VEGUETA, Número 6, 2001-2002 23

LOS FILTROS DE ACCESIBILIDAD A LOS

DOCUMENTOS PÚBLICOS

Resumen: El presente articulo pretende

despejar las dudas suscitadas en

las salas de investigación dr los archivos,

en cuanto a la consulta de los documentos

portadorp.; de informacicin .;e refiere,

bien por ser fuentes histcjricas, bien por

tratarse de testiiiioiiius y pruebas de derechos

adquiridos por las administraciones

y administrados. La documentación

1iistOric~ip or excelencia (de más de 100

arios de antigüedad) es de consulta libre,

pues el desvelo y discernimiento de su

tenor no atenta contra la intimidad de

las personas ni contra la integridad de

los procedimientos. No ocurre lo mismo

con la documentación reciente, cuyo reconocimiento

de su contenido puede, en

deterniinados casos, afectar negatixraiiieiite

a sub iritercinientes (autor, destinatario

y rogatorio) o, simplemente, por

tratarse de actos personales y propios,

conceptuados de íntimos, que no interesan

a terceras personas. Pero hay otros

impdimentos, nienos emhlemáticos y

reconocidos, que impiden la 1ect~ii.ad e

los documentos. como son sii mal pitado

de conser\.acií>n (10 que limita su manejo)

y Id dubeniid de instrunientos de

descripción (lo que impide la localización

de los documentos de interés). Estus

impedimentos son a los que hemos

bautizado con la denominación de 'y;/-

t r o s d c ~ ~ ~ i c s i l ~ i l i ~y i ~q~uiel "m, n 1~1ssi -

guicntcs: filtro lcpil (o plazos administrati\,

os de accesibilidad y derecho a la

intimidad), fiitwi ti,, , m r ~ i ~ v i i n r i i i(~ni mi !

estado de los documentos) y filtro dc los

riescriptores (o ausencia de instrumentos

de descripción documental).

Palabras clave: Accesibiliddd documental,

Archivero, Archivística, .Archivo,

Archivo público, Instrumento de dcscripcion,

l-litros de accesibilidad, Legislación

sobre archivos, Kestauracióri.

Abstract: The purposc i>f tliis nrticlc

is to clear up the doubts concerning thr

difficulty of access to documrnts in piiblic

archives. Ancient documents (those

more tliaii a liu~illrild yrars old) are free

to access siiice the revcaling of its tenor

does not violate thc right to privacy or

tlie integrity «f procedures. However,

the access to reccnt documcnts may bc.

detrimeiital to the people implied (author,

addressee, etc) particularly in the

case of personal acts, wliicli does iiut

concern other people. Besides, tliere are

other reasons to limit the access to the

documents, as the state of preservation

(documents difficult to handle) and the

lack of finding aids (problems to find a

requested document). \Ve llave designdled

al1 these obstacles filtros di7 accesibilirlnd

(filters of accessibility), which are filtro

legal (i.e. right to privacy), filtro dc

coiiser.ímc16ii (concei-ning Llie siale i ~ l

preservation of documcnts) and f i l t n ~ de

descviptoucs (concerning the lack of fiiiding

aidsi

Key-words: Access, Archivist,

Arciiives adiiiiiiiskntivn, Archive, Public

archi\ e, Finding aid, Access filter,

Archiva1 legislation, Restoration.

Al presente se detecta, en lo que a la accesibilidad

a los fondos docunieritales se

refiere, tina cierta controversia en la que se

erifreiilan tevría y realidad. Por un lado, se

alzan los investigadores y usuarios que desean

acceder d la información contenida en

dociimentos de los que no son parte. Por

utro, se levantan los custodios y organizadores

de dichos fondos, es decir, los archiveros,

quienes por imposición legal defienden

el derecho a la intimidad y a la s q i i -

ridad de los intervinientes en los

documentos, así como la integridad física

del soporte dnciin-rental, que por LISO y nianejo

se pueda ver afectado. Todos tienen

r a z h , y todos esgrimen unos derechos legitimes

c = s~e e= U :: y-u -U+'-\ , L-V-U;Lcidente,

el documento. Pero la disparidad

de ambas facciones hace que no se pueda

aicarizar el éxito por arribas partes al unísono,

salvo en determinadas circunstancias.

SOlo cuando ambas posturas son coincideiiks

y afirrriativds, la accesibilidad es

plena y total. En caso contrario, solamente

una de ellas podrá ser la valedera. Los investigadores

recianian ei derecho a ios documentos,

piirs consideran que la investiLos

filtros de accesibilidad a los documentos públicos 25

OUnversdad de a s Fanas d? (,ran Canara i t o e c a Unuestsri Memmi Dgta le Caniris 20815

gación prevalece sobre la titularidad de los

docunientos y sobre la personalidad de la

información. Los archiveros, por el contrario,

juzgan que el acceso a la investigación

sólo es posible cuando no se atente contra

la integridad e intimidad personal y familiar,

la salud personal y pública, la seguridad

de los estados, etc., y contra la propia

conservación del documento. Ambos derechos

son constitucionales. Pero la verdad

sólo puede ser una.

En otras palabras, los investigadores reclaman

cada vez mis una mayor accesibilidad

a los documentos públicos; y la Administración

rescinden esta libertad por

motivos legales y jurídicos contenidos en

leyes y reglamentos. Así pues, frente a la

accesibilidad plena, se sitúan los cuerpos

legales vigentes, que obligan a una oportuna

restricción en cuanto al uso de los fondos

se refiere, y que los archiveros han de

cumplir celosamente si no quieren incurren

en falta. Esta idea ya qücdS p!asi da e!

s. XIII, cuando se hablaba del acanzarero del

rey», quicn, cntrc otras labores, tenía la responsabilidad

de la custvdid de ducumeiitos:

«detic guardar la caiirnvn do el rey aluergare

& $11 lecho & los paños de su cuerpo & las

arcas & los escriptos del rey, & rrlagucr sepa leer

no los deile leer ni dexar noti? que los lenn

(LAS SIETE PARTIDAS, 1555a). Vemos

pues ya un uso restringido para determinados

documentos.

CONCEPTOS DE ARCHIVO PÚBLICO

Y DE ACCESIBILIDAD

Se entiende por archivo yúliicu d « ~ i ~ ~ & i

que reline los documentos producidos y/o recibidos

en cl ejercicio de sus funciones por las

personas ,tisicas o juridicas en el trascurso de

actkiidades adiiziizistrativlzs regidas por el dererhn

p~iblic-o» (DICCIONAIIIO DE TERMINOLOGÍA,

1993). Muchas son las definiciones

de archivo público, casi todas parecidas,

por lo que no ha lugar a enfrascarnos

en cuistiones tediosas a la búsqueda de la

más recomendable. Sí hacer notar que casi

todas las definiciones autorizadas se refiere11

al unísono tanto a los archivvs públicos

como a los privados (J. Jenkinson, T.R.

Schelenberg, E. Lodolini, A. Heredia Herrera,

V. Cortés Alonso, Ley francesa de archivos,

Ley del Patrimonio Histórico Español,

Diccionario de terminología archivística

del Consejo Internacional de Archivos,

rtc.). Rehusando la tentación de ofrecer

una nueva y personal definición de arcliivo

público, lo que no mejoraría ni rectificaría

el concepto hartamente descrito, no5

contentaremos con ofrecer una segunda

definición, la que leemos en la Lev 3/1990,

de Patrimonio Documental y Archivos de

Canarias, arts. 1.3 y 1.4, que reza así: «Se

i>ntietzdrp or Avrhi7)os 121 ronj~lntoo rgánico dr

documentos u lu reuriióri de ourios de ellos,

roi~ipletos ofn7ccionailos, prodiiridos, rrribidos

o reunidos por lus pcvsunus j i c u s u jurídicus,

p~íblicas o priaadas, coi1 fines de gestión adrriinistrativa,

iizfc~riiración o iizvestigacióil lzistórim,

c!r.nf!;firo~ c!!!f!!vn!. .~si.wjsmo,s o e n f i e ~ ~ i ~

por Arcliiuos los ceiztros qiic ii~stituciorial~irmtr,

rrrogen, organiznn, roizsrr71nn y sirurn paro

los fiv~cs rnevrcionudos, los corijuvifos urg@licos

de Docir wientos~~.

En otras palabras, un arcliik-o público es

un lugar donde con esmero se tratan, cuidan

y custodian documentos públicos por

un personal especializado, conocedor de

las t&i-Licas iii.c;.Livi jticas, Y c"i-LSciei-ite de su

valor e interés (PÉREZ HERRERO, 1995:

721-751) para la gestión administrativa, en

uri yrirner- rriorrieri~o, y para la invesLigación

de nuestro pasado, después. Este interés

y valor de los documentos ya se intuye

históricamente en Las Partidas de Hifonso

X el Sabio, por cuanto se equiparan

los documentos con ciertos objetos preciosos

y apreciados en la siguiente expresión:

c<Tlzesosrero tanto quiere deziv como guardador

dr tlzrsoro q ~ w11 SU oificio corruiivzr dr* gunrdnr

las crims & los criligcs: & las ocstir~zciztas: &

los iibuos: & todos los otros ornamciztos de saiita

cglcsia» (LAS SIETE PARTIDAS, 1555b).

