centro visitado.

7.1. Las visitas dirigidas

Las visitas dirigidas consisten en un

recorrido de los escolares u otro tipo de

visitantes por los diferentes circuitos del

archivo, al tiempo que se les ilustra con

una explicación sobre los objetivos, los

medios y métodos de trabajo del centro.

Cualquier estratagema para hacer inolvidable

la visita y hacer permanente el

recuerdo de la misma, se puede conceptuar

como un ardid positivo, por ocurrente

54 VEGUETA 9 (2006), ISSN: 1133-598X

Enrique Pérez Herrero

Las funciones conservadora, cultural, educativa y de ocio de los archivos

que éste sea: juegos, puzzles, representación

de personajes históricos convertidos

en guías de la visita, etc.

El uso de los archivos es una consecuencia

de los planteamientos pedagógicos

modernos, que defienden una didáctica

más experimental que pasiva, y que

prefieren más el conocimiento del entorno

como catapulta al aprendizaje de lo

universal que una enseñanza descendente,

es decir, todo lo contrario, de lo general

a lo particular.

Las visitas guiadas han de lograr que

el archivo se convierta en un lugar de

enseñanza práctica y activa, dentro del

cual el escolar se mueva con soltura y

cierta libertad, con lo que perder el miedo

a establecimientos de esta personalidad,

que siempre dan una imagen de seriedad

(que no hay que destruir, ciertamente) y

lugares donde casi todo está prohibido.

En un segundo momento, dirigidos por

su profesor, la mecánica de la visita ha de

reservar algún momento para que el

alumno se plantee la búsqueda a determinadas

interrogantes expuestas en el aula.

Lógico es que toda visita ha de contar con

una estrategia para atraer al visitante,

estrategia que se ha de preparar de antemano

entre el profesor y el archivero o,

mejor aún, por el servicio pedagógico.

La visita no ha de ser ni una excursión

ni un aula, sino una puesta en práctica de

lo aprendido en asignaturas afines. Lo

que se pretende es la imbricación de una

teoría fría con una práctica cálida. Según

el nivel educativo, así será el método de

la visita y la profundidad de las interrogantes.

Se puede relacionar un tema

determinado expuesto en el aula con los

documentos que sobre lo mismo custodie

el archivo, todo, eso sí, supeditado a una

programación preliminar.

Hay que significar que la visita al

archivo siempre será posterior a una serie

de explicaciones y de trabajos de clase,

que abran la mente del escolar para percibir

con mayor fruto lo que luego pueda

descubrir en el archivo.

Tras las explicaciones y los coloquios,

siempre es atractivo ver documentos significativos

por su contenido y por su presencia,

los diferentes tipos de escritura y

su evolución en el tiempo y sellos de validación.

Hay que imbuir al escolar que los

archivos y los documentos no son aburridos,

sino todo lo contrario, pero tampoco

hay que caer en lo puramente anecdótico

y falaz. Además, recorrer las dependencias

del archivo es muy ilustrativo para

hacer comprender al visitante la labor

que se acomete diariamente en estos centros:

el método de consulta en sala de los

documentos, la estructura organizativa

de los fondos, los depósitos con estantería

móvil, las medidas de seguridad, la

forma de restaurar los documentos por

reintegración o laminación, diferentes

tipos de documentos (escritos, fotografías,

planos, dibujos, discos, fichas perforadas,

etc.), los diferentes soportes documentales

que se encuentren en el archivo

(papiro, pergamino, pizarra, papel, tela),

los instrumentos de descripción para la

localización de la información, las unidades

archivísticas (legajo, carpeta, libro,

planero), el empleo de cajas específicas

para guardar los documentos (cartón de

pH-neutro), el sistema de acceso a los

documentos y sus códigos de localización

(signaturas, número currens), el uso de las

nuevas tecnologías (informatización,

microfilmación y digitalización), el orden

y limpieza de las dependencias, etc. Todo

ello, además de asombrar sin duda, por

no esperado, facilitará la labor de erradicar

la opinión de que un archivo es un

lugar tétrico, oscuro, desordenado y casi

abandonado.