Se entiende por accesibilidad a la posibilidad

de consulta de los docunientos depositados

en los archivos, o el derecho de

los ciudadanos a consultar el Patrimonio

Documental, de aciierdo con la normativa

vigente aplicable.

Como muy bien dice Elio Lodolini (LOUOLlNI,

1993: 245), los documentos nacen

por y para un fin práctico que se realiza a

través de la accesibilidad documental. Pero

este derecho a su publicidad no es homogéneo

a la lotalidad, sino que difiere según

los casos. Tres son los casos que se

pueden presentar: documentos protegidos

por cierta cautela, al menos durante cierto

tiempo (el acceso restringido permanente

no existe), originada por el secreto de oficio

o por la naturaleza de su contenido; documentos

de libre y voluntario accew, que

aspiran a asegurar la certeza del derecho

individual y colectivo, como los documentus

catastraies, contractuales, las sentencias,

etc.; y documentos de acceso obligado y supeditados

a una publicidad máxima, como

lar !eyes, disposiciones, handns 1.7 riorm-ic

varias, para los que se han dispuesto unos

medios de universal conocimiento, como

son los boletines oficiales, los comunicados,

las circulares, las convocatorias, etc.

De estos criterios de publicidad de 10s

documentos, nace o se origina la accesibi

lidad, que, como cs ya dc suponer por el

contenido del párrafo precedente, puede ,.,.- --.-L..:--:A- l:L-,. .. ,.Ll:--,l- 1 - -c.. d L L L L d L L L L L 6 1 U C L I IIVIL U VV116LLUU. LU U l l l -

mación rotunda de accesibilidad obligada

puede parecer excesiva, pero baste recordar

la expresión de .<el descorlocirrlie~fod e la

Ley izo exime de su cur y l i i i l i ento~p~a ra justificarla

y mantenerla.

Se cnticncic por piazo cic acccsi'oiiiciaa

o de reserva al período de tiempo durante

el cual una documentación no puede ser

consultada libre y públicaniente, pausa establecida

por disposiciones legales para

garantizar la reserva de ciertos datos, debido

a que su difusión y conocimitnto pueden

atentar contra la intimidad o el honor

de las personas, la seguridad del Estado, la

averiguación de los delitos, la extorsión del

recto procedimiento administrativo o proceso

documental, etc. Imaginar una accesibilidad

total es impensable, aunque sea deseable

por los archiveros, investigadores y

administradores. Al menos, se han liberalizado

recientemente las reglas de acceso a

los archivos, y los plazos de reserva han

disminuido en casi todos los países. Además,

el acceso es diferente en cada una de

las edades de los archivos. Cada una de

ellas tiene unas connotaciones diferentes

que particularizan la normativa de la accesibilidad.

Sólo el acceso libre es total en los

archivos definitivos o con documentación

histórica. Es decir. como veremos a continuación,

el tema de la accesibilidad a la información

es bastante más complejo de lo

que se vislumbra a primera vista.

BREVE EVOLUCI ~ND E LA

ACCESIBILIDAD

En Las Partidas, en contraposición al

carácter de acceso restrinpido aplicable a

dctcrminados documentos, según recordábamos

más arriba, vemos también un acceso

libre e incluso obligado, cuando se dice

que «los escviumos ptiblicos de los conceios

tcr~udoss o11 dc deiiiosivnr sus registros n todos

aq~~e l loqsu ien perfr~i~rscerlza s nofas dellos sep

n i l SP rnutlsfra en e! fiflilo dr los ~.scviuniios

ca ellos soti conio seruientes para escreuir 10s

rnv+,ic M,,,. *,in*irlnrl,, A,, ,,+t.,, 2. G"1"'. M",." ni,""

" U " ", r" ".."."""'"" ' """ " J .L."'. y".' " U"'

dadas & nlosirarlns lealiilcr~fea lli do rrlcaester

fi~rre>()L AS SIETE PARTIDAS, 1555~)L. as

Ordenanzas de funcionamiento del Archivo

dc la Corona de Aragón, dadas por Pedro

IV el Ceremonioso (S: XIV), ya hablan

de permitir ei acceso a personas ajenas a ia

Administración. En la Cédula de 1543, de

creación del ~~Archizidoe !os pnpelcs dc la Corona

de Cnstilln» (entiéndase Archivo General

de Simancas), se determina que es muy

importante la creación de dicho archivo no

sólo para quc las escrituras wst¿ii incjov

gunrdadas», sino también para que «puednn

ser coi~sultadnsir liis fácilri~ci~tpco v iiuestros fiscales

y por las peusonas que hayniz menester)>.

Este derecho de consulta estaba reservado

Los filtros de accesibilidad a los documentos públicos 27

para el personal de la Administración y para

cuantos pudiesen de ellas necesitar, aunque

hay que excluir, no obstante, al tercer

usuario o investigador. Igualmente acontece

cn la Ordenanzas del Archivo General

de Indias (1790). Pero la verdadera preocupación

por el acceso a los documentos se

inicia en la Constitución de 1812 y en la Real

Orden Circular de 20 de abril de 1844, en

cuya exposición de motivos se defiende el

derecho de las personas a la iiivestigación,

y del Estado y de los particulares a la intimidad

y protección de sus intereses. La accesibilidad

se reserva prácticamente a los

documentos históricos. 1.a situarih se estanca

hasta la Constitución de 1978 en la

que se establece un acceso histórico, cultural

y administrativo.

A finales del siglo XVIII se acomete algo

verdaderamente importante, como fiir

la apertura de los archivos a los ciudadanos,

dando inicio a la labor social de estudic!

9 iEr rost i r rar iAn n1"i '3 0 7-72 2 !iC2E71r DerAa-n- -

desarrollo desde mediados del siglo XX. La

Edad Contemporánea va a lograr cotas óptimas

para éstc y otros tcmas con la formulación

de una legislación de archivos, el

establecimiento de sistemas de archivos y

la preparación de programas archivísticos.

El carácter de secreto se va perdiendo, aunque

lentamente, pues lento fue el inicio del

dccesu iible a ius aiciiivcis, siiitpkii-~eiiir

por respeto a los datos íntimos que contienen

y por precaución y temor al inal uso

qiie de ellos se pudirrd Iidcer.

El derecho a la comunicación documental

y la liberación del acceso a los archivos

eciosionó tras ia íicvoiución Francesa

y la Declaración de los derechos del

hombre. El artículo 37 de la Ley de 7 mcsidor

(24 de junio de 1794) establece la libre

consulta de los archivos para la defensa

de los derechos adquiridos: «Todo ciudadaizo

podrá solicitar dc lus archivos, m los días

y las Izoras ~7111,s c ~ ~ f a b l c ~ cianfnO, r mac~urd~e

los docuiileiltos que custodieiz; dicha lnfournación

lc será facilitada gratuita y direcfatnetztc,

y corl la preocupacióil oporturla de sepridad>).

El derecho al acceso a los archivos oficiales

se puede también derivar del derecho de

los ciudadanos a controlor los actos de la

Administración, punto de vista que se

enuncia en la nombrada Declaración en la

expresión de que 40s agerites piíblicos debm

ucndir cuenta rlc srr nrfiiiiiiisfraciói~nN. o estamos

defendiendo la postura radicalista de

que antes de 1789 no existiese acceso a los

documentos, sino que era difícil, no acostumbrado

y casi siempre a través de la propia

Administración. Está comprobado que

los historiadores griegos (Polibio) y romanos

('l'ácito, Suetonio) utilizaron los archivos,

aunque ello no prueba la existencia de

una accesibilidad general como al presente.

Pero que los archivos se iitili7aron en la5

épocas Clásica, Medieval y Moderna, sí es

cierto por ser probado.

Con diferente prisma, el papa Juan

XXIII afirmó en 1963, en la encíclica Pacem

in Terris, qiie «todo ser humano tiene dereh.

a. l.ii l i b i ~ t a dc; ? !a htkq~;ci!ai !c la wí d c d ...

salva~uardandola s exigenc~asd c la nioral y del

bien conllínn. El Consejo Internacional de

Arcliivos no podía por ~iieiioso cuparse de

estos extremos, y así leemos en sus cstatutos

que uno de los objetivos generales es

(&nct~r wilís j c i l el acctso a los a~ckiil(>~».

El problema de la accesibilidad sufrió

una interesante evolución tras el nacimiento

de la nocion del derecho a ia información.

A partir de ella, el acceso a los archivos

ya no se considera como un privilegio

de los historiadores, sino un derecho que la

ley garantiza a todos los ciudadanos. Este

derecho se pucdc relacionar también con la

libertad de prensa. La Constitución del

Reino de Suecia recoge esta idea en la siguiente

expresión: apura fazwreccr el inteucainbio

de opinioncs y la iilformación del plíblico,

todo ciudadano sueco tendrá acceso a los

do~ui i~c i z fqofsic iales. ..) ,.

MOTIVOS PARA LA ACCESIBILIDAD

Hay tres demandas o aspiraciones para

acceder al documento, que se diferencian

entre sí por los motivos que los producen.

El docurnerito se puede requerir por necesidad,

para la investigación o como herramienta

de los actos administrativos.

Se da el primer caso cuando una persona

pretende un documento porque lo necesita

como prueba de una actividad o como

testimonio de un derecho que sólo a 61

atañe. Este motivo para la accesibilidad facilila

a la persona fíbicd U jurídica los documentos

en los que ha intervenido como

parte actora, documentos que necesita como

p r ~ ~ e bdae sus derechos y para la veracidad

de sus actos. En la mayoría de los casos,

esta accesibilidad es indirecta y se produce

a través de los certificados que expide

la Administración. Son los qiip denominaremos

docurricrllos prrsotirrlcs.

El segundo caso es cuando una persona

pretende uno o más documentos, en los

que no ha intervenido directa ni indirectamente,

por cuanto la información que contienen

1~ interesa para crin e!!~ nrnrorlor 21

análisis histórico. Son los que de~iominaremos

rlocuint~ntns hisfrívic-os.

Y el último caso es cuando se accede a

los documentos en cuanto son considerados

como eficientes lierramientas para con

ellos realizar un acto administrativo. Rccuérdese

que las administraciones públicas

generan documentos para con ellos ejercer

!U Ucti;.i&d -..- --- ,l..'----: - - - :A- l..-

YLLC YLII U C I C l l l l l l l C l C l V l l L C J

compete. Los llamaremos doctin~ei~iaorsl rriiiiistvatis~

os.

Cada uno de estos supuestos está determinado

por unas filtros de accesibilidad

diferentes e inmutables, que se rigen por

normas, deseos y exigencias aifcrcntcs. Estos

filtros afectan a tres tipos de personas

o grupo de personas: al ciudadano (documento

personal), a las administraciones

públicas (documento administrativo) y al

investigador (documento histórico).

Es el momento de significar quc estos

tres grupos de documentos no marcan tres

tipos difcrcntcs, sino que el documento

discurre por tres niveles distintos. Se generan

en la Administración (documento administrativo)

con pleno valor jurídico; una

vez culminado el acto administrativo para

el que fueron creados por necesidad, se

convierten en testimonios veraces de los

derechos y obligaciones de los intervinientes

(documentu personal); y por último,

pierden todo su valor administrativo y

personal para adquirir una nueva personalidad,

la de ser fuentes para la investigación

(documento histórico).

LOS TRES FILTROS DE LA

ACCESIBILIDAD

Entran en liza dos oponentes. En un

frente se atrinchera la investigación, que

todo lo analiza, disecciona y hace publico,

ya quc dc otra manera no sc entendería.

l'or el otro, la intimidad de las personas, la

cautela administrativa y la defensa del Estado.

El primero exige cada vez más el acceso

a la información; el segundo restrinee

esta avidez con plazos de accesibilidad. ~~,

El irbitro que dirinic estos dos intereses legítimos

es la norma jurídica. Pero estos no

son lns únicos impedimentos que encuentra

el usuario de los archivos, aunque sí los

jurídicamente mejor contemplados. Existen

otros, quizá menos emblemáticos y reconocidos,

como son el mal estado de conservación

de los documentos, que imposibilita

S= F.ancs,, ;-, j. !a a~scncia dc

instrumentos de descripción que faciliten

la obtención de la información que se pretende

y, por tanto, la localización de los

documentos (o documento) que la contienen.

Estos ires tipos de impcaimcntos son

los que denominamos filtros de accesibilidad

documcntal. Hay que tener en cuenta

que estos filtros se pueden obviamente desactivar,

pues no son permanentes. El primero

de ellos o filtro legal, por d paso del

tiempo; el scgundo o filtro de conservación,

por su tratamiento en el laboratorio

de restauración (reintegración, laminación);

y el tercero o filtro de los descriptores,

por la confección de los instrurneritus

Los filtros de accesibilidad a los documentos núblicos 29

de descripción definidos por la Archivística

(guía, inventario, catálogo e índices).

Estos tres filtros sc pueden concretizar

en los siguientes puntos.

1) FILTRO LEGAL: plazos administrativos

de accesibilidad y derecho a la intimidad.

Se entiende por plazo de accesibilidad

al cumplimiento del plazo cautelar con

que nace todo documento publico que libera

a la documentación administrativa de

la prohibición de su consulta, ofreciendo su

contenido, comunicación o información il

la lihrr voliintad de los ciiidadanns (invrstigadores,

etc.) Es decir, el secretismo del

documento joven se anula, se desactiva y

desaparece con el alcance dc una dctcrminada

edad. La antigüedad se equipara ahora

con el concepto de apertura, comunicación,

transparencia, informacih, cultura,

sabiduría. Es claro el reconocimiento de

que los documentos se pueden hacer pú-

1.1'--- -1.- .TI.. 1..L...C .... :.. ..- ..: :-

U I I C ~ I ~31, 1 1 ~ V CI I ~ UI I LLTIL C I I I C L L 1LuLt j u l l a MI -

compatibilidad, cuando han remontado

cierta edad (es dccir, cuando pierden el

marcado valor administrativo con el que

nacieron y han adquirido un interés histórico),

y se convierten en testimonio de algo

merecedor de su conocimiento y difusión o

"de gran iri,yenio y niilclinc Ictrns y s i i i p l n v

vioticid', según palabras de Ambrosio de

Morales cuando se retiere al concepto de

antigüedad.

Al plazo cautelar y a su fenecimiento es

lo que se conoce como plazo de accesibilidad,

plazos distintos según los tipos documentales

y sus contenidos. Estas variaciones

también difieren de un país a otro.

Las leyes cambian, evolucionan, nacen

y se derogan en busca de la perfección y de

la aclimatación a las nuevas exigencias a

partir de las experiencias acumuladas. De

estas segundas no nos vamos a ocupar,

pues sería entrar en la historia de la accesibilidad,

y basta con las insinuaciones anteriores.

De las primeras sí. ya que las disposiciones

principales vigentes al respecto

nos interesan y preocupan, simplemente

por ser de actualidad y de aplicación práctica.

La respuesta legal a la accesibilidad

nos viene ofrecida en disposiciones concretas

de diferentes rangos, marcos de aplicación,

alcances, etc.; pero todas con un

elemento común, la accesibilidad al Patrimonio

Documental y, por extensión, a la

investigación, a la cultura y a la información.

Serán de éstas de las que nos vamos

a ocupar a renglón seguido.

Mas hay otras leyes especificas que inciden

de una forma u otra en el acceso, que

enunciaremos simplemente para no hacer

rxcrsivammtr prolija la narración; como

son: Ley de Secretos Oficiales de 5 de abril

de 1968; Real Decreto de 14 de septiembre

de 1552 aprobatorio de la Ley de Enjuiciamiento

Criminal; Ley Orgánica de 5 de mayo

de 1982, de Protccción Civil del Derecho

al honor, a la intimidad personal y familiar

y a la propia imagen; Ley Orgánica de 14

de abril de 1986, de Salud Pública; Ley Or-

, . r Ir,-, A - nn A - 1- 1-

t ; a l i l L a a / 7 ~ u,c ~7 uc ULLUVIT, UT I C ~ L L L ~ -

ción del tratamiento informático automatizado

de los datos de carjcter personal; Ley

11/1984, de 20 de marzo, de Régimen Jurídico

de las Patentes de invención y modelos

de utilidad; Ley 5/1985 de Régimen

Electoral; Ley de 9 de mayo de 1989, de la

Función Pública Estadística; Ley del Registro

Civil; Real Decreto 1597/1989, de 29 de

diciembre, del Reglamento del Registro

Mercantil; y Decreto de 8 de febrero de

1949, de aprobación del texto refundido de

la Ley Hipotecaria.

La Constitución Espanola de 1978, como

ley fundamental, marca un hito importante

para el desarrollo de la legislación

subsiguiente. Eleva la cultura, la ciencia y

la investigación a un nivel de interés general

al que todos los ciudadanos tienen derecho.

Por ello declara que los poderes públicos

proinoverán y tutelarán el acceso a la

cultura y a la ciencia (art. 44 y 46), lo que

traducido al tema que nos ocupa, equivale

a la coiisulta de los documentos. Evidentemente

no marca períodos concretos de accesibilidad,

ni restricciones cautelares completas,

ni desciende a lo concreto, pero dcja

abierto el camino para que la ley regule

w l acceso de los ciudadanos a los archivos y registros

administrativos, salvo en lo que ~ f e c f ae

la seguridad y defensa del Estado, la azwiiyilaci6n

de los ~ielitos y lu ir~tirrlidad de 111s PCYSOnnsn

(art. 105.b). La ley a la que se refiere

no es otra que la del Patrimonio Histórico

Español de 1985 y las leyes sobre lo mismo

que promulguen las comunidades autónomas.