Toda visita ha de dejar un rescoldo de

recuerdo, pues si bien el visitante entra

con las manos vacías, cuando salga del

VEGUETA 9 (2006), ISSN: 1133-598X 55

Enrique Pérez Herrero

Las funciones conservadora, cultural, educativa y de ocio de los archivos

centro es conveniente que porte algo físico

a conservar y usar. Un folleto explicativo

de las funciones del archivo, un

pequeño vocabulario específico de la profesión,

láminas de documentos relevantes,

abecedarios paleográficos, etc., siempre

son algo que puede conservar,

consultar, comentar y enseñar a sus amigos

y familiares. De otra manera, la visita

caería en el olvido irremisiblemente.

7.2. La maleta pedagógica

Herramienta del servicio pedagógico

es la denominada maleta pedagógica.

Consiste en una carpeta, más o menos

vistosa y llamativa, con reproducciones

cronológicamente ordenadas de documentos

elegidos de antemano y acompañados

de sus correspondientes transcripciones

(de ser paleográficamente inaccesible

al estudiante), como, por ejemplo, documentos

sobre la constitución de la ciudad,

sobre algún evento histórico familiar, cartas

con firmas de personajes políticos y

culturales famosos de la localidad o de la

historia general, copias de fotografías

antiguas, que suelen llamar mucho la

atención, etc. No hay que olvidar, no obstante,

incorporar textos explicativos que

hablen de la historia del archivo, de su

significado, de los objetivos que persigue,

de la personalidad de los fondos documentales

que conserva, etc.

Cada texto histórico reproducido ha

de ir presentado por una introducción

que lo sitúe en el tiempo, en la época y en

el tema que trata. Esta explicación será

una entrada a la unidad didáctica definida

por el profesor en el aula. Tampoco

hay que desdeñar todo aquello que

pudiera facilitar la comprensión del texto,

como topónimos antiguos y su correlación

moderna, palabras no actuales y su

significado presente, explicación sucinta

de la ortografía, dado que lo primero que

llama la atención del estudiante son las

supuestas faltas ortográficas que cree

encontrar en los documentos anteriores a

la fijación de la norma ortográfica española.

Estas maletas podrán ser luego utilizadas

posteriormente en clase para entresacar

debidamente conclusiones y análisis

históricos a través de los documentos que

lo componen. La orientación y dirección

del profesor serán muy importantes para

dirigir a los alumnos en estos primeros

escarceos por las fuentes históricas, preferiblemente,

como queda dicho, relativas a

su localidad, y para que comprendan

cómo se conoce y confecciona la historia.

Este sistema de enseñar documentos,

dirigido al escolar fundamentalmente, sin

llegar a poderse considerar como una

exposición de documentos, permite bien

un simulacro de la misma y originar

debates y trabajos prácticos en el aula.

7.3. Introducción del archivo en las aulas

Apuntábamos más arriba que había

dos formas de acercar el archivo al alumno.

La primera queda expuesta con las

visitas dirigidas. La segunda consiste en

llevar el archivo a los centros docentes

(videos, películas, exposiciones itinerantes,

paneles portátiles con reproducciones

de documentos, etc.). En efecto, cuando

los escolares no pueden visitar el archivo,

éste debe acercarse a ellos; es decir, penetrar

en el aula mediante proyección de

películas, videos, diapositivas y, en la

actualidad, mediante el empleo de los sistemas

de multimedia. Es una buena fórmula,

pero puede crear una situación de

acomodo que evite la visita real. Es más

sencillo desplazar estos tipos de herramientas

a un centro docente, que movilizar

a los alumnos en las llamadas visitas

extraescolares.