Álvarez Rico (ÁLVAREZ, 1979: 103)

observa con justicia el empleo de las palabras

«auchivos~y~ w egistros adrninistrativos~~,

situación que hace extensiva la accesibilidad

tanto a los centros que conservan documentos

como a los instrumentos de descripción

de los mismos, con lo que se cubre

todo el Patrimonio Documental sin excepción

alguna, salvo los casos restrictivos declarados

en la Carta Magna y en las leyes

que regulan particularmente el acceso en

cada uno de los niveles administrativos.

El preámbulo a la Ley del Patrimonio

Histórico Español (LEY 16/1985) deja pcrfectamente

patente que la accesibilidad a

los archivns cs el iíltimo dc los ohjctivos a

alcanzar, como consecuencia lógica de los

anteriores, que son la protección y el fomento

del susodicho patrimonio. Todas las

medidas de fomento, protección y conservación

del patrimonio documental no cobran

vrrdadern sentidn si no cnndiic~n a

que los ciudadanos puedan contemplar y

estudiar los testimonios escritos, entendidos

estos como herencia de la capacidad

colectiva de un pueblo. Si conservamos pero

no disfrutamos de este patrimonio, por

estar encerrado en depósitos con mayor o

mcnor fortuna, no podremos hablar de archivos,

sino de colecciones, ya que éstas las

disfrutan tristemente sus poseedores y allegados.

Y el patrimonio documental y los

archivos son algo más, son un bien colectivo

y libre, son el escalón para acceder a la

cultura, la llave para adentrarnos en el conocimiento

de nuestros orígenes, la clave

magnífica para la justificación del presente

y, en definitiva, la solución para empezar a

recorrer el ((camino segilro hacia la libertad de

los piit+los)). Este espíritu se reaiirma en la

definición que nos ofrece de archivo, al fijar

que estos son ~(corijur~loursiy úriicos de documrntn

... al servicio de su utilizariótz para In

iricesligncióti, la culturu, 111 irlfc>rrr~uióryi la

gestión administratiun)> (art. 59). Más taxativa

cs la postura dcl ofrccimicnto de la Administracinn

del Kstadn de t i i t~lare l acreso

de todos los ciudadanos a los bienes integrados

en el Patrimonio Histórico

Español, entre los que se encuentra, iiidubitablemente,

el I'atrimonio Uocumental

(art. 2.1).

T .a sinopsis de la accesibilidad a los documentos

generados y recibidos por la Adrniiiislrdciún

del Estado residente en la Comiinidad

de Can;lriñ<, es d ~ r i rd, e la Ar lmi -

nislración Central Periférica, es la que se

detalla en el cuadro sigiiirnte:

Al igual que en la ley anterior, reconoce esta

personalidad en su articulado al ofrecernos

la definición de «se entirizde por rrrchivos

el corljutito orylí~lico de dozurrieritos ...

con fines de g~s t i i jn~ zdministrati~aisn, formación

o i n v f s t i ~ a c i ó nh istórica, cieritvicn o cultwal

» (art. 3).

Vista la finalidad de los archivos y el

empleo de los documentos, falta saber si

corresponde a algún órgano administrativo

la potestad de decidir la puesta en práctica

de esta apertura de la información y

accesibilidad a los archivos. Y en efecto,

corresponde a la Dirección General de Cultura

del Gobierno de Canarias el mutíiriznr

10 consliltn de los docirvrri~~rtocso nsfiflifií~odse l

Putrrmünlo Do~umcntirl en los ~irsos le@

nlrfitr e c t ~ l i l e c ~ d o(sD~E~C RETO 305/1991),

prerrogativa que no se incluyó en el paquete

de transferencias de funciones de la

Comunidad a los Cabildos Insulares en

materia de cultura (DFCRETO 152/1994).

Se desconoce cómo y cuárido se produce

esta autorización, y cuáles son los procedimientos

de solicitud de autori~aci61p1a -

ra el acceso a los documentos constitutivos

del patrimonio escrito en los casos legalmente

establecidos. O quizá sea innecesaria

esta autorización, si se entiende que

por ley es un derecho de todos los ciudadanos.

Una vez demostrada la utilidad y el servicio

de los documentos, es decir, su accesibilidad

como un derecho (no una exigencia)

de los ciudadanos a su patrimonio documental,

sería lógico preguntar: jtodo el

Patrimonio Documental Canario es de libre

consulta?, ¿qué documentos se pueden libremente

consultar?, jcuále~ están retirados

de esta libertad?. Las contestaciones se

contienen, sin más literatura, en el cuadro

siguiente.

27a y 2 Uocumentos generados por los Servicios y Administraciones púbhcas de la Comunidad A partir de los 30 años de haber Autónoma, Parlamento de Canartac, Academias Cientificas y Culturales, Colegios Piofe- trativa o su trámite Se podra reducir sionales y las Cámaras, personas privadas, físicas y lurídicas gestoras de servicios públi- seguridad pública o privada

cos o al servicio de cualquier órgano público en Cananas, emprcsas públicas radicadas en

Canarias

Admin~stracrónCentraDl elegada en Canarias, Unixercidades y dema.; centro publico5 de A partir de los 30 años de hcber radicados en Canarias, Notanas y Registros Publicos del Archipielago Cana- trattva o su tramite, sin pequicio rio. les afeae

Si la iníormación catenida en los documentos afecta a la seguridad, honor e rntimdad A partir de los 30 aiios desdeel las personas físicas, se aplicará un período cduteldr mds amplio que en el punto dnle- sona o d partir de los 100 años rior

1.- Documentos eclesiástica radicados en Canarias, salvo lo previsto en convenios entre Desde la fecha de su integración Santa Scdc y el Estado Español. chivos.

2.- Las asociaciones políticas, empmariales y sindicales de las Ida Canarias

3 - Las fundaciones, asociaciones culturales y educativas establecidas en Canarias

4 - Cualquier otro tipo de asociaciones y sociedades radicadas en Canarias.

5.-Tados los documentos r,idicados en Canarias ion una antiguedad superior a los 100 años,

producidos o recibidos por cualesquiera otras entidades particulares o personas físicas.

Información que conlleve peligro para la defensa y seguridad del Estado o pueda afectar No podrá autorizarse su consulta a los mtcrescs vitales del ArchipiL-lago Caiiario

La accesibilidad a los archivos de titularidad estatal (Archivos Histhicos Pro~inciales)s e Ley 1611983, de 25 de juiuo, someterán a la legiqlación que lec sea aplicable y a los términos de 1ins convenios que, en Convenio de Gestión de los archivos SU caso, se suwiban

Archivos particulares ObIigatonedad de permitir su a su intmidad personal, Para facilitar i i i incestigacion Archivos partidares te en ur archivo público que reuna su seguridad.

Aspectos Generales de Accesibilidad

26 Todos los ciudadanos tienen derecho a la consulta libre y gratuita de los archivos y documentos constitutivos del Sistema m ellos contenida, siempre que éstos reúnan las condiciones de consulta pública que se establece en la presente suponga nesgo para la seguridad de los documentos.

25 y 35 Cuando los documentos conititutivos del Patrimonio Documental Canario ofrezcan dificultad de acceso y consulta, el Tnsulareq arbitrarán las med~dasn ecesarias para solventarlas, entre cuya4 medidas i e contempla la posibilrdad de cii 38 e, 39 y 40 El dificultar o imposibil~tarl a consulta de los documentos y archivos, sin base lurídica suficiente, se considera como irfracción de multas.

34 Elirque PBrez Herrero

Sobre este esquema hay que hacer ciertas

salvedades o, mejor dicho, ahondar en

determinadas cuestiones, pues hay determ

i n a d ~c~! ~ c ~ r r . c r t tc~;s~ cse rigen pcr

otras normas y leyes que, aunque se exprese

en el cuadro, en él no se concreta con

pi-ecisi&, &sralo!c ;u accesibi!i&ú'

uso. Son los archivos de titularidad estatal,

las matrices de los protocolos notariales, la

aocumentación de iil igi~sicly iub ~ L C ~ ~ V I ~ J

de otras administraciones.

Se entiende por archivos de titularidad

estatal a aquellos centros que, existiendo

en el territorio de la Comunidad Autónoma

de Canarias, no han sido transferidos a

su Gobierno por reservarse el Estado la titularidad

de sus edificios, instalaciones y

fondos documentales, salvo el ejercicio de

su gestión. Dos son los archivos de titularidad

estatal en Canarias: el Archivo Histórico

Prvvincidl de Las Palmas y el Archivo

Histórico Provincial de Santa Cruz de

Tenerife. Ambos archivos, equiparados en

funciones v servicios, son los pilares para

la c o~~s e r v a c ioór~ga~n,i zación y difusión de

la documentación generada y recibida en

sus respectivas provincias por la Administración

Delegada (hoy Periférica) del Gstadu

y de cuantos fondos reciba por donación,

depósito realizado p r prticulares o

por los órganos de la Comunidad Autónoma,

compra, legado, pago de tributos e impuestos,

reintegración o por incautación

temporal de archivos en mal estado de conservación

y de peligro.

Por ser e s t ~ sfr iiidns de diversas pr»cpdencias

y dispares titularidades, el criterio

de accesibilidad a los mismos no ha de ser

~ n i f ~ r m nsi,t o particular u c d a =no de

rllos. Así tenemos que la accesibilidad a los

fondos procedentes de la Administración

del Estado se reglamenta por la Lcy del Patrimonio

Histórico Español, los del Gubierno

de Canarias por la Ley del Patrimoriici

Docurririilal y Archivos de Canarias,

los depósitos y donaciones por las condiciones

de accesibilidad detalladas en las actas

suscritas por las partes intervinientes,

los protornlns notariales por la T,ey del Notariado,

etc. Este carácter especial se respeta,

incluso, en la Ley canaria por cuanto en

o!!a co expros2 qce o ! C~C NS ! ! !1?1 ~d n r w w n J -- - - - - - -

los arch~uosd e tztulnridad t7qtatal se s ome t ~ n í n

criban>, (art. 28). Y no podía ser menos,

pues así se dejó patente en el Convenio enire

e: ?vfiiiiuiei-iíi de Cü!hira y !& Comu~idad

Autónoma de Canarias sobre gestión

de los archivos de titularidad estatal (RESOLUCIÓN

DE 14 DE DICIEMBRE DI;

1984), por cuanto en él se dice que «la comunidad

Autónoma garantizarrí el cumplimiento

de las normas estntalrs que r e p l e n el

acceso a la consulta en los Arclzivos y milseos,

objeto de este Convenzo), (art. 2.6).

hn 1931 se crean los archivos historicos

provinciales en cada una de las capitales de

provincia con la finalidad de recoger, como

fondo inicial o fundacional, los protocolos

de más de 100 años de antiguedad que,

además de su carácter notarial, tienen preferentemente

valor histórico. Como tales se

ofrecen desde ese momento como fuentes

históricas para el estudio de nuestro pasado.

Son, por lo tanto, de libre y grntuiFo acceso,

aunque la expedición de certificados

y copias autorizadas de las matrices centenarias

se las reserva para sí el notario archivero,

aunque corresponde su custodia,

conservación y organización al archivero

del Archivo Histórico Provincial. Los protocolos

notariales se transferir6n a los archivos

históricos provinciales desde los de

protocolos según estos vayan cumpliendo

los 100 años. Fueron aumentando estos

f r-m .i-3 . t- i c- primigenio- ron lni de las Delegaciones

de Hacienda, Audiericids, etc.

Un esfuerzo muy importante representó

la aparición del Reglamento de los Archivos

Eclesiást~cos Españoles, aprobado

en la Conferencia Eyiscopal Espaiiola el 26

de febrero de 1976 (REGLAMENTO DE

LOS ARCHIVOS ECLESIÁSTICOS ESPANOLES,

1976). En él se señala que a los

Obispos corresponde regular los archivos

de sus respectivas diócesis, archivos que no

tienen el único fin de la simple y tradicional

custodia, sino que abren ya sus puertas

y ofrecen sus fondos a la investigación. Se

apunta la posibilidad de la concentración

de los fondos eclesiásticos, si ello fuese motivo

v justificación para una mejor conservación

y una más amplia y ágil accesibilidad.

Uno de los principios básicos y generales

del Reglamento especifica que e1

archivo eclesiástico no se ha de limitar a la

custodia y conservación de los docurnentns,

qinn qiip además «drk o h i r su m n p n

tiuia misión cultund c inzvstigadoua, disprlniendo

la docurnerztación para que pueda ser

consul tndn~~s,i n que ello obste a las mcdidas

restrictivas en cuanto al acceso, investigación

y publicación, en defensa del bien

común c individual de las personas y de la

propia institución.

En Canarias, el patrimonio documental

eciesiásticü ha iccl , i~ri~Uuu1 1 convenio de

colaboración entre el Gobierno Autonómico

y la Iglesia, supeditado a las normas de

la Constitución Española, al Estatuto de

Autonomía y a los acuerdos entre el Estado

Español y la Santa Sede. Ambos reconocen

en el Convenio entre el Gobierno de

Canarias y la Iglesia Católica en esta Comunidad

sobre Patrimonio Histórico de la

iglesia Latoiica en Canarias (Santa Cruz de

Tenerife, a 18 de marzo de 1992) que el patrimonio

de la Iglesia es parte importantísima

del acervo cultural de Canarias, y que

la titularidad exclusiva corresponde a la

Iglesia. Como contrapartida garantiza su

exhibición al público en museos y su accesibilidad

individual al investigador, siempre

y en cuanto no se reduzca con ello su

disposición para el uso litúrgico, o sea perjudicial

para su conservación.

El resto de las administraciones presentan

un panorama similar, habida cuenta

que todas respetan y parten del citado

artículo 105.b de la Constitucihn. De tal

modo, la Administración Municipal, en la

Ley conocida bajo el nombre de <.Ley de

Cabildos» (LEY 14/1990, art. 143), reconoce

que la accesibilidad a sus archivos y docu~

neritos es un derecho de todos los ciudadanos,

aunque la supedita correctamente

a lo que disponga la legislación que

desarrolle el mencionado artículo constitucional.

Este artículo es copia del artículo

70.3 de la Ley Reguladnra de R;ises del Régimen

Local (LEY 7/1985) y muy parecido

al 207 del Reglamento de Organización,

F~iticionamientoy Régimen Jurídico de las

Entidades Locales (R.D. 2568/1986). Sí reconoce

(art. 156.b) el acceso de los ciudadanes

?. !es expcdicntc~y Uonmcntos municipales

que les afecten personalmente o

en los que estén interesados, siempre que

no sc vulnere el derecho de terceros, arlículo

que no hace sino remedar con éxito

los números 180 y 181 del citado Reglamento

de 1986. Con estos datos se comprueba

que los contenidos de los articulados

dispositivos han evolucionado poco, y

que inciuso no se inoiestan en cambiar estilos

y redacciones.

Tanto en esta Administración como en

otra cualquiera, los usuarios naturales

(funcionarios de la institución) tienen libre

acceso a la consulta de los documentos generados

por la unidad dclininistrativa en la

que tienen sus destinos y, asimismo, a la

documentación declarda de acceso libre

producida por el resto de las oficinas. El

uso restringido es aylicdbk incluso para

los trabajadores de la institución, quienes

deberán motivar la razón de su consulta,

autorización que se les podrá o no conceder.

Así llegamos a 1992, y empezamos a

comprender con incipiente desmayo que se

estaba dando lugar a una normativa dispersa

con fórmulas diferentes para ordenar

una situación muy concreta. Es aleccionador,

al menos, comprobar que los criterios

adoptados en tantas leyes, decretos, convenios,

etc., no eran sino uno e, iricluso,

mñchacnnamente repetid^. N9 ehctantc, un

hacía ya necesario la saiicih de una ley

que pusiese orden y puntiializase más cla-

Los filtros de accesibilidad a los docurncntos públicos -35

ounversdadd e a s F anas d? ~ r a cna nara i t o e c a Un v e s t s r i a e m m ~ g t lae c ani r is 20815

36

ramente y abandonaw eia prudencia de las

exprPsinnr5 dr <<mpiq inzrm dr In 1rg~rlnr.zrin

que le\ nfwtt>» (y no existia ninguna) o <<S?-

g ~ i nr rglni11~ntnvr~7mes1r1 tr~i~~ y o ~ l g a()» los

reglainentnq a la< Ieyw Clpl I'atrimnnin I k -

cumental aún no se han aprobado o, como

en el caso de Canarias, todavia no se ha redactada)

A falta de los reglamentos mencionados,

cuyos nacimientos no se han produci-

Lilrique lJf;rez Hcvrrro

do a pesar de la larga gestación que ya Ilevan,

la T.ey 30/1992, dr Régimen Jurídicn

de las Administraciones Públicas y del Procedimiento

Administrativo Común (LEY

10/1Y97), viene a I I~nare l varío qiie s r denota.

Su artículo n'' 37 es abundante en datos

de interés y está bien estriictiirado,

pues está dividido en cuatro apartados,

que son los que a continuación se expresan

en el siguiente cuadro:

Elir-ique Pér-ez Hri wro

Todo el ordenamiento jurídico traído a

colación obliga y recomienda un cumplimiento,

que en caso de no aplicarse por

parte de la Administración o incumplirse

por las personas poswdoras de determinado

patrimonio documental, requerirá de

inmediato la aplicación del Código Penal,

que viene a ser el tutor de los valores y

principios básicos de la convivencia social.

Comenzamos nuestra exposición con la

Constitución, y queremos tcrminar con el

Código Penal, por definir &te los delitos y

las faltas que constituyen los presupuestos

de la d p i i ~ d ~ idúe~ ild I U L LS U~ ~~L C X Lqu~ e

puede revestir el poder coactivo del Estado,

es decir, la pena criminal. La primera

dictamina, manda, indica; la segunda castiga,

penaliza, recrimina, por lo que se le

puede considerar como una constitución

negativa. Ambos polos son necesarios para

la existencia de un ordenamiento jurídico

completo.