56 VEGUETA 9 (2006), ISSN: 1133-598X

Enrique Pérez Herrero

Las funciones conservadora, cultural, educativa y de ocio de los archivos

No obstante, es una posibilidad para

enseñar indirectamente todo lo dicho

anteriormente a través de imágenes móviles

(películas y videos didácticos) o fijas

(diapositivas, microfilmes de documentos,

imágenes en cd-rom, cartelería, etc.).

7.4. Las exposiciones

Otra herramienta didáctica y divulgativa

es la exposición documental. Esta

solución, afortunadamente, está muy en

boga, aunque aún subyace el prejuicio de

que los documentos no son tan atractivos

como las piezas de los museos (arqueológicos,

pinacotecas, de bellas artes). Así lo

podemos constatar en las estadísticas que

se suelen confeccionar en estos centros

culturales y pedagógicos. La letra, me

refiero a las exposiciones de documentos

escritos, ni con sangre entra. Pretender

que un documento sea más atractivo o

igual que una escultura o un cuadro, seria

mucho pretender. La única solución para

atraer al espectador es mentalizar a la

gente que lo importante e interesante no

ha de ser forzosamente bello. Por contra,

la habilidad del archivero, en estos casos,

reside en saber hacer atrayente la exposición

de documentos, pero no sólo de cara

al investigador asiduo a los archivos, sino

también de cara a la población en general.

El reto está echado.

Montar una exposición no es tarea

fácil. Es necesaria una programación para

determinar qué es lo que se desea lograr.

Para ello, es preciso contar con expertos

en montajes que planifiquen la división

de los espacios, la diacronía de la exposición,

la combinación de la luz con los

objetos, los rótulos indicadores de la circulación

ordenada a través de la exposición,

las medidas de seguridad ambiental,

las vitrinas adecuadas desde el punto

de vista estético y de la seguridad de las

piezas, el aspecto didáctico de la muestra,

la elección de los documentos a emplear

para lograr un abanico de interés lo más

extenso posible (que no sólo atraiga a

puntuales visitantes), etc. Una vez más, la

tarea interdisciplinar surge, como elemento

necesario, constituida por montadores,

archiveros, restauradores, pedagogos,

sociólogos, etc.

La manera de presentar las piezas

hará que éstas adquieran un empaque

que en solitario quizá no alcancen, salvo

para estudiosos e investigadores. La

manipulación de los documentos, su

agrupación o aislamiento, su número, el

resalte de unos sobre otros, y otros extremos,

indicaran la importancia que se les

quiera otorgar y así atraer el interés del

visitante pasivo. Todo ello, de forma

subliminal, creará un ambiente propicio

para la comunicación silenciosa, sin que

el espectador se dé cuenta de ello y se

sienta manipulado o dirigido.

Según la intención del centro, las

exposiciones pueden tipificarse con arreglo

al objetivo final que se pretende alcanzar

y a la disponibilidad de medios y

espacios con que cuente. Pueden ser permanentes

(la exposición no se clausura,

aunque los documentos se vayan cambiando,

pues la constante exposición de

los documentos perjudican su estado de

conservación), temporales (si después de

un cierto tiempo se desmontan y desaparecen),

itinerantes (si van cambiando de

ubicación geográfica para así facilitar su

visionado a un mayor elenco de visitantes),

generales (si no tratan un tema específico),

antológica (si se trata de documentos

escogidos por ser dignos de ser destacados

pero concordantes entre sí), misceláneas

(si muestran documentos inconexos

y sin relación alguna), monográficas (si

trata de un asunto o tema en particular: un

acontecimiento histórico, preferentemente

VEGUETA 9 (2006), ISSN: 1133-598X 57

Enrique Pérez Herrero

Las funciones conservadora, cultural, educativa y de ocio de los archivos

local, sigilografía, paleografía, etc.) y facsimilares

(cuando no se muestran originales,

sino reproducciones).

Otro planteamiento a tenerse muy en

cuenta es la elección de los documentos a

exponer. Sea cual sea, siempre se han de

considerar ciertos detalles para que la

exposición sea atractiva y sugerente. La

presencia de documentos antiguos es

importante, por el sentido misterioso y

sentimental que todo lo antiguo despierta

en las gentes, aunque no los entiendan.