El Código Penal (LEY ORGÁSICA

10/1995) dedica el Capítulo IV del Título

XIX a la infidelidad en la custodia de los

documentos y a la violación de sccrctos. La

lectura completa de su articulado nos trasluce

una preocupación constante por el acceso

improcedente a los documentos calificados

de reservados. Penaliza al funcionario

público (un archivero, por e.¡.) "que a,

sabiendas, sustvajere, destruyere, inictilizare,

total o parcialmente, documentos c t ~ y ac ustodia

le esté encomendada por razón de su car,yoU

(art. 413); "que, por razón de su cargo, teizga

c~icorncrzdada la custodia de documentos resy

r f o di2 los que la autoridad competente haya

restringido cl ncceso, y que a sabiendas destruya

o inutilice los medios puestos para impedir

csc ncceso o conciev~tns ~ rd estvurción o iniitilización"

(art. 414); "que, a sabiendns, y sin la

dcbida autorizaciórz, accediere o pernzitiere a¿-

ccdrr a docunwnfos secretos cuya custodia le

esté cotrfi~zdap or razón de su cargo'' (art. 415);

"que vevelare secretos e informaciones de los

y Me feiign c(iiiOei;ii~i;itO vnz& dc 3;; v,,ieio

o cargo y que no deban ser diz1ulgndos" (art.

417); "que, sin propósito dcfavorecer a una yotencia

extrmjera, se procurure, rezlelure, falseare

o inutilizare informnción legalrnentr ralificada

como reservada o secreta, relacicinrida con

la seguridad nacional o la defensa nacional o relatim

a los medios ticnicos o sistemas ernpleados

por la Fuerza Arn~ada o las industrias de

interh militar" (art. 598); "el que sil1 auloriznción

expvesn v e p ~ o d ~ ~ jpelnwii ns n d~mrmr i i -

tos referentes a zonas, instulucicinrs o muterial

wlilitnv que sean de ncceso restringido" (art.

600); y, por último, "que destruycvc, falsenre

o abriese sin autorización la corvespondencia o

doclmentación legalmente calificada coino re-

~ t i . ~ n dO' i s x v d n , rrlii~ioiiadiisr o;? iü d ~ f ; ; ? ~

nacional y que tenga en su poder por razows

de czr cargo o desiirzo" (art. 603). Las penas de

prisión por incu~~iylirriieritoos cilan entre la

de seis meses a cinco años y, en cualquier

caso, inhabilitación especial para empleo o

cargo público de uno a seis años. Las multas,

de seis a veinticuatro meses, y siempre

acompañadas de inhabilitación especial para

empleo o cargo público de uno a tres

años.

A la vista de lo anterior, se deduce el celo

que pueda mostrar todo archivero consciente

del peligro que conlleva una alegre

política de accesibilidad o permisividad en

cuantu a los préstamos de la masa documental

que a su cilstodia se somete. A la

mente nos aflora Id frase de Sorolla que reza

así: "Y luego dirm que el pesclzdo es caro".

No debemos confundir la accesibilidad

restringida con la ocultación. El archivero

ha de informar a sus lectores de todos los

fondos documentales, al margen de que

unos puedan ser investigados y otros no.

Sil deber es informar, y su obligación permitir

o nu, de acuerdo con todo lo dicho, la

consulta directa de determinados documentos.

El archivero tiene, con la documentación

que custodia y organiza, la misma rrlación

que existe entre el confesor y su fel-

i-g r-é-s arrepentido, relación que se cristali- 1 - n*ii,lnnn;- p r c f e ~ i ~ ~Y!e,! nrimur "U U' "' yL"""".L' r

caso, y en el secreto de confesión, en el segundo.

Esgrimimos en este punto la pruLos

filtros de accesibilidad a los documentos ~úblicos 39

ciencia profesional, porque es el arcliivero

el que ha de interpretar y aplicar las leyes

y reglamentos que versan sobre el derecho

fundamental de acceso a los documentos.

Unas leyes hablan de la benignidad de

abrir los archivos a una consulta libre y fácil.

Otras, en cambio, protegen otros derechos

fundamentales, como la intimidad y

el secreto oficial. Ante esta proliferación de

disposiciones sobre lo mismo, los archiveros

han de sopesar unas y otras, valorar la

documentación para comprender si son de

libre acceso o para restringir su uso, y, por

último, decidir 9 autGrizur

consulta. Decisión comprometida y delicada

que reclama la aprobación de un reglamento

específico que unifique criterios y

que exima de responsabilidad al personal

custodio del Patrimonio Documental. De lo

ccl~ilrario, los drcliiverus seguirán en el

punto de mira de los investigadores, quienes

maridan injustificadamente, en muchos

casos, ei acceso restringido justificado

con una voluntad no colaboradora de estos

profesionales del documento escrito.

2).-F ILTRO DE CONSEK\ /ACI~Nm:a l

estado de los documentos.

Y no hay que olvidar otros tipos de regímenes

de accesibilidad motivados por

razones físicas. En primer lugar hay que reconocer

el perjuicio que la accesibilidad a

la información puede producir en la integridad

del soporte que la contiene. Es un

problema relativamente reciente que se ha

iniciado con el aumenlo estrepitoso, perv

feliz en otro orden de cosas, de usuarios en

las salds de investigaci0n de los archivos

de toda índole.

Este aumento conlleva en paralelo un

aumento del riesgo de la degradación de

los documentos originales, que se ve acrecentado,

por poner un ejemplo que se repite

día a día, a causa de la peticih excesiva

de fotocopias para «lleuavsc trabajo a casa>>,

todo ello impulsado por las leyes y las

n-n .l.í. t. i-r ..2- ~;- .i.r -r .h.. i x. ~íctir;ic .u . - - -. de actl'?a!i&d qijp

promocionan e impulsan el uso de los archivos

sin reparar en los daños que ello piidiera

ocasionar en el Patrimonio Documental

así manoseado. El uso de los documentos

originales no solo puede producir,

sino que produce, un desgaste inevitable,

como la degradación (rozamiento de bordes,

esquinas, etc.), la manipulación inadecuada

fomentada por la confianza o la rapidez

(manrhai, rntiiras, d p ~ g a i t pp~tr, ) O

por la instalación inoportuna (deformación).

Por tanto, la conservación puede y debe

obligar a una restricción del uso inadecuado

y abundante de los fondos mientras

pLG adG.4~m T. --1;-3,-- 1-0 --A:A"- -- Y"" ," "y"'y""' "l.' "'L"'""" " C -

cesarias que lo eviten. La Archivística pretende

encontrar, y encuentra, una solución

que permita extraer la inforinaciói~ sin tener

que recurrir a los documentos en sí

mismos, solución que encuentra en la microfilmación,

digitalizacihn, restauración y

conservación de los fondos documeritales,

procedimientos muy convenientes y por

toüos aceptados, aunque costosos. Al archivero

le interesa el documento, al historiador

su contenido. El documento es insustituible,

su contenido y forma son repet

ible~h asta la saciedad. Además de evitar

el uso, el microfilm es la salvaguarda de la

información ante ptrdidas fortuitas. Un incendio

u otro accidente pueden ocasionar

la ptrdida de todo un legado documental,

lo que supondría, a sil vez, la pérdida del

único testimonio que poseemos de un momento

determinado de nuestro pasado.

Triste sería este hecho al que nos referimos,

pero más triste y vergonzoso sería que no

tuvitseinw reproducciones satisfactorias y

convenientes con que llenar el vacío que la

tal pérdida supondría para la comprensión

de nuestra Historia. El microfilm nunca.

eso es verdad, llenará el espacio ocasiunado

por la p6rdida de sii original, pero dejaría

mnstancia de lns hechos narrados,

que perduraría, al menos, para el historiador,

aunque no para el Tesoro Documental.

hlct-\ aniií Airhn cirio ~ r \ ~ r \

-Y-- -'-""

medidas preventivas. Pero hay un caudal

no escaso, por desgracia, de docymentos

en mal estado de conservación por múltiples

motivos, bien sean por causas intrínsecas

de alteracih de los eleinentos sustentados

(tintas ferrogálicas, humedad,

temperatura voluble y luz), bien sea por

causa extrínsecas de degradación (biológicas,

biológicas-químicas, físico-ambienta-

IPS y qiiímicn-amhi~ntalm)E. n estos casos,

su corisulta directa degrada el original en

proporción al uso. Por tanto, mientras no

se adopten las medidas de consolidación,

restauración o duplicación, estos ejemplares

no pueden ser consultados por los in-

-"r..n'C;"-^a",",, ~'""""",,",'i , ,l rlli&r;mli-C,i ,-.n nl l r i e,,- " ""U""""' Y"" """ ""

pone para la confección de la liistoria de

los pueblos. Por desgracia, el archivero, an-

Le estos casos, ha de prioiizar la conservación

sobre la investigación, mal que le pese

la medida a adoptar, que nunca será

comprendida por los asiduos a las salas de

consulta e investigación. La solución estaría

en no demorar su recuperación en los

labvratorios de restauración para, de inmediato,

poder ofrecer a los investigadores

los documentos retirados de la consulta

por estas razones. Pero mientras las políticas

archivísticas y los apoyos económicos

de las administraciones responsables de este

patrimonio no prioricen estas labores,

podemos afirmar que tales documentos seguirán

retirados de todo tipo de consulta e

investigación.

La Ley 3/1990, de Patrimonio Documental

y Archivos de Canarias, defiende

este proceder al decir que «lodos los ciudadams

timen derccho n ln constiltn ... d~ los documentos

... siempre que ... dicha consult~in o SZLponga

riesgo paro la seguridad de los docllrnrr~

tos» (art. 26). Igualmente y con

anterioridad la Ley 1 h/1985, de Patrimonio

Artístico Español, prohíbe Id consulta al

dictaminar que «el mi71 estarlo físiro dr row

sc~rzwcicí~die los rlocirrnmfo,p~c idní rendir-iriruir

la consulta directa de los mismos~ (art. 62).

Igual acontece con el patrimonio docu-

-.p=t;?! de !y Tmloci3

Este filtro parece lvgico y aceptado, en

principio, pero algunos investigadores se

consideran dañados cuando se les aplica,

pues consideran sus investigaciones transcendentales

y más importantes que la conservación

del patrimonio documental. Estas

situaciones son tristes, y lamentables

las críticas que los archiveros celosos reciben,

incluso por parte de altas personalidades

rectoras de la cultura y de la investigación.

En resumen, este filtro puede ser anulado

por diversos rriecanisriios, corno la

restauración, la microfilmación, la digitalización

y la transcripción paleográfica de

docUrrLont9c$,ó !y aci n n A r i n y v . . A - A . rorii- A'.--

perar para el uso los documentos en estado

precario de conservación. Compete a las

administraciones dyr~~bdlors yresuyucstos

oport~inosy suficientes para hacer realidad

las aspiraciones de consulta de los investigddores

y ~~~dter ial ilzads ie speranzas que

todo archivero mantiene de recuperar los

documentos dañados.

3j.- FiLTl?O DE LuC DESCXii'TGKES:

ausencia de instrumentos de descri~ción

documental.

No hay qiir olvidar qiie un fondo sin

haber sido tratado con la técnicas que promulga

la Archivística científica, es un fondo

ciego, desconocido, impcnctrable e

incontrolable. En resumidas cuentas, un archivo

sin personal cualificado c insuficiente,

sin instalaciones apropiadas (depósitos,

estanterías, sala de investigación) y sin

descriptores (inventarios fundamentalmente)

no puede desarrollar un servicio, por incapaz,

fin último que persigue, y, por tantu,

la labor social que ambicioria. Las leyes

nos hablan de que los archivos han de ser

útiles a la sociedad en que se enmarcan,

han de estar d e n d i d o s por personal si@

cienle y cori la cualjficación y el t l i ~ e lq ue esijan

10s dií!~wrzsfi m%nes» (LEY 3/1990, art.

16) y han de cumplir &s riorrrias gerzevales

qire uegulen los canales de recogida, transferencia,

depósito, organizacióiz y servicio» (LEY

-1, / 19W, z t . ln). l a realidad es !amentahl~-

mente otra. Estas carencias limitan, por

consiguiente, el acceso.

40 Etziiyitc Pcrez Herrero

OUnuersdad de a s Fanai d? Gran Canara i t o e c a Unuestsri a e m m Dgta le Caniris 20815

Los filtros de acccsibilidad a los documentos públicos 41

Por tanto, la inaccesibilidad no sólo viene

forzada por el respeto a los derechos

fundamentales de la persona, la familia y

el Estado (ineludibles e infranqueables), la

integridad y conservación de la masa documental

(subsanable y mejorable), sino

tambiCn por la ausencia de la aplicación

del tratamiento archivístico (evitable en las

administraciones conscientes del perjuicio

con el simple aumento del personal en los

arcl-iivos).

Entramos ahora en un capítulo muy

importante. Quizá la descripcicín de los

f ~ n d e sn n ha reclamidn 12 atención suficiente

por parte de las administraciones o

por parte incluso de algunos archiveros.

Esta crccncia vicnc avalada por la cantidad

inmensa existente de fondos custodiados

en archivos, yero sin los mis mínimos

i~islruinenlosd e descripciiín, co~iios i

fuese silficiente con contar con patrimonio

documental clasificado y ordenado, pero

sin inventarias y catáiogos. Quizá haya

gente que piense que es suficiente con tener

fondos urgariizados para poder acceder

a la información o entresacar del mismo

los documentos necesarios en un momento

dado.

La localización de los documentos mediante

un proceso digital (del latín digitnl

m , digitunl, dedo) es improcedente, insegura

e insuficiente. El término digital (de

dígito o número que en el sistema de numeración

decimal se expresa con una sola

cifra), que en inforinática tiene un significado

diferente al etimológico, lo podemos

definir como la acción de localizar pasando

el dedo hasta que se detiene por haber

tropezado con lo quc se busca. Esta sinonimia

es la que deseamos dejar clara y patente.

Es posible que baste o alcance los

resultados apetecidos en fondos documentales

ptiqueííus o en colecciones liarer i-esbalar

una búsqueda por las unidades de

instalación, cuyos lomos sc cncucntran dchidamente

roti.i!ados, pasando !a pinta de!

dedo índice cual puntero que se detiene al

haber creído encontrar lo que busca. Este

proceder no es suficiente por imperfecto,

lento e individual a cada una de las búsquedas.

Es decir, los fondos documentales

sin descriptores son como candado sin Ilave,

que para abrir habrá que forzar y no

siempre con buen éxito. Los fondos documentales

son como los candados. Si contamos

con llave, podremos sin esfuerzo y con

limpieza y rapidez abrirlos y sacar a la luz

lo que guardan. Si carecemos de ella, no

podremos descubrir lo que oculta, o llegaremos

a ello con dificultad, lentitud y estruencio.

Cvn esta metáfora queremos sigque

lec instrumentos de decCpinrirín r-----

oportunos son como las llaves que accionan

los resortes de los candados. Son, por

lo tanto, la crilrada a la iiiformación.

Si los instrumentos de descripción son

candddvs, los archiverus son sus cerrajeros.

Así pues, el ií.xiLo para pvder penekar en la

informacicín que los documentos contienen

reside en los descriptores de los archivos

(guías, trípticosj y ae ios ciocumentos jinventarios,

catálogos e índices de apoyo o

de entrada rápida a la información) que

confecciona el personal técnico de los archivos.

En otras palabras, la carencia de estos

instrumentos de descripción es un auténtico

elemento negativo de accesibilidad

documental, pues si no prohíben la consulta,

sí la impiden o, en el mejor de los casos,

la dificultan. r\-o son las leyes y los reglainentos

quienes se ocupan ahora de esta

apertura o clausura de los documentos.

Es la relación negativa entre el personal de

archivos y el volumen de los fondos a tratar

arcliivísticarrieiile. A riiayur número de

personal técnico destinado en el archivo,

mayor producción de instrumcntos de descripción,

y, por tanto, mayores son las

posibilidades de accesibilidad a la informacicín.

Pero cada Lipo de i n s ~ r ~ ~ ~ l iJeen Ct oleb -

cripción ofrece determinado nivel de información.

Y según sea la demanda de inforrnacinn,

así sc drsearli 1.i.n dercript~r 1-1

otro. Unos usuarios se contentan con localizar

la unidad documental sobre la que desea

trabajar, por lo que le satisface un simple

inventario numérico (caso de la Admii~

istración)P. or contra, otros usuarios sólo

pretenden localizar el expediente qiie les

atañe, por lo que demandan un índice onomástico

(caso de los ciudadanos que buscan

sus antecedentes). Y otros pretenden

localizar todas aquellas unidades documentales

que contengan un descriptor concreto

(caso de los investigadores). Y los archiveros

han de satisfacer esta triple demanda,

pues triple son los objetivos.

La descripción de documentos en arnh;,,

nc es C V , , ~ nn-mlA, AqA, ,.., "U'"" ""U "U"" '""'y"",U, "U"" Y "'

ofrece distintos niveles de ejecución, con

resiiltados diferentes, que dependen del

servicio que se pretenda alcanzar. Cs decir,

cada tipo de archivo busca en sus instrumentos

de descripción una finalidad concreta,

no coincidente obligatoriamente con

la que se pretende en otros, por lo que el

alcance de sus contenidos y esquema de

presentar id iníormaci6n i~abrdnci e ser íorzosamente

diferentes, aunque se les denomine

bajo el mismo nombre.