No obstante, lo deseable es que la gente

se pueda identificar con los documentos,

y para ello se hace imprescindibles que

los puedan leer con mayor o menor dificultad.

Siempre cabe la solución de la

transcripción completa o parcial y del

resumen.

Fundamental es conocer el entorno

social para ofrecer lo que presumiblemente

se desea. Montar una exposición

estrictamente de carácter paleográfico,

sólo visitada y comprendida por los eruditos,

conducirá a un estrepitoso fracaso

que puede desmoralizar al archivero en

la continuidad de la actividad.

La elección del tema puede estar supeditada

a múltiples variables. Los temas

imperecederos suelen garantizar el interés

del visitante por ser atrayentes y costumbristas:

la vida cotidiana, el folclore

(creencias, costumbres, artesanía, tradición...),

los cambios producidos en la ciudad

a lo largo del tiempo (planos y fotografías),

la emigración, eventos sociales

(festividades religiosas, civiles, populares),

etc. En este aspecto juega un papel

muy interesante la habilidad del archivero

en conjugar la oportunidad y la actualidad

con documentos textuales o gráficos

que conserve el archivo. Hay muchos

temas de plena actualidad que se pueden

rastrear en siglos o años pasados. Es

como un magacín histórico, que suele ser

muy atractivo para cuantos visitan la

exposición.

En resumen, los documentos seleccionados

han de ser atractivos, tanto por sus

caracteres externos (soportes raros,

miniaturas, tumbo, mapas coloristas,

nuevos soportes) como por su contenido

o información; han de ser evocadores

(formas de vida, actividades, edificios,

barrios desaparecidos, etc.); que ilustren

sobre el tema elegido; que sean sugerentes

(es decir, que susciten la emoción); y

que, en general, no conviertan la exposición

en algo aburrido, tedioso y que cause

cansancio y ganas de marcharse. El

empleo del ingenio, la habilidad y el uso

de artificios para evitar la monotonía

siempre serán de gran utilidad y éxito

(montajes audiovisuales, multimedia,

hipermedia, música de fondo, sucesión

de diapositivas en un punto muerto de la

sala de exposición).

En el montaje de una exposición se

tendrá muy en cuenta determinados aspectos.

Cada objeto deberá ir acompañado

de una leyenda o rótulo, claro y conciso,

que lo identifique individualmente. A

nivel global, también las diferentes partes

de la exposición se señalizarán mediante

letreros destacados de gran formato para

que el visitante sepa en todo momento en

qué nivel se encuentra. Los textos de estas

leyendas, individuales o colectivos, huirán

de toda erudición, por lo que se empleará

un vocabulario sencillo que sea comprensible

para cualquier tipo de visitante.

Al visitante se le proveerá de un

esquema del circuito de la exposición y

de folletos, guías y catálogos de las piezas

para que pueda conducirse cómodamente

entre vitrinas y documentos de la manera

más didáctica posible.

En el montaje se deberá recurrir a cuantas

medidas de protección sean posibles.

Las vitrinas tendrán el diseño oportuno

58 VEGUETA 9 (2006), ISSN: 1133-598X

Enrique Pérez Herrero

Las funciones conservadora, cultural, educativa y de ocio de los archivos

para garantizar la buena conservación del

material expuesto, y siempre protegidos

por cristales irrompible y filtrante de los

rayos ultravioletas; sus dimensiones y

altura del suelo será la óptima para facilitar

la observación de su contenido; carecerán

de luz interior, que aumenta la temperatura

interna del contenedor; los

documentos no se amontonarán producto

de un horror al vacío; es preferible

colocarlos sobre cartulina de color que

realce su imagen; y se adoptarán cuantas

medidas de conservación y medioambientales

se precisen.

A nivel general, el control de la humedad,

temperatura y luz es importante. La

humedad será la idónea, que podrá

variar dependiendo de los soportes documentales.