Los archivos de gestión o de oficina

están relacionados directamente con el

quehacer laboral cotidiano, con el procedimiento

administrativo, con los funcionarios,

quienes los utilizan como herramientas

de sil actividad. La intención no es otra

que la de localizar rápidamente el documento

o expediente para su manejo, por lo

que la descripción no ha de ser excesivamente

profunda, ni se lia de proceder a liacer

un análisis exhaustivo del mismo. Rasta

con ofrecer los datos mínimos indispensables,

no una completa descripcih, para

la recuperación del documento que se requiere

para realizar un acto administrativo

cualquiera. Algunos teóricos, por esta razón,

prefieren denominarlos instrumentos

<Ir trabajo o dr cxmsulta, rn Iiigar del grnérico

instrumentos de descripción.

Por el contrario, en los archivos definitirrnc

Q históricnc, e! d.. búcniiay--

da difiere en mucho de los anteriores, pues

no basta simplemtvt~c>o n ofrecer los datos

para su localización, sino que además hay

que contarlo, describirlo, para con ello

comprender su tenor y corriprobar si se

ajusta a las premisas planteadas por el investigador.

Ahora la información a transmitir

ha de ser más abundante y rica, se

han de enumerar con mayor profusión las

riialidadeq del dnciimrntc-i, de manera qiie

lo descrito est6 más abierto a una pluralidad

de usuarios y no resenrado a un único

tipo de interpelador, como en el caso anterior.

De aquí, que también se les conozca,

a estos niveles, bajo el apelativo de instru-

--A- L A A A :--.AL :-- - - : i -

l l l C l l L " CLC IIL"C>LI 5 ',CIVIL.

En resumen, cada edad de archivo o de

documento requiere una concreta descripción,

pues es diferente el servicio que en

cada una de ellas sc busca. Por cllo, cn cada

una de éstas se ha de redactar el que le

es propio. A menor edad, menor información.

A mayor edad, información más profusa

en datos. Para comprender y valorar

con detalle el porqué, cómo, cuándo y para

quién, remitimos al lcctor al manual El

ilrcliWo y el nrclzizlevo, nacido también de esta

misma pluma (PÉREZ HERRERO, 1997:

179 y SS.).

COLOFÓN O ÚLTIMOS

PENSAMIENTOS

De todo lo dicho se deben sacar, para ser

pragmáticos, algunas conclusiones y rccomendaciones

útiles de aplicación general.

Los archiveros desean la accesibilidad

plena, pues así promocionan la investigación,

se evitan críticas no justas ni merecidas,

su trabajo alcanza elevada rentabilidad,

y los documentos, como fuente histórica,

justifican su existencia y conservaci6n.

Sólo así los documentos son útiles por ser

utilizables.

La accesibilidad plena se ha de dlcan~ar

con el paso del tiempo (filtro legal), con el

trabajo de los archiveros (filtro de los descriptores)

y crin e! trabaje de !es resta~radores

(filtro de cu~iservacií,~P~e)r.o siempre

se va más lento que los afanes de consulta,

Los filtros de accesibilidad a los documentos públicos 43

pues todos los fondos se han de describir,

casi todos sc han de microfilmar y algunos

reslaurar. Si se logran eslas cotas, pocos

quedarán sin poderse consultar, es decir,

serán únicamente apartados de la consulta

lus cluc~inieri~cpisr oliihi Jcis pul- las leyes y

los que por su estado físico de conservación

se encuentren tan estropeados que s i l

microfilmación es imposible y su restaurdción

improductiva.

Hacen falta, pues, más archiverus, más

restauradores y más microfilmadores. Si se

equilibra este personal con la demanda de

los usuarios, se podrá tender a una accesibiiiciaci

mayor, tan cieseabie. inciuso ios

dos últimos filtros de accesibilidad podrán

desaparecer de las salas de investigación

de los archivos. Solo restará el filtro primero,

que se desarbola automáticamente

con el cumplimiento de los plazos de accesibilidad

y de consulta. Y este equilibrio estii

en manos de la Administración.

Desde un prisma meramente archivístico,

la accesibilidad y uso de los documentos

(que es lo que se pretende) es el último

peldaño de una secuencia de eslabones,

durique sed &te el prirr~eru que se ~ ~ I I M I I -

da y el que más se valora. No obstante, no

es una tarea, sino una corisecuericia de las

labores archivísticas que formsamente la.

han de anteceder. Es decir, toda consecuencia,

como fruto de un proceder, no se

reaiiza, sino que se obticnc como producto

resultante de unas operaciones previas, en

nuestro caso, conocidas con el nombre de

Tratamiento Archivistico.

Enrrque Prrez Herrero

ÁLVAREZ RICO, MANUEL (1979): "El dcrccho

de acceso a los documentos administrativos".

En Docimientación Adrninistratii.~~n,"

183, julio-septiembre.

DECRETO 305/1991, de 29 de iioviembre, por el

que se aprueba el Reglamento Orgánico de

la Consejería de Educación, Cultura y Deportes,

art. 17.i (BOC n" 119, de 28 de septiembre).

DECRETO 152/1994, de 21 de junio, de transferencia

de funciones de la Administración

Púhlica de la Comunidad Autónoma de Canarias

a los Cabildos Ir-isulares en materia de

cultura, deportes y patrimonio histhrico-artístico

(BOC no 92, de 28 de julio).

Diccionario de tcrn~irzología izrclzioísticn (1993).

Normas Técnicas 1. Dirección de .4rchivos

Estatales. Ministerio de Cultura.

LAS SIETE PARTIDAS del sabio rey dun Alunso

el norlo, izi~euilnieiltc glosndas por el licrricindo

Gregario López del Car~sr~jloic al d~ Indias

dc su Majestad. 1555a. Partida 2, título 9,

ley 12.

!.AS CKTL PA!?T!EAC d:! sabio wy do;; i?!<;;z;o c!

riorio, riwrurrwrrir plosridrrs put el licrri~iido

Gregorio Lópei del Coizsejo Real de Ilidias de sic

.Majestnd. 155517. Partida 1, titulo 6, ley 6.

LAS SIETE PARTIDAS dd sabio r f y doli Aloiiso rl

t~ono, n~teuanzetlte glosadas por el Iiceiici~ido

Gregario Lbpez del Corzsejo Rcnl 'ir lidias iic sir

Majcsiad. 1555c. Partida 3, título 2, ley 17.

LEY 7/ 1985, de 2 de abril, reguladora de las bases

del Régimen I.ocal (ROE no 80, de ? de

abril y cuiiccci6ii de r l l ü l r s cii ÜOC ii" i39,

de llade junio). Decreto 152/1994 (cf. ut su-

Fa)-

TEY lh/198i, cit. 25 de junio, del Patrimcinio

Histórico Español (BOE no 155, de 26 de junio).

Por error en dicho boletín se publicó

con el n" 13 de ley, error que fue subsanado

posteriormente.

LEY 3/1990, de 22 de febrero, de I'atrimonio

Dociimental y Archivos de Canarias (ROC n"

27, de 3 de marzo)

LEY 14/1990, de 26 de julio, de Reforma de la

Ley 8/1986, de 18 de noviembre, de Rtginieri

Jurídicu de las Administraciones Públicas

de Canarias (BOC no 96, de 1 de agosto).

T.EY 30/1992, de 26 de noviembre, de Régimen

Jurídico de las Administraciones Públicas y

del I'rocedimiento Común (BOE n" 285, de

27 de noviembre).

LEY ORGÁIICA 10/1995, de 23 de noviembre,

del Código Penal (DOE 11" 281, de 24 de noviembre).

LODOLINI, EL10 (1993): Arcliioística. Principios

i i ,nv. n- h- l.o- r.r . .i.n . . c. AhJARAn, Cc!oc&ón Mar.ua!cr.

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PÉREZ HERRERO, ENRlQUE (1995): "La importancia

de los documentos y la necesidad

de la conservación del Patrimonio Documental

Canario". En VI jorrindas de E s t u d m

snhrr 1,anzarotu y F u ~ r f ~ i l ~ v t uSuenr vicio de

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Lmsarote, Arrecife, pp. 721-751.

PÉREZ HERRERO, ENRIQUE (1997): El nrclliuo

y r! i i r i ; r iuc ru. S u s i l : ~ n i ~ uy s~ ~iiiiúupd r u ci 13utrimorrio

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Canarias. Dirección General de Cultura. Islas

Canarias, 331 pp

REGLAMENTO DE LOS AKCHIVOS ECLb-

STÁSTTCOS ESPAÑOLES (1976). Junta Nacional

del Tesoro Documental y Bibliográfico

de la Igiesid Espdrivia y Awcidción Española

de Archiveros Eclesiásticos, León.

RESOLUCIÓN DE 14 DE DICIEMBRE DE 1984,

ue ia Secretaría Generai Técnica, por ia que

se da publicidad a los convenios entre la Administración

del Estado y determinadas Comunidades

Autónomas para la gestión de

Museos, Archibos y Bibliotecas de titularidad

estatal ( BOE, no 16, de 18 de enero de

1985). Con posterioridad se publicó en el

BOCA por ~ I E C O / LdI~C 7~ d~e~ jmI i u de 1985.

OUnversdad de a s Fanas d? Gran Canara i t o e c a Unuestsri Memmi Dgta le Caniris 20815