De tratarse de documentos en

papel, lo recomendable es mantener una

humedad constante entre 55% y 60% de

humedad relativa. La luz será vigilada

puntualmente, pues una luz natural que

incida directamente sobre la pieza es perniciosa,

dado que se trata de un blanqueador

que puede reducir la resolución

de las tintas y del papel. La luz natural

será tamizada y en ningún caso incidirá

directamente en las piezas de la muestra.

La luz artificial es más recomendable,

siempre y en cuanto no sobrepase los ± 80

lux a nivel de la pieza. Una luz inadecuada

puede entorpecer la visualización de

las piezas, por lo que se tienen que tener

muy en cuenta los reflejos en los cristales

y que no deslumbre al ojo del espectador.

Lo habitual es que cada archivo presente

sus propios documentos. Pero, de

ser necesario, cabe la posibilidad de

poder exponer documentos de otros centros

para completar, por ejemplo, una

exposición monográfica sobre un tema

determinado. En este caso, la legislación

vigente sobre el Patrimonio Documental,

tanto la nacional como las autonómicas,

contemplan este hecho y lo permiten

siempre y cuanto se cumplen una serie de

requisitos y formalidades.

De tratarse de documentos de titularidad

estatal, es imprescindible solicitar al

Ministerio de Cultura, por escrito, el preceptivo

permiso del préstamo temporal.

En dicho escrito ha de figurar el nombre

de la exposición, el comisario responsable

de la misma, la valoración económica del

documento y las fechas extremas de la

muestra. Dicha solicitud de préstamo se

autorizará mediante orden ministerial, en

cuyo tenor, de ser autorizado, se exigirá

al solicitante la contratación de un seguro,

la duplicación del documento solicitado, la

donación de dos ejemplares del catálogo

de la muestra y el compromiso, por escrito,

en el acta de recepción, de todos estas

condiciones. El préstamo nunca superará

el plazo de seis meses. De ser necesario, el

plazo se podrá ampliar mediante nueva

solicitud y nueva orden ministerial.

En el caso de las comunidades autonómicas,

el mencionado permiso será otorgado

por dichas administraciones. En el caso

de Canarias, la Ley 3/1990, de Patrimonio

Documental y Archivos de Canarias, determina

que la salida temporal habrá de ser

autorizada por el Gobierno de Canarias o,

de tratarse de documentos de titularidad

estatal, cuyo permiso corresponde al citado

Ministerio, el préstamo autorizado se

comunicará al Gobierno de Canarias:

Artículo 34: La salida de su sede,

incluso temporal, de los documentos a

que se refieren los artículos 2 y 3 (los

documentos que conforman el patrimonio

documental canario) de esta Ley, conservados

en los archivos de uso público,

habrá de ser autorizada por el Gobierno

de Canarias o, en su caso, por el respectivo

Cabildo Insular.

Artículo 35: la salida temporal de su

sede de documentos conservados en

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Enrique Pérez Herrero

Las funciones conservadora, cultural, educativa y de ocio de los archivos

archivos de titularidad estatal, que se

encuentren en el Archipiélago Canario, se

comunicará al Gobierno de Canarias.

7.5. Los cursos, coloquios, congresos y

debates

Éstas actividades de difusión y de función

educativa se pueden complementar

con otros tipos de actividades: cursos

(sobre tratamiento archivístico dirigido a

los funcionarios; cursos sobre paleografía,

archivística y diplomática dirigidos a

estudiantes universitarios y post-graduados...),

coloquios, congresos y debates

(sobre temas históricos de interés general

o monográficos sobre una determinada

época, etc.), publicaciones (guías de fuentes,

edición de textos representativos, instrumentos

de descripción, edición de una

revista periódica) y cuantas otras soluciones

se juzguen convenientes. En todos los

casos, es importante y fundamental que a

estas actividades se les dé suficiente publicidad

en los medios de comunicación, es

decir, que no quede entre el centro organizador

y los participantes.

8. LOS ARCHIVOS Y EL OCIO

Hasta este momento se han venido

analizando los cometidos del archivo

desde un punto de vista de conservación

y de cultura. Pero no se debe evitar, para

dar una imagen completa de los archivos

en la sociedad contemporánea, la reflexión

relativa al papel que pueden jugar

los archivos en los momentos de ocio de

los ciudadanos no investigadores. Téngase

en cuenta que el ocio no sólo debe estar

vinculado con el aspecto vacacional de

puro descanso y diversión, sino también

con la recreación del alma ante sensaciones

agradables originadas por apreciaciones

espirituales y, si se quisiera exagerar,

hasta contemplativas.

El concepto del ocio ha cambiando sustancialmente

a lo largo de los tiempos y de

las culturas. En los siglos medios, el ocio o

tiempo libre estaba reservado únicamente

a las clases dominantes, que no necesitaban

trabajar sin desmayo para lograr una

estabilidad que consistía, en la mayoría

de los casos, en asegurar el sustento y el

desahogo diario de la persona y de la

familia. Este estado se alcanza cuando se

han cumplido todas las obligaciones que

conducen al hombre al trabajo y a la preocupación;

es decir, cuando ha cumplido

con su profesión, familia, relaciones

sociales, descanso físico y sueño, higiene

y alimentación. Sólo cuando se tienen

resueltas todas estas situaciones, es cuando

el ocio entra en juego. El archivo no

causa en el individuo ocioso diversión

(en el ánimo) ni descanso (del cuerpo),

pero sí recreación (del espíritu). Y hacia

este último resultado es a donde el archivo

del ocio debe dirigir su punto de mira.

En este estadio, el archivo no se preocupa

de los fines preservacionista, de la

investigación y de la educación, sino de

uno nuevo y diferente, como es atender al

público del tiempo libre, al público que

busca llenar su ocio con nuevas y desconocidas

experiencias. Este público persigue

alimentar el espíritu, participar de la

memoria colectiva de la que forma parte

y activar la reflexión ante una excitación

neuronal, incluso la fantasía, ante un

documento antiguo que se supone ha

sido manipulado, leído y guardado por

un personaje histórico de antaño.

Esta función se logra enseñando algo

(que puede ser material, como un documento

o un sello pendente, o inmaterial,

como una conferencia o una lectura) y

dejando que el ocioso se impacte ante lo

que ve o lo que oye, obtenga sensaciones

personales, propias, no dirigidas, inocentes.

Estas sensaciones libres ocupan el

tiempo desocupado del ocioso, le gratifi60

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Enrique Pérez Herrero

Las funciones conservadora, cultural, educativa y de ocio de los archivos

can. Normal es que cada persona obtenga

resultados diferentes ante el mismo objeto,

no como ocurre en las muestras dirigidas

en las que todos los visitantes llegan

a idénticas conclusiones, pues están conducidos

por iguales parámetros e intenciones

del baquiano que les atiende.

Las exposiciones, las conferencias, y

menos los cursos y las jornadas, entre

otras actividades, pueden ocupar el tiempo

del ocioso que desea conocer y descubrir

nuevas experiencias, al margen de la

carga cultural y educativa que puedan

aportar. Los museos sí llenan el tiempo

libre, saben satisfacer los momentos desocupados

que toda persona puede disfrutar.

Tienen una larga trayectoria al respecto.

En cambio, los archivos no parecen

que deban responsabilizarse en ocupar

estos momentos de asueto de las personas,

aunque pueden. Están descubriendo

poco a poco una nueva andadura y una

novedosa función social, cuyo camino es

aún largo por incipiente.

Las exposiciones, los facsímiles de

documentos, los árboles genealógicos, los

mapas y planos, las fotografías antiguas,

etc. cada vez llaman más la atención de

un público que, sin ser investigador ni

historiador ni archivero, se recrea ante su

contemplación. Los archivos deben cuidar

con especial exquisitez esta función

de ocio, que cada vez más se está demandando

por la Sociedad.

